Asynkroninen viestintä, ja milloin kannattaa puhua.
Asynkroninen viestintä tarkoittaa viestin lähettämistä odottamatta vastausta heti: vastaanottaja vastaa, kun hänelle sopii. Sen avulla etätiimit tekevät töitä aikavyöhykkeiden yli ja suojaavat keskittymisaikansa. Kaikkeen käytettynä se kuitenkin hidastaa yksinkertaisiakin asioita. Näin käytät sitä hyvin ja tiedät, milloin keskustelu on parempi.
Kirjoittanut Jitto Joseph3 min lukuaika
Mitä asynkroninen viestintä on
Synkroninen viestintä tapahtuu reaaliajassa: puhelu, palaveri, juttutuokio jonkun työpöydän ääressä. Asynkroninen ei: viesti, dokumentti, kommentti tai tallennettu video, jonka muut lukevat tai katsovat myöhemmin.
Useimmat etätiimit käyttävät molempia. Taito on valita kuhunkin keskusteluun oikea ja kirjoittaa asynkronisia viestejä, joiden ymmärtäminen ei vaadi kolmea kysymyskierrosta.
| Synkroninen | Asynkroninen | |
|---|---|---|
| Esimerkit | Puhelut, palaverit, kasvokkain puhuminen | Viestit, dokumentit, kommentit, tallennetut videot |
| Vastaus | Heti | Tuntien tai päivän sisällä |
| Sopii | Kiireisiin, arkaluonteisiin tai sotkuisiin aiheisiin | Päivityksiin, odottaviin kysymyksiin, harkintaa vaativiin päätöksiin |
| Hinta | Katkaisee keskittymisen, vaatii yhteisiä tunteja | Hitaampi vuorovaikutus, enemmän kirjoittamista |
Milloin asynkronisesti
- Päivitykset. Tilanne, eteneminen ja seuraavat askeleet. Kirjallinen stand-up korvaa useimmat päivittäiset puhelut.
- Kysymykset, jotka voivat odottaa. Jos vastaus voi tulla iltapäivällä, lähetä viesti.
- Harkintaa vaativat päätökset. Kirjoita ehdotus ja anna ihmisille päivä aikaa kommentoida. Saat parempia näkemyksiä kuin palaverissa.
- Kaikki aikavyöhykkeiden yli. Kun työajat tuskin kohtaavat, asynkroninen on oletus, ja reaaliaikainen aika on sitä varten, mikä sitä tarvitsee.
Milloin kannattaa puhua
- Ketju on kulkenut edestakaisin kolmesti. Kahden minuutin keskustelu ratkaisee sen. Kirjaa päätös jälkikäteen.
- Joku on jumissa. Kollegan auttaminen eteenpäin on keskeytyksen arvoista.
- Aihe on arkaluonteinen. Palaute, ristiriidat ja huonot uutiset otetaan paremmin vastaan keskustelussa, jossa äänensävy välittyy.
- Aloitatte jotain uutta. Aloituspalaverit ja ideoinnit etenevät nopeammin, kun ihmiset voivat jatkaa toistensa ajatuksia reaaliajassa.
Toimivat asynkroniset viestit
- 1.
Aloita pääasiasta
Kysymys tai päätös ensimmäiselle riville, sitten tausta.
- 2.
Anna koko konteksti
Linkit, kuvakaappaukset ja se, mitä olet jo kokeillut, jotta kenenkään ei tarvitse kysyä.
- 3.
Kerro, mitä tarvitset ja mihin mennessä
”Ehditkö katsoa tämän torstaihin mennessä?” saa vastauksen; ”ajatuksia?” ei usein saa.
- 4.
Yksi viesti, ei viittä
Kirjoita kaikki ennen lähettämistä. Viisi lyhyttä viestiä keskeyttää ihmiset viidesti.
- 5.
Käytä ketjuja
Vastaukset pysyvät viestin yhteydessä, johon ne liittyvät, ja kanava pysyy luettavana.
- 6.
Kirjaa päätös
Kun ketju päättyy, kirjoita lopputulos yhdelle riville sinne, mistä ihmiset sen löytävät.
Hyödylliset asynkroniset rutiinit
- Kirjallinen päivittäinen stand-up. Eilen, tänään ja esteet, yhdelle kanavalle, milloin tahansa kunkin aamupäivän aikana.
- Viikkopäivitys. Jokainen henkilö tai tiimi kirjoittaa muutaman rivin edistymisestä, ongelmista ja suunnitelmista. Helppo silmäillä maanantaina.
- Päätösdokumentit. Lyhyt sivu jokaisesta tärkeästä päätöksestä: ongelma, vaihtoehdot, valinta ja perustelu.
- Tallennetut demot. Muutaman minuutin näyttötallenne esittelee ominaisuuden paremmin kuin palaveri, ja jokainen katsoo sen, kun sopii.
Sopikaa vastausajoista
Asynkroninen toimii vain, jos kaikki tietävät, kuinka pitkä ”myöhemmin” on. Kirjatkaa se tiimin käsikirjaan.
| Kanava | Odotettu vastaus | Mihin |
|---|---|---|
| Tiimichat | Muutaman tunnin sisällä | Kysymykset ja päivitykset |
| Yksityisviesti | Saman päivän aikana | Yhtä ihmistä koskevat asiat |
| Kommentti dokumenttiin tai tehtävään | Päivän tai kahden sisällä | Katselmoinnit ja päätökset |
| Soitto tai luo käveleminen | Heti | Kiireellinen tai jumissa |
Ongelmat, joita vahtia
- Päätökset venyvät. Aseta kommenteille määräaika ja anna yhdelle ihmiselle viimeinen sana.
- Liikaa luettavaa. Vähemmän kanavia, lyhyemmät viestit ja viikoittainen yhteenveto auttavat enemmän kuin nopeampi lukeminen.
- Ihmiset tuntevat itsensä ulkopuolisiksi. Täysin asynkroniset tiimit voivat tuntua yksinäisiltä. Pitäkää jonkin verran reaaliaikaista aikaa: viikkopalaveri, yhteinen hetki tai jaettu paikka, jossa näkee, kuka on paikalla. Oppaamme etätiimin viestinnästä käsittelee tasapainoa.
- Kiireelliset asiat odottavat. Sopikaa yksi selkeä tapa tavoittaa joku heti, ja säästäkää se todella kiireellisiin asioihin.