Etätyön työkalut: mitä pieni tiimi oikeasti tarvitsee.
Pieni etätiimi ei tarvitse kahtakymmentä sovellusta. Se tarvitsee yhden hyvän työkalun kuhunkin kuudesta tehtävästä: puhumiseen myöhemmin, puhumiseen sovittuna aikana, puhumiseen heti, asioiden kirjaamiseen, työn seuraamiseen ja työskentelyyn aikavyöhykkeiden yli. Tässä on, mitä kukin tehtävä vaatii, mihin työkaluihin kannattaa tutustua ja kolme aloituspakettia 3–15 hengen tiimille.
Kirjoittanut Jitto Joseph4 min lukuaika
Kuusi tehtävää lyhyesti
Suurin osa etätyön kitkasta syntyy, kun asia päätyy väärään paikkaan: nopea kysymys muuttuu palaveriksi tai päätös hukkuu chattiin. Anna jokaiselle tehtävälle yksi koti.
| Tehtävä | Mihin se on | Tutustumisen arvoiset työkalut |
|---|---|---|
| Chat | Kysymykset ja päivitykset, jotka voivat odottaa muutaman minuutin | Slack, Microsoft Teams, Discord, Google Chat |
| Palaverit | Sovitut puhelut videolla ja näytönjaolla | Google Meet, Zoom, Microsoft Teams |
| Läsnäolo | Näkee, kuka on paikalla, ja voi puhua heti | Virtuaalitoimisto kuten TinyFloor tai auki pidetty äänikanava |
| Dokumentit | Päätökset, ohjeet ja kaikki, mitä tarvitaan uudelleen | Notion, Google Docs, Confluence |
| Tehtävät | Kuka tekee mitä ja mihin mennessä | Linear, Trello, Asana, GitHub Issues |
| Aikavyöhykkeet | Kaikille sopivien aikojen löytäminen | Jaetut kalenterit ja aikavyöhykesuunnittelija |
Chat: puhuminen myöhemmin
Suurin osa etätyöstä tapahtuu chatissa, joten valitse yksi sovellus ja pysy siinä. Tee kanavat aiheen tai projektin mukaan, älä henkilön, niin vastaukset löytyvät myöhemmin helposti.
- 1.
Slack
Useimmat ohjelmistotiimit ja toimistot
Kanavat, ketjut ja valtava määrä integraatioita. Ilmaisversio rajoittaa, kuinka pitkälle taaksepäin näet, mikä alkaa tuntua, kun tiimi nojaa siihen.
- 2.
Microsoft Teams
Tiimit, joilla on jo Microsoft 365
Chat, palaverit ja tiedostot samassa paikassa, ja usein jo maksettu.
- 3.
Discord
Hyvin pienet, rennot tiimit
Ilmainen, ja äänikanavat ovat hyvät. Se on tehty yhteisöille ja pelaamiseen, joten hallinta ja haku ovat työkäytössä ohuempia.
- 4.
Google Chat
Google Workspacea käyttävät tiimit
Sisältyy Workspaceen ja on yhteydessä Gmailiin ja Docsiin, mutta Slackia yksinkertaisempi.
Palaverit: puhuminen sovittuna aikana
Palaverit ovat sitä varten, mikä vaatii kaikki yhtä aikaa: suunnittelua, katselmointeja, vaikeita keskusteluja. Pidä ne lyhyinä, jaa asialista etukäteen ja kirjaa, mitä päätettiin.
- 5.
Google Meet
Tiimit, jotka eivät halua asentaa mitään
Toimii selaimessa ja sisältyy Google Workspaceen.
- 6.
Zoom
Isot puhelut ja epävakaat yhteydet
Luotettava isoissa ryhmissä ja hitaalla netillä, ja tallennus on hyvä. Ilmaisissa palavereissa on aikaraja.
- 7.
Microsoft Teams
Tiimit, jotka jo chattailevat Teamsissa
Pitää puhelut sen keskustelun vieressä, josta ne syntyivät.
Läsnäolo: puhuminen heti
Tämän tehtävän useimmat etätiimit jättävät tyhjäksi. Toimistolla näet, kuka on vapaana, ja voit kysyä ohimennen. Etänä jokaisesta kysymyksestä tulee viesti tai varattu puhelu, ja pienet asiat jäävät odottamaan.
Virtuaalitoimisto täyttää aukon: yhteinen paikka, jossa näet, kuka on paikalla, kuka on palaverissa ja kuka haluaa rauhaa, ja voit aloittaa keskustelun varaamatta mitään.
- 8.
Virtuaalitoimisto
Tiimit, jotka haluavat tuntea olevansa yhdessä koko päivän
Yhteinen kerros selaimessa, kuten TinyFloor: kävele jonkun luo puhumaan, astu huoneeseen palaveria varten ja näe yhdellä silmäyksellä, kuka on paikalla.
- 9.
Auki pidetty äänikanava
Hyvin pienet tiimit Slackissa tai Discordissa
Huddle tai äänikanava, joka pidetään auki, jotta kuka tahansa voi poiketa. Yksinkertainen, mutta et näe, kuka on kiireinen tai keskittynyt.
- 10.
Selkeät tilat
Kaikki tiimit, käyttivät ne mitä tahansa
”Palaverissa”, ”keskittymässä” tai ”takaisin klo 14” säästää monelta ”oletko paikalla?” -viestiltä.
Dokumentit: asioiden kirjaaminen
Kaikki, mitä kysytään kahdesti, kuuluu dokumenttiin eikä chattiin: miten teette töitä, mitä päätettiin ja miksi, miten tietokone otetaan käyttöön. Lyhyt tiimin käsikirja säästää jokaiselta uudelta viikkoja.
- 11.
Notion
Käsikirjat, wikit ja suunnittelu
Dokumentit, wikit ja yksinkertaiset tietokannat samassa paikassa.
- 12.
Google Docs
Nopea yhteinen kirjoittaminen
Nopea jakaa ja muokata yhdessä, ja kaikki osaavat jo käyttää sitä.
- 13.
Confluence
Tiimit, jotka käyttävät jo Jiraa
Yleinen isommissa tiimeissä, jotka suunnittelevat työnsä Jirassa.
Tehtävät: kuka tekee mitä
Yksi jaettu, ajan tasalla pidetty taulu lopettaa suurimman osan ”missä mennään?” -viesteistä. Valitse sellainen, joka sopii tiimisi teknisyyteen.
- 14.
Linear
Ohjelmistotiimit
Nopea ja selkeälinjainen, rakennettu tikettien, syklien ja projektien ympärille.
- 15.
Trello
Kuka tahansa, muutamassa minuutissa
Yksinkertaisia tauluja ja kortteja, jotka eivät kaipaa selityksiä.
- 16.
Asana
Ei-tekniset tiimit
Projektit, aikajanat ja työkuormanäkymät.
- 17.
GitHub Issues
Pienet kehitystiimit
Riittää, jos työnne on jo GitHubissa.
Aikavyöhykkeet ja kirjalliset päivitykset
Useille aikavyöhykkeille hajautuneet tiimit tarvitsevat vähemmän live-palavereja ja parempia kirjallisia päivityksiä. Sopikaa muutama yhteinen tunti, jakakaa kalenterit ja korvatkaa päivittäinen stand-up-puhelu kirjallisella kuulumiskierroksella aina kun voitte. Miten se tehdään, kerrotaan oppaassamme asynkronisesta viestinnästä.
- Aikavyöhykesuunnittelija. Löydä kaikille sopivat ajat ennen varaamista. Ilmainen aikavyöhykkeiden palaverisuunnittelijamme näyttää päällekkäiset tunnit yhdellä silmäyksellä.
- Kirjallinen stand-up. Eilen, tänään ja mikä on esteenä, yhdellä kanavalla. Ilmainen päivittäisen stand-upin pohjamme antaa valmiin muodon.
- Lyhyet näyttötallenteet. Kahden minuutin tallenne esimerkiksi Loomilla selittää usein enemmän kuin pitkä viesti.
Kolme aloituspakettia
Aloita pienestä. Työkalun voi aina lisätä myöhemmin; poistaminen on vaikeampaa.
- Ilmainen paketti. 2–3 hengen tiimi ilman budjettia: Slackin ilmaisversio tai Discord chattiin, Google Meet puheluihin, Google Docs kirjoittamiseen, Trello tehtäviin ja TinyFloorin ilmaisversio toimistoksi.
- Google-paketti. Google Workspacea käyttävät tiimit: Google Chat, Meet, Docs ja Kalenteri, Linear tai Trello tehtäviin ja virtuaalitoimisto palaverien väliseen aikaan.
- Microsoft-paketti. Microsoft 365:tä käyttävät tiimit: Teams chattiin ja palavereihin, SharePoint tai OneNote dokumentteihin, Planner tehtäviin ja virtuaalitoimisto läsnäoloon.
Miten valita
- Yksi koti tehtävää kohden. Kaksi chat-sovellusta tarkoittaa, että jokainen kysymys kysytään kahdesti. Päättäkää, mikä menee minnekin, ja kirjatkaa se.
- Aloita ilmaisversioista. Useimmissa näistä työkaluista on sellainen. Käytä kuukauden ajan ja maksa sitten niistä, joita tiimi oikeasti avaa joka päivä.
- Vähemmän työkaluja, hyvin käytettyinä. Jokainen uusi työkalu on yksi paikka lisää tarkistettavaksi. Lisää uusi vain, kun jollakin tehtävällä ei ole kotia.
- Tarkista, missä tietosi ovat. Jos teet töitä eurooppalaisten asiakkaiden kanssa tai tiukalle työnantajalle, lue kunkin työkalun tietosuoja- ja tietojen sijaintisivut ennen päätöstä.