Verktøy for fjernarbeid: hva et lite team virkelig trenger.
Et lite team som jobber eksternt, trenger ikke tjue apper. Det trenger ett godt verktøy for hver av seks oppgaver: snakke senere, snakke til avtalt tid, snakke med en gang, skrive ting ned, følge arbeidet og jobbe på tvers av tidssoner. Her er hva hver oppgave krever, verktøyene som er verdt en titt, og tre startpakker for et team på 3 til 15 personer.
Av Jitto Joseph5 min lesing
De seks oppgavene kort fortalt
Det meste av friksjonen i fjernarbeid kommer av at ting havner på feil sted: et raskt spørsmål som blir et møte, eller en beslutning som forsvinner i chatten. Gi hver oppgave ett hjem.
| Oppgave | Hva den er til | Verktøy verdt en titt |
|---|---|---|
| Chat | Spørsmål og oppdateringer som kan vente noen minutter | Slack, Microsoft Teams, Discord, Google Chat |
| Møter | Planlagte samtaler med video og skjermdeling | Google Meet, Zoom, Microsoft Teams |
| Tilstedeværelse | Se hvem som er der, og snakke med en gang | Et virtuelt kontor som TinyFloor, eller en åpen talekanal |
| Dokumenter | Beslutninger, veiledninger og alt som trengs igjen | Notion, Google Docs, Confluence |
| Oppgaver | Hvem gjør hva, og innen når | Linear, Trello, Asana, GitHub Issues |
| Tidssoner | Finne tider som passer alle | Delte kalendere og en tidssoneplanlegger |
Chat: snakke senere
Mesteparten av fjernarbeidet skjer i chatten, så velg én app og hold deg til den. Lag kanaler etter tema eller prosjekt i stedet for etter person, så svarene er lette å finne igjen.
- 1.
Slack
De fleste programvareteam og byråer
Kanaler, tråder og et enormt utvalg integrasjoner. Gratisplanen begrenser hvor langt tilbake du ser, noe som betyr mye når teamet begynner å lene seg på den.
- 2.
Microsoft Teams
Team som allerede har Microsoft 365
Chat, møter og filer på ett sted, og ofte allerede betalt.
- 3.
Discord
Svært små, uformelle team
Gratis, med gode talekanaler. Det er laget for fellesskap og gaming, så administrasjon og søk er tynnere for jobb.
- 4.
Google Chat
Team på Google Workspace
Inkludert i Workspace og koblet til Gmail og Docs, men enklere enn Slack.
Møter: snakke til avtalt tid
Møter er for det som krever alle samtidig: planlegging, gjennomganger, vanskelige samtaler. Hold dem korte, send en agenda på forhånd, og skriv ned hva som ble bestemt.
- 5.
Google Meet
Team som ikke vil installere noe
Kjører i nettleseren og er inkludert i Google Workspace.
- 6.
Zoom
Store samtaler og ustabile forbindelser
Pålitelig med store grupper og tregt internett, med god opptak. Gratismøter har en tidsgrense.
- 7.
Microsoft Teams
Team som allerede chatter i Teams
Holder samtalene ved siden av chatten de kom fra.
Tilstedeværelse: snakke med en gang
Dette er oppgaven de fleste team som jobber eksternt lar stå tom. På kontoret ser du hvem som er ledig, og stiller et spørsmål i forbifarten. På avstand blir hvert spørsmål en melding eller en booket samtale, og småting blir liggende.
Et virtuelt kontor fyller hullet: et felles sted der du ser hvem som er der, hvem som er i møte og hvem som vil ha ro, og begynner å snakke uten å booke noe.
- 8.
Et virtuelt kontor
Team som vil føle seg sammen hele dagen
En felles etasje i nettleseren, som TinyFloor: gå bort til noen for å snakke, gå inn i et rom for møte, og se med en gang hvem som er der.
- 9.
En åpen talekanal
Svært små team på Slack eller Discord
En huddle eller talekanal som står åpen så folk kan stikke innom. Enkelt, men du ser ikke hvem som er opptatt eller fokusert.
- 10.
Tydelige statuser
Alle team, uansett hva de bruker
«I møte», «fokus» eller «tilbake kl. 14» sparer mange «er du der?».
Dokumenter: skrive ting ned
Alt noen spør om to ganger, hører hjemme i et dokument, ikke i chatten: hvordan dere jobber, hva som ble bestemt og hvorfor, hvordan man setter opp en PC. En kort teamhåndbok sparer hver nye person for uker.
- 11.
Notion
Håndbøker, wikier og planlegging
Dokumenter, wikier og enkle databaser på ett sted.
- 12.
Google Docs
Rask felles skriving
Raskt å dele og redigere sammen, og alle kan det allerede.
- 13.
Confluence
Team som allerede bruker Jira
Vanlig i større team som planlegger arbeidet i Jira.
Oppgaver: hvem gjør hva
Én felles tavle som holdes oppdatert, tar knekken på de fleste «hvordan går det?». Velg en som passer hvor teknisk teamet ditt er.
- 14.
Linear
Programvareteam
Raskt og med tydelige meninger, bygget rundt saker, sykluser og prosjekter.
- 15.
Trello
Alle, på få minutter
Enkle tavler og kort som ikke trenger forklaring.
- 16.
Asana
Ikke-tekniske team
Prosjekter, tidslinjer og oversikt over arbeidsmengde.
- 17.
GitHub Issues
Små utviklerteam
Holder hvis arbeidet deres allerede ligger på GitHub.
Tidssoner og skriftlige oppdateringer
Team spredt over tidssoner trenger færre direktemøter og bedre skriftlige oppdateringer. Bli enige om noen felles timer, del kalendere, og bytt ut den daglige standupsamtalen med en skriftlig innsjekk der det går. Hvordan det gjøres, viser vår guide til asynkron kommunikasjon.
- En tidssoneplanlegger. Finn tider som passer alle før du booker. Vår gratis møteplanlegger for tidssoner viser overlappet med en gang.
- En skriftlig standup. I går, i dag og hva som stopper deg, i én kanal. Vår gratis mal for daglig standup gir deg et format å kopiere.
- Korte skjermopptak. Et opptak på to minutter, med et verktøy som Loom, forklarer ofte mer enn en lang melding.
Tre startpakker
Start i det små. Et verktøy kan du alltid legge til senere; å fjerne et er vanskeligere.
- Gratispakken. Et team på 2 eller 3 uten budsjett: Slacks gratisplan eller Discord for chat, Google Meet for samtaler, Google Docs for skriving, Trello for oppgaver og TinyFloors gratisplan som kontor.
- Google-pakken. Team på Google Workspace: Google Chat, Meet, Docs og Kalender, med Linear eller Trello for oppgaver og et virtuelt kontor for tiden mellom møtene.
- Microsoft-pakken. Team på Microsoft 365: Teams for chat og møter, SharePoint eller OneNote for dokumenter, Planner for oppgaver og et virtuelt kontor for tilstedeværelse.
Hvordan du velger
- Ett hjem per oppgave. To chatapper betyr at hvert spørsmål blir stilt to ganger. Bestem hvor ting hører hjemme, og skriv det ned.
- Start med gratisplaner. De fleste av verktøyene har en. Bruk den en måned, og betal så for verktøyene teamet faktisk åpner hver dag.
- Færre verktøy, godt brukt. Hvert nye verktøy er ett sted til å sjekke. Legg bare til et når en oppgave mangler hjem.
- Sjekk hvor dataene ligger. Jobber du med kunder i Europa eller for en streng arbeidsgiver, les sidene om personvern og datalagring for hvert verktøy før du bestemmer deg.