Generator for fraværsmeldinger.

Eksempler på fraværsmeldinger

Enhver god fraværsmelding sier tre ting: at du er borte, når du er tilbake og hvem man kan kontakte hvis det ikke kan vente. Slik høres det ut i de vanligste situasjonene; generatoren over skriver det samme med dine datoer og navn.

1. 1.

   Ferie

   Årlig ferie

   "Takk for e-posten. Jeg har ferie og er tilbake mandag 2. november. Jeg svarer på henvendelsen din når jeg er tilbake. Ved hastesaker, kontakt Ana Lima (ana@example.com)."

2. 2.

   Syk

   Kort og privat

   "Takk for e-posten. Jeg er ikke på kontoret i dag og svarer så snart jeg er tilbake. Ved hastesaker, kontakt Ana Lima." Du trenger ikke skrive at du er syk; du skylder ingen detaljene.

3. 3.

   Jobbreise eller konferanse

   Tregere, ikke borte

   "Takk for meldingen! Jeg er på jobbreise til og med torsdag 5. november og sjekker e-post sjeldnere enn vanlig. Jeg tar kontakt når jeg er tilbake. Hvis det ikke kan vente, kan Ana Lima hjelpe."

4. 4.

   Foreldrepermisjon

   Langt fravær

   "Takk for e-posten. Jeg er i foreldrepermisjon til 2. februar og leser ikke e-post i denne perioden. Spørsmål om prosjektene mine kan rettes til Ana Lima (ana@example.com), som er stedfortreder for meg." Ved langt fravær: oppgi en person, ikke bare en dato.

5. 5.

   Helligdag

   For hele teamet

   "Takk for e-posten. Kontoret vårt er stengt på grunn av helligdagen og åpner igjen tirsdag 3. november. Vi svarer på henvendelsen din når vi er tilbake."

6. 6.

   Den korte

   For kolleger

   "Fri til 3. november. Haster det? Kontakt Ana Lima." Innad i din egen bedrift er kortere som regel bedre.

Slik setter du opp fraværsmelding i Outlook

I nye Outlook og Outlook på nettet åpner du Innstillinger (tannhjulet), går til Konto og deretter Automatiske svar. Slå på automatiske svar, kryss av for at de bare skal sendes i en bestemt periode, velg start- og sluttdato, og lim inn meldingen din. Du kan skrive en egen melding til folk utenfor organisasjonen, og det er lurt: kolleger trenger mindre forklaring enn kunder.

I klassisk Outlook for Windows går du til Fil og deretter Automatiske svar, og fyller inn de samme opplysningene. Hvis du setter en sluttdato, slår Outlook av svarene selv, så du trenger ikke huske det.

Slik setter du opp fraværsmelding i Gmail

Klikk på tannhjulet i Gmail og deretter på Se alle innstillingene. På fanen Generelt blar du ned til autosvaret ved fravær, slår det på, velger første og siste dag, legger til et emne som "Borte til 3. november", limer inn meldingen og klikker på Lagre endringene nederst.

Gmail sender autosvaret én gang per person innenfor fire dager, ikke på hver melding, så den som skriver to ganger, får det ikke to ganger. Du kan også velge å bare sende det til kontaktene dine, eller, på en jobbkonto, bare til folk i organisasjonen din.

Fravær i Slack og Microsoft Teams

Teamchatter sender ikke autosvar, så en status gjør jobben i stedet: den vises ved navnet ditt overalt der folk prøver å skrive til deg. I Slack klikker du på profilbildet ditt, velger Update your status (oppdater status), legger til en emoji og en kort linje som "🌴 På ferie til 3. nov.", og stiller den til å forsvinne når du er tilbake. Sett varsler på pause for de samme dagene, så er telefonen også stille.

I Microsoft Teams klikker du på profilbildet ditt og velger Angi statusmelding. Skriv meldingen og velg når den skal forsvinne. I samme dialog finnes en lenke for å planlegge fravær, som slår på både autosvaret i Outlook og statusen i Teams samtidig. Statusen fra generatoren over er kort nok for begge.

Hva en god fraværsmelding inneholder

• Når du er tilbake. En dato, ikke "neste uke". Hvis du ikke vet ennå, skriv at du svarer så snart du er tilbake.
• Hvem som kan hjelpe. Et navn, og en e-postadresse hvis det er noen utenfor samtalen. Spør vedkommende først; ingen liker å høre fra en kunde at de er stedfortreder.
• Ikke for mange detaljer. "Ikke på kontoret" holder. Hvor du er og hvorfor, angår ingen, og et feriemål i et autosvar forteller fremmede at hjemmet ditt står tomt.
• Ingen løfter du ikke holder. "Jeg svarer når jeg er tilbake" er fint. "Jeg svarer på alle e-poster" etter to uker borte stemmer sjelden.
• Slå det av igjen. Sett en sluttdato i Outlook eller Gmail, og et tidspunkt da chatstatusen forsvinner, så ingen får høre at du er borte den dagen du er tilbake.