Generatore di messaggi fuori sede.

Esempi di messaggi fuori sede

Ogni buon messaggio fuori sede dice tre cose: che sei assente, quando tornerai e chi contattare se non si può aspettare. Ecco come suona nelle situazioni più comuni; il generatore qui sopra scrive la stessa cosa con le tue date e i tuoi nomi.

1. 1.

   Ferie

   Ferie annuali

   "Grazie per il messaggio. Sono in ferie e fuori sede fino a lunedì 2 novembre. Risponderò al mio rientro. Per questioni urgenti, contatti Ana Lima (ana@example.com)."

2. 2.

   Malattia

   Breve e riservato

   "Grazie per il messaggio. Oggi sono fuori sede e risponderò appena possibile. Per questioni urgenti, contatti Ana Lima." Dire che stai male è facoltativo; non devi spiegazioni a nessuno.

3. 3.

   Trasferta o conferenza

   Più lento, non assente

   "Grazie per il messaggio! Sono in trasferta di lavoro fino a giovedì 5 novembre e controllo l'email meno del solito. Ti rispondo al mio rientro. Se non può aspettare, Ana Lima può aiutarti."

4. 4.

   Congedo parentale

   Assenza lunga

   "Grazie per il messaggio. Sono in congedo parentale fino al 2 febbraio e non controllerò l'email. Per qualsiasi questione sui miei progetti, contatti Ana Lima (ana@example.com), che mi sostituisce." Per un'assenza lunga, indica una persona, non solo una data.

5. 5.

   Festività

   Per tutto il team

   "Grazie per il messaggio. I nostri uffici sono chiusi per la festività fino a martedì 3 novembre. Risponderemo al nostro rientro."

6. 6.

   La versione breve

   Per i colleghi

   "In ferie fino al 3 novembre. Urgente? Scrivi ad Ana Lima." Dentro la tua azienda, più breve di solito è meglio.

Come impostare il messaggio fuori sede in Outlook

Nel nuovo Outlook e in Outlook sul web, apri le Impostazioni (l'icona a ingranaggio), vai su Account e poi su Risposte automatiche. Attiva le risposte automatiche, spunta l'opzione per inviarle solo in un determinato periodo, imposta data di inizio e di fine e incolla il messaggio. Puoi scrivere un messaggio diverso per chi è fuori dalla tua organizzazione, ed è una buona idea: i colleghi hanno bisogno di meno spiegazioni dei clienti.

Nel classico Outlook per Windows, vai su File e poi su Risposte automatiche e inserisci gli stessi dati. Se imposti una data di fine, Outlook disattiva le risposte da solo, quindi non devi ricordarti di farlo.

Come impostare il messaggio fuori sede in Gmail

In Gmail, fai clic sull'ingranaggio e poi su Visualizza tutte le impostazioni. Nella scheda Generali, scorri fino a Risposta automatica, attivala, imposta il primo e l'ultimo giorno, aggiungi un oggetto come "Fuori sede fino al 3 novembre", incolla il messaggio e fai clic su Salva modifiche in fondo alla pagina.

Gmail invia la risposta automatica una sola volta a ogni persona in un periodo di quattro giorni, non a ogni messaggio, quindi chi scrive due volte non la riceve due volte. Puoi anche scegliere di inviarla solo ai tuoi contatti, o solo a chi è nella tua organizzazione con un account di lavoro.

Fuori sede su Slack e Microsoft Teams

Le chat di team non inviano risposte automatiche, quindi è uno stato a fare il lavoro: compare accanto al tuo nome ovunque qualcuno provi a scriverti. Su Slack, fai clic sulla tua foto profilo, scegli Aggiorna il tuo stato, aggiungi un'emoji e una riga breve come "🌴 In ferie fino al 3 nov", e impostalo perché si cancelli al tuo rientro. Mettere in pausa le notifiche per le stesse date tiene tranquillo anche il telefono.

In Microsoft Teams, fai clic sulla tua foto profilo e scegli Imposta messaggio di stato. Scrivi il messaggio e imposta quando deve sparire. Nella stessa finestra c'è un link per pianificare il fuori sede, che attiva insieme la risposta automatica di Outlook e lo stato di Teams. Lo stato del generatore qui sopra è abbastanza breve per entrambi.

Cosa deve contenere un buon messaggio fuori sede

• Quando torni. Una data, non "la prossima settimana". Se non la sai ancora, scrivi che risponderai appena rientri.
• Chi può aiutare. Un nome, e un'email se è qualcuno fuori dalla conversazione. Chiediglielo prima: a nessuno piace scoprire da un cliente che ti sta sostituendo.
• Non troppi dettagli. "Fuori sede" basta. Dove sei e perché non riguarda nessuno, e una meta delle vacanze in una risposta automatica dice a degli sconosciuti che casa tua è vuota.
• Niente promesse che non manterrai. "Risponderò al mio rientro" va bene. "Risponderò a ogni email" dopo due settimane di assenza di solito non è vero.
• Disattivalo. Imposta una data di fine in Outlook o Gmail, e un orario di scadenza per lo stato in chat, così nessuno legge che sei assente il giorno in cui torni.