מחולל הודעת היעדרות.

דוגמאות להודעת היעדרות

כל הודעת היעדרות טובה אומרת שלושה דברים: שאתם לא זמינים, מתי תחזרו, ולמי לפנות אם זה לא יכול לחכות. כך זה נשמע במצבים הנפוצים; המחולל שלמעלה כותב את אותו הדבר עם התאריכים והשמות שלכם.

1. 1.

   חופשה

   חופשה שנתית

   "תודה על פנייתך. אני בחופשה ואחזור למשרד ביום שני, 2 בנובמבר. אשיב להודעתך כשאחזור. בעניינים דחופים אפשר לפנות אל Ana Lima (ana@example.com)."

2. 2.

   מחלה

   קצר ופרטי

   "תודה על פנייתך. היום אני לא במשרד ואשיב מיד כשאחזור. בעניינים דחופים אפשר לפנות אל Ana Lima." לא חייבים לציין שאתם חולים; אתם לא חייבים פרטים לאף אחד.

3. 3.

   נסיעת עבודה או כנס

   איטי יותר, לא נעלם

   "תודה על ההודעה! אני בנסיעת עבודה עד יום חמישי, 5 בנובמבר, ובודק מיילים פחות מהרגיל. אחזור אליך כשאשוב. אם זה לא יכול לחכות, Ana Lima תוכל לעזור."

4. 4.

   חופשת לידה או הורות

   היעדרות ארוכה

   "תודה על פנייתך. אני בחופשת לידה עד 2 בפברואר ולא אבדוק מיילים בתקופה הזאת. בכל נושא שקשור לפרויקטים שלי אפשר לפנות אל Ana Lima (ana@example.com), שמחליפה אותי." בהיעדרות ארוכה, תנו שם של אדם, לא רק תאריך.

5. 5.

   חג

   לכל הצוות

   "תודה על פנייתך. המשרד שלנו סגור בשל החג ויחזור לפעילות ביום שלישי, 3 בנובמבר. נשיב להודעתך כשנחזור."

6. 6.

   הגרסה הקצרה

   לעמיתים

   "בחופשה עד 3 בנובמבר. דחוף? פנו אל Ana Lima." בתוך החברה, קצר בדרך כלל עדיף.

איך מגדירים הודעת היעדרות באאוטלוק

ב־Outlook החדש וב־Outlook באינטרנט, פתחו את ההגדרות (סמל גלגל השיניים), עברו אל חשבון ואז אל תשובות אוטומטיות. הפעילו תשובות אוטומטיות, סמנו את האפשרות לשלוח אותן רק בטווח זמן מסוים, קבעו תאריך התחלה וסיום והדביקו את ההודעה. אפשר לכתוב הודעה נפרדת לאנשים מחוץ לארגון, וזה רעיון טוב: עמיתים צריכים פחות הסברים מלקוחות.

ב־Outlook הקלאסי ל־Windows, עברו אל קובץ ואז אל תשובות אוטומטיות, ומלאו את אותם הפרטים. אם קבעתם תאריך סיום, Outlook יכבה את התשובות לבד, כך שלא צריך לזכור לחזור לזה.

איך מגדירים הודעת היעדרות ב־Gmail

ב־Gmail, לחצו על גלגל השיניים ואז על הצגת כל ההגדרות. בכרטיסייה כללי, גללו למטה אל המענה האוטומטי לחופשה, הפעילו אותו, קבעו יום ראשון ואחרון, הוסיפו נושא כמו "מחוץ למשרד עד 3 בנובמבר", הדביקו את ההודעה ולחצו על שמירת השינויים בתחתית העמוד.

Gmail שולח את המענה האוטומטי פעם אחת לכל אדם בתוך ארבעה ימים, לא על כל הודעה, כך שמי שכותב פעמיים לא יקבל אותו פעמיים. אפשר גם לשלוח אותו רק לאנשי הקשר שלכם, או בחשבון עבודה רק לאנשים בארגון.

היעדרות ב־Slack וב־Microsoft Teams

כלי צ'אט לא שולחים מענה אוטומטי, אז סטטוס עושה את העבודה: הוא מופיע ליד השם שלכם בכל מקום שבו מנסים לכתוב לכם. ב־Slack, לחצו על תמונת הפרופיל, בחרו Update your status (עדכון סטטוס), הוסיפו אימוג'י ושורה קצרה כמו "🌴 בחופשה עד 3 בנוב׳", וקבעו שהוא יימחק כשתחזרו. אם תשהו התראות לאותם ימים, גם הטלפון יישאר שקט.

ב־Microsoft Teams, לחצו על תמונת הפרופיל ובחרו הגדרת הודעת מצב. כתבו את ההודעה וקבעו מתי היא תימחק. באותו חלון יש קישור לתזמון היעדרות מהמשרד, שמפעיל יחד את המענה האוטומטי באאוטלוק ואת הסטטוס ב־Teams. הסטטוס מהמחולל שלמעלה קצר מספיק לשניהם.

מה הודעת היעדרות טובה כוללת

• מתי אתם חוזרים. תאריך, לא "בשבוע הבא". אם עוד לא ידוע, כתבו שתשיבו מיד כשתחזרו.
• מי יכול לעזור. שם, ומייל אם מדובר במישהו שלא נמצא בשיחה. שאלו אותו קודם; אף אחד לא אוהב לגלות מלקוח שהוא מחליף מישהו.
• לא יותר מדי פרטים. "מחוץ למשרד" מספיק. איפה אתם ולמה זה לא עניינו של אף אחד, ויעד חופשה במענה אוטומטי מספר לזרים שהבית שלכם ריק.
• בלי הבטחות שלא תקיימו. "אשיב כשאחזור" זה בסדר. "אשיב לכל מייל" אחרי שבועיים של היעדרות בדרך כלל לא נכון.
• לכבות בזמן. קבעו תאריך סיום באאוטלוק או ב־Gmail ושעת מחיקה לסטטוס בצ'אט, כדי שאף אחד לא יקבל הודעה שאתם לא זמינים ביום שחזרתם.