Generator för frånvaromeddelanden.

Exempel på frånvaromeddelanden

Varje bra frånvaromeddelande säger tre saker: att du är borta, när du är tillbaka och vem man kan kontakta om det inte kan vänta. Så här låter det i de vanligaste situationerna; generatorn ovan skriver samma sak med dina datum och namn.

1. 1.

   Semester

   Årlig semester

   "Tack för ditt mejl. Jag har semester och är tillbaka måndag 2 november. Jag svarar på ditt meddelande när jag är tillbaka. Vid brådskande ärenden, kontakta Ana Lima (ana@example.com)."

2. 2.

   Sjuk

   Kort och privat

   "Tack för ditt mejl. Jag är inte på kontoret idag och svarar så snart jag är tillbaka. Vid brådskande ärenden, kontakta Ana Lima." Att du är sjuk behöver du inte skriva; du är inte skyldig någon detaljerna.

3. 3.

   Tjänsteresa eller konferens

   Långsammare, inte borta

   "Tack för ditt meddelande! Jag är på tjänsteresa till och med torsdag 5 november och läser mejl mer sällan än vanligt. Jag hör av mig när jag är tillbaka. Om det inte kan vänta kan Ana Lima hjälpa dig."

4. 4.

   Föräldraledighet

   Lång frånvaro

   "Tack för ditt mejl. Jag är föräldraledig till 2 februari och läser inte mejl under den tiden. För frågor om mina projekt, kontakta Ana Lima (ana@example.com), som ersätter mig." Vid lång frånvaro: ange en person, inte bara ett datum.

5. 5.

   Helgdag

   För hela teamet

   "Tack för ditt mejl. Vårt kontor är stängt på grund av helgdagen och öppnar igen tisdag 3 november. Vi svarar på ditt meddelande när vi är tillbaka."

6. 6.

   Den korta

   För kollegor

   "Ledig till 3 november. Brådskande? Kontakta Ana Lima." Inom ditt eget företag är kortare oftast bättre.

Så ställer du in frånvaromeddelande i Outlook

I nya Outlook och Outlook på webben öppnar du Inställningar (kugghjulet), går till Konto och sedan Automatiska svar. Slå på automatiska svar, kryssa i att de bara ska skickas under en viss tidsperiod, välj start- och slutdatum och klistra in ditt meddelande. Du kan skriva ett annat meddelande till personer utanför organisationen, vilket är en bra idé: kollegor behöver mindre förklaring än kunder.

I klassiska Outlook för Windows går du till Arkiv och sedan Automatiska svar, och fyller i samma uppgifter. Om du anger ett slutdatum stänger Outlook av svaren själv, så du behöver inte komma ihåg det.

Så ställer du in frånvaromeddelande i Gmail

Klicka på kugghjulet i Gmail och sedan på Visa alla inställningar. På fliken Allmänt scrollar du ned till autosvaret vid frånvaro, slår på det, väljer första och sista dag, lägger till en ämnesrad som "Frånvarande till 3 november", klistrar in ditt meddelande och klickar på Spara ändringar längst ned.

Gmail skickar autosvaret en gång per person under en fyradagarsperiod, inte på varje meddelande, så den som skriver två gånger får det inte två gånger. Du kan också välja att bara skicka det till dina kontakter, eller bara till personer i din organisation på ett jobbkonto.

Frånvaro i Slack och Microsoft Teams

Teamchattar skickar inga autosvar, så en status gör jobbet i stället: den syns bredvid ditt namn överallt där folk försöker skriva till dig. I Slack klickar du på din profilbild, väljer Update your status (uppdatera status), lägger till en emoji och en kort rad som "🌴 Semester till 3 nov." och ställer in att den rensas när du är tillbaka. Pausa aviseringar för samma dagar, så blir telefonen också tyst.

I Microsoft Teams klickar du på din profilbild och väljer Ange statusmeddelande. Skriv ditt meddelande och välj när det ska rensas. I samma dialog finns en länk för att schemalägga frånvaro, som slår på både ditt autosvar i Outlook och din status i Teams. Statusen från generatorn ovan är kort nog för båda.

Vad ett bra frånvaromeddelande innehåller

• När du är tillbaka. Ett datum, inte "nästa vecka". Om du inte vet än, skriv att du svarar så snart du är tillbaka.
• Vem som kan hjälpa till. Ett namn, och en e-postadress om det är någon utanför konversationen. Fråga personen först; ingen vill få veta av en kund att de är ersättare.
• Inte för många detaljer. "Inte på kontoret" räcker. Var du är och varför angår ingen, och ett semestermål i ett autosvar berättar för främlingar att ditt hem står tomt.
• Inga löften du inte håller. "Jag svarar när jag är tillbaka" är bra. "Jag svarar på alla mejl" efter två veckors ledighet stämmer sällan.
• Stäng av det. Ange ett slutdatum i Outlook eller Gmail, och en tid då chattstatusen rensas, så att ingen får höra att du är borta samma dag som du är tillbaka.