Generator til fraværsbeskeder.

Eksempler på fraværsbeskeder

Enhver god fraværsbesked siger tre ting: at du er væk, hvornår du er tilbage, og hvem man kan kontakte, hvis det ikke kan vente. Sådan lyder det i de mest almindelige situationer; generatoren ovenfor skriver det samme med dine datoer og navne.

1. 1.

   Ferie

   Årlig ferie

   "Tak for din mail. Jeg holder ferie og er tilbage mandag den 2. november. Jeg svarer på din henvendelse, når jeg er tilbage. I hastende sager kan du kontakte Ana Lima (ana@example.com)."

2. 2.

   Syg

   Kort og privat

   "Tak for din mail. Jeg er ikke på kontoret i dag og svarer, så snart jeg er tilbage. I hastende sager kan du kontakte Ana Lima." Du behøver ikke skrive, at du er syg; du skylder ingen detaljerne.

3. 3.

   Tjenesterejse eller konference

   Langsommere, ikke væk

   "Tak for din besked! Jeg er på tjenesterejse til og med torsdag den 5. november og tjekker mail sjældnere end normalt. Jeg vender tilbage, når jeg er hjemme. Hvis det ikke kan vente, kan Ana Lima hjælpe."

4. 4.

   Barsel

   Langt fravær

   "Tak for din mail. Jeg er på barsel til 2. februar og læser ikke mail i den periode. Spørgsmål om mine projekter kan rettes til Ana Lima (ana@example.com), som dækker for mig." Ved langt fravær: angiv en person, ikke kun en dato.

5. 5.

   Helligdag

   For hele teamet

   "Tak for din mail. Vores kontor er lukket på grund af helligdagen og åbner igen tirsdag den 3. november. Vi svarer på din henvendelse, når vi er tilbage."

6. 6.

   Den korte

   Til kolleger

   "Fri til 3. november. Haster det? Kontakt Ana Lima." Inden for din egen virksomhed er kortere som regel bedre.

Sådan opretter du en fraværsbesked i Outlook

I nye Outlook og Outlook på nettet åbner du Indstillinger (tandhjulet), går til Konto og derefter Automatiske svar. Slå automatiske svar til, sæt flueben ved kun at sende dem i en bestemt periode, vælg start- og slutdato, og indsæt din besked. Du kan skrive en anden besked til folk uden for organisationen, og det er en god idé: kolleger har brug for mindre forklaring end kunder.

I klassisk Outlook til Windows går du til Filer og derefter Automatiske svar og udfylder de samme oplysninger. Hvis du angiver en slutdato, slår Outlook selv svarene fra, så du behøver ikke huske det.

Sådan opretter du en fraværsbesked i Gmail

Klik på tandhjulet i Gmail og derefter på Se alle indstillinger. På fanen Generelt scroller du ned til autosvaret ved fravær, slår det til, vælger første og sidste dag, tilføjer et emne som "Fraværende til 3. november", indsætter din besked og klikker på Gem ændringer nederst.

Gmail sender autosvaret én gang pr. person inden for fire dage, ikke på hver besked, så den, der skriver to gange, får det ikke to gange. Du kan også vælge kun at sende det til dine kontakter eller, på en arbejdskonto, kun til folk i din organisation.

Fravær i Slack og Microsoft Teams

Teamchats sender ikke autosvar, så en status gør arbejdet i stedet: den vises ved dit navn overalt, hvor folk prøver at skrive til dig. I Slack klikker du på dit profilbillede, vælger Update your status (opdatér status), tilføjer en emoji og en kort linje som "🌴 På ferie til 3. nov." og indstiller den til at forsvinde, når du er tilbage. Sæt notifikationer på pause for de samme dage, så er telefonen også stille.

I Microsoft Teams klikker du på dit profilbillede og vælger Angiv statusmeddelelse. Skriv din besked, og vælg, hvornår den skal forsvinde. I samme dialog er der et link til at planlægge fravær, som slår både dit autosvar i Outlook og din Teams-status til på én gang. Statussen fra generatoren ovenfor er kort nok til begge.

Hvad en god fraværsbesked indeholder

• Hvornår du er tilbage. En dato, ikke "i næste uge". Hvis du ikke ved det endnu, så skriv, at du svarer, så snart du er tilbage.
• Hvem der kan hjælpe. Et navn og en mail, hvis det er en uden for samtalen. Spørg vedkommende først; ingen bryder sig om at høre fra en kunde, at de dækker for dig.
• Ikke for mange detaljer. "Ikke på kontoret" er nok. Hvor du er og hvorfor, rager ingen, og et feriemål i et autosvar fortæller fremmede, at dit hjem står tomt.
• Ingen løfter, du ikke holder. "Jeg svarer, når jeg er tilbage" er fint. "Jeg svarer på alle mails" efter to ugers fravær holder sjældent stik.
• Slå det fra igen. Angiv en slutdato i Outlook eller Gmail og et tidspunkt, hvor chatstatussen forsvinder, så ingen får at vide, at du er væk, den dag du er tilbage.