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不在通知の例文ジェネレーター。
不在の理由、戻る日、その間の連絡先を入力すると、メールの自動返信とチャット用の短いステータスがすぐに貼り付けられる形でできあがります。下には場面別の例文と、Outlook、Gmail、Slack、Teamsでの設定方法も載せています。
更新日
不在の理由
トーン
メールの自動返信
ご連絡ありがとうございます。 誠に勝手ながら、休暇のため不在にしております。戻り次第、順次ご返信いたします。 よろしくお願いいたします。
Slack、Teams、TinyFloor 用のステータス
🌴 休暇中・まもなく戻ります
Slackのステータスに収まるよう100文字以内です。
不在通知の例文
良い不在通知が伝えることは3つです。不在であること、いつ戻るか、急ぎのときは誰に連絡すればいいか。よくある場面ではこうなります。上のジェネレーターは、あなたの日付と名前で同じ内容を書きます。
- 1.
休暇
年次休暇
「ご連絡ありがとうございます。誠に勝手ながら休暇をいただいております。11月2日（月）より業務に戻り、順次ご返信いたします。お急ぎの場合は、Ana Lima（ana@example.com）までご連絡ください。」
- 2.
体調不良
短く、詳しくは書かない
「ご連絡ありがとうございます。本日は不在にしており、戻り次第ご返信いたします。お急ぎの場合は、Ana Limaまでご連絡ください。」体調不良と書くかどうかは自由です。詳しく説明する必要はありません。
- 3.
出張・カンファレンス
不在ではなく、返信が遅いだけ
「メッセージありがとうございます！11月5日（木）まで出張中のため、メールの確認がいつもより遅くなります。戻りましたらお返事します。お急ぎの場合はAna Limaが対応します。」
- 4.
育児休業
長期の不在
「ご連絡ありがとうございます。2月2日まで育児休業を取得しており、期間中はメールを確認いたしません。担当業務については、代理のAna Lima（ana@example.com）までお問い合わせください。」長期の不在では、日付だけでなく担当者を書きましょう。
- 5.
祝日
チーム全体
「ご連絡ありがとうございます。祝日のため休業しております。11月3日（火）より通常どおり営業し、順次ご返信いたします。」
- 6.
短いバージョン
社内向け
「11月3日まで休暇中です。お急ぎの場合はAna Limaまで。」社内なら、短いほうがたいてい親切です。
Outlookで不在通知を設定する方法
新しいOutlookとOutlook on the webでは、設定（歯車アイコン）を開き、アカウント、自動応答の順に進みます。自動応答をオンにし、指定した期間のみ送信するオプションにチェックを入れ、開始日と終了日を設定してメッセージを貼り付けます。組織外の人向けに別のメッセージを書くこともできます。同僚にはお客様ほど説明が要らないので、分けておくのがおすすめです。
従来のWindows版Outlookでは、ファイル、自動応答の順に進み、同じ内容を入力します。終了日を設定しておけば、Outlookが自動でオフにしてくれるので、戻ったときに忘れずに解除する必要はありません。
Gmailで不在通知を設定する方法
Gmailで歯車アイコンをクリックし、すべての設定を表示を選びます。全般タブを下にスクロールして不在通知をオンにし、開始日と終了日、「11月3日まで不在にしております」のような件名を入れ、メッセージを貼り付けて、ページ下部の変更を保存をクリックします。
Gmailの不在通知は、すべてのメールではなく、同じ相手には4日間に1回だけ送られます。2回メールしてきた人に2回届くことはありません。連絡先に登録している人だけ、または仕事用アカウントなら組織内の人だけに送ることもできます。
SlackとMicrosoft Teamsでの不在表示
チャットツールには自動返信がないので、代わりにステータスを使います。あなたにメッセージを送ろうとした人には、名前の横にステータスが表示されます。Slackではプロフィール写真をクリックしてステータスを更新するを選び、絵文字と「🌴 11月3日まで休暇中」のような短い一文を入れ、戻る日に消えるよう設定します。同じ期間の通知を一時停止しておけば、スマホも静かです。
Microsoft Teamsではプロフィール写真をクリックし、ステータスメッセージを設定を選びます。メッセージを入力し、消えるタイミングを設定します。同じ画面に不在のスケジュールを設定するリンクがあり、Outlookの自動応答とTeamsのステータスをまとめてオンにできます。上のジェネレーターのステータスは、どちらにも収まる長さです。
良い不在通知に入れること
- 戻る日. 「来週」ではなく日付で。まだわからない場合は、戻り次第返信すると書きましょう。
- 代わりの連絡先. 名前と、やりとりに入っていない人ならメールアドレスも。必ず本人に先に確認しましょう。お客様から代理だと知らされるのは誰でも嫌なものです。
- 書きすぎない. 「不在にしております」で十分です。どこにいるか、なぜかは誰にも関係なく、自動返信に旅行先を書くと、知らない人に家が空いていることを伝えてしまいます。
- 守れない約束はしない. 「戻り次第ご返信いたします」は問題ありません。2週間休んだあとに「すべてのメールに返信します」は、たいてい守れません。
- 忘れずにオフにする. OutlookやGmailで終了日を、チャットのステータスには消える時刻を設定し、戻った日に不在だと伝わらないようにしましょう。