リモートチームのためのバーチャルオフィス。

バーチャルオフィスとは何か、何ではないか

「バーチャルオフィス」には二つの意味があります。一つは事業用の住所で、デスクなしで会社に郵送先の住所や、場合によっては電話番号を提供するサービスです。もう一つが、このページで扱うもので、リモートチームが日中いっしょに働くオンラインのオフィスです。

後者は、みんなが働いているあいだ開いている共有スペースです。会議が終われば消える顔の並んだ画面ではなく、一人ひとりがオフィスに自分の場所を持ち、ほかに誰がいるかが見え、建物の中と同じように、相手のところへ行って話しかけることで会話が始まります。

そこでできること

• 誰がいるかわかる. 全員がステータス付きでオフィスに表示されるので、声をかける前に、誰が席にいて、誰が忙しく、誰が会議中かがわかります。
• 予定を組まずに話せる. チームメイトのところへ歩いていき、話しかけるだけです。2分の質問は2分のまま終わり、明日の会議の招待に変わることはありません。
• 部屋に集まる. グループでの会話は、入室した会議室で行われます。ビデオや画面共有が利用でき、終わったら退室するだけです。
• 自分のデスクを持つ. デスクがあることで一人ひとりに居場所ができ、オフィスがロビーではなくチームらしく見えます。
• 横でチャットする. 話す必要のないやり取りのために、メッセージとチャンネルがフロアの横に用意されています。

いま使っているツールと並べたバーチャルオフィス

バーチャルオフィスはビデオ通話やチームチャットの代わりではありません。どちらも想定していない一日の部分を受け持ちます。

どんなチームが使うか

• 小規模なリモートチーム. 同じ建物で働いていない、または自宅とオフィスに分かれたハイブリッドチームで、振り向いて質問できたころを懐かしく思う4〜15人のチームです。
• スタートアップ. 意思決定が早く、次の会議まで1日も待てない、立ち上げ初期のスタートアップチームです。
• エージェンシーやスタジオ. 一日中クライアントのプロジェクト間を行き来し、お互いをすぐに見つける必要があるエージェンシーやスタジオの人々です。
• エンジニアリングやデザインのチーム. 通話を予約することなく、画面上でペアリングやレビュー、成果物の共有ができます。主に開発チームやデザインチーム向けです。
• 新しいメンバーを迎えるチーム. 新入社員は、誰の手が空いているか推測してメッセージを送る代わりに、誰が周りにいるかを見て質問することができます。リモートオンボーディングをご覧ください。

費用

主なバーチャルオフィスで、8人のチームが合う中でいちばん安いプランを選んだ場合の月額です。すべての選択肢を並べて比較するには、バーチャルオフィスソフトの比較をお読みいただくか、コスト計算ツールでご自身のチームの料金を計算してください。

一日で始める

1. 1.

   オフィスを作る

   2分

   チームの名前を付けるだけです。デザインするものはなく、フロア、デスク、会議室はすでに用意されています。

2. 2.

   リンク一つで全員を招待する

   チームがいつも話している場所に貼る

   メンバーは Google かメールでサインインして入ってきます。インストール不要で、ノートパソコンでもスマートフォンでも使えます。

3. 3.

   全員がデスクを選ぶ

   自分の場所

   みんながどこかに座ると、オフィスがチームらしくなり、お互いを見つけやすくなります。

4. 4.

   次の朝会は会議室で

   最初の習慣

   スタンドアップなど、毎日の会議を一つオフィスに移すことが、翌日もみんなが戻ってくるきっかけになります。

5. 5.

   一週間開いたままにする

   それから決める

   その価値は小さな場面で見えてきます。1分で片付いた質問や、聞こえてきて加わった会話です。

チームが使い続けるために

• 固定したタブに置いておく. オフィスは、わざわざ開くものではなく、いつもそこにあるときに機能します。
• 気軽に立ち寄る、カメラは任意. 音声だけで十分です。ビデオは役に立つときに使えば大丈夫です。誰も見張られていると感じるべきではありません。
• 人の監視には絶対に使わない. バーチャルオフィスはお互いを見つけるための場所で、タイムカードではありません。人をチェックするために使うチームは、やがて使わなくなります。
• 会議もそこで. 朝会やちょっとした質問がオフィスで行われていれば、頼まれなくても人は戻ってきます。