Ein virtuelles Büro für Remote-Teams.

Was ein virtuelles Büro ist und was nicht

„Virtuelles Büro“ meint zwei verschiedene Dinge. Das eine ist eine Geschäftsadresse: ein Dienst, der einer Firma eine Postanschrift und manchmal eine Telefonnummer gibt, ohne Schreibtisch. Das andere, und darum geht es auf dieser Seite, ist ein Online-Büro, in dem ein Remote-Team tagsüber zusammenarbeitet.

Diese zweite Art ist ein gemeinsamer Raum, der offen bleibt, solange gearbeitet wird. Statt eines Rasters aus Gesichtern, das mit dem Meeting endet, hat jede Person einen Platz im Büro, sieht, wer sonst da ist, und beginnt ein Gespräch wie in einem Gebäude: indem sie zu jemandem hinübergeht.

Was du darin machst

• Sehen, wer da ist. Alle erscheinen im Büro mit einem Status. So weißt du, wer am Schreibtisch sitzt, wer beschäftigt ist und wer in einem Meeting steckt, bevor du störst.
• Reden ohne Termin. Geh zu jemandem aus dem Team und fang an zu reden. Eine Frage von zwei Minuten bleibt zwei Minuten, statt zu einer Kalendereinladung für morgen zu werden.
• Sich in einem Raum treffen. Gruppengespräche finden in einem Meetingraum statt, den du einfach betrittst, mit Video und Bildschirmfreigabe, und du gehst wieder heraus, wenn ihr fertig seid.
• Einen eigenen Schreibtisch haben. Ein Schreibtisch gibt jeder Person einen Platz, sodass das Büro nach einem Team aussieht und nicht nach einer Lobby.
• Daneben chatten. Nachrichten und Kanäle liegen direkt neben der Etage, für alles, worüber man nicht sprechen muss.

Ein virtuelles Büro neben den Tools, die du schon hast

Ein virtuelles Büro ersetzt weder Videocalls noch Team-Chat. Es deckt den Teil des Tages ab, für den keins von beiden gemacht ist.

Wer eins nutzt

• Kleine Remote-Teams. Vier bis fünfzehn Leute, die kein Gebäude teilen, oder ein hybrides Team, das zwischen Homeoffice und Büro aufgeteilt ist, und die es vermissen, sich einfach umdrehen und fragen zu können.
• Startups. Junge Startup-Teams, die Entscheidungen schnell treffen und nicht erst einen Tag auf das nächste Meeting warten können.
• Agenturen und Studios. Leute in Agenturen und Studios, die den ganzen Tag zwischen Kundenprojekten wechseln und sich schnell finden müssen.
• Entwicklungs- und Designteams. Pairing, Reviews und das Zeigen von Arbeiten auf dem Bildschirm, ohne dafür einen Call zu buchen. Besonders für Entwickler- und Design-Teams.
• Teams beim Onboarding. Neue Teammitglieder können sehen, wer da ist, und einfach fragen, statt raten zu müssen, wer gerade Zeit für eine Nachricht hat. Siehe Remote-Onboarding.

Was eins kostet

Was ein Team von 8 bei bekannten virtuellen Büros im Monat zahlt, im günstigsten passenden Tarif. Für alle Optionen im direkten Vergleich lies unseren Vergleich von virtueller Büro-Software oder berechne den Preis für dein eigenes Team mit dem Kostenrechner.

In einem Tag eingerichtet

1. 1.

   Das Büro anlegen

   Zwei Minuten

   Benenne es nach dem Team. Es gibt nichts zu gestalten: Fläche, Schreibtische und Besprechungsraum sind fertig.

2. 2.

   Alle mit einem Link einladen

   Dort posten, wo das Team schon redet

   Das Team meldet sich mit Google oder E-Mail an und kommt herein. Keine Installation, auf dem Laptop oder Handy.

3. 3.

   Alle nehmen sich einen Schreibtisch

   Ein eigener Platz

   Sobald alle irgendwo sitzen, wirkt das Büro wie ein Team, und man findet sich leicht.

4. 4.

   Das nächste Standup im Besprechungsraum abhalten

   Die erste Gewohnheit

   Ein tägliches Meeting, wie das Standup, ins Büro zu verlegen, bringt die Leute am nächsten Tag zurück.

5. 5.

   Eine Woche offen lassen

   Dann entscheiden

   Es beweist sich in kleinen Momenten: eine schnelle Frage, in einer Minute beantwortet, ein Gespräch, das du mitbekommst und dazukommst.

Was ein Team dabeibleiben lässt

• In einem angehefteten Tab lassen. Das Büro funktioniert, wenn es da ist, wo du bist, und nicht noch eine Sache zum Öffnen ist.
• Vorbeischauen, Kamera optional. Nur Ton ist in Ordnung; Video ist da, wenn es hilft. Niemand soll sich beobachtet fühlen.
• Nie zur Überwachung nutzen. Ein virtuelles Büro ist ein Ort, um einander zu finden, keine Stempeluhr. Teams, die damit Leute kontrollieren, hören auf, es zu nutzen.
• Auch dort Meetings machen. Wenn Standup und schnelle Fragen im Büro stattfinden, kommen die Leute von selbst wieder.