Wirtualne biuro dla zespołów zdalnych.

Czym jest wirtualne biuro, a czym nie jest

„Wirtualne biuro” oznacza dwie różne rzeczy. Pierwsza to adres firmy: usługa, która daje firmie adres korespondencyjny, a czasem numer telefonu, bez biurka. Druga, o której jest ta strona, to biuro online, w którym zespół zdalny pracuje razem w ciągu dnia.

Ten drugi rodzaj to wspólna przestrzeń, która jest otwarta, dopóki ludzie pracują. Zamiast siatki twarzy, która znika razem z końcem spotkania, każdy ma w biurze swoje miejsce, widzi, kto jeszcze jest, i zaczyna rozmowę tak jak w budynku: podchodząc do kogoś.

Co w nim robisz

• Widzisz, kto jest. Wszyscy są widoczni w biurze, ze statusem, więc wiesz, kto siedzi przy biurku, kto jest zajęty, a kto jest na spotkaniu, zanim przeszkodzisz.
• Rozmawiasz bez umawiania się. Podejdź do kogoś z zespołu i zacznij mówić. Dwuminutowe pytanie zostaje dwuminutowym pytaniem, zamiast stać się zaproszeniem w kalendarzu na jutro.
• Spotykasz się w sali. Rozmowy grupowe odbywają się w pokoju spotkań, do którego wchodzisz, z wideo i udostępnianiem ekranu, a wychodzisz, gdy skończysz.
• Masz własne biurko. Biurko daje każdemu miejsce, dzięki czemu biuro wygląda jak zespół, a nie jak recepcja.
• Piszesz na czacie obok. Wiadomości i kanały znajdują się tuż obok planu, do spraw, które nie wymagają rozmowy.

Wirtualne biuro obok narzędzi, które już masz

Wirtualne biuro nie zastępuje rozmów wideo ani czatu zespołu. Obejmuje tę część dnia, do której żadne z nich nie zostało stworzone.

Kto z niego korzysta

• Małe zespoły zdalne. Od czterech do piętnastu osób, które nie dzielą budynku, lub zespół hybrydowy podzielony między dom a biuro, którym brakuje możliwości odwrócenia się i zapytania.
• Startupy. Młode zespoły startupowe, które szybko podejmują decyzje i nie mogą czekać całego dnia na kolejne spotkanie.
• Agencje i studia. Osoby w agencjach i studiach, które przez cały dzień krążą między projektami klientów i muszą szybko się odnaleźć.
• Zespoły programistów i projektantów. Praca w parach, recenzowanie i pokazywanie pracy na ekranie bez umawiania rozmów. Głównie dla zespołów inżynieryjnych i projektowych.
• Zespoły wdrażające nową osobę. Nowo zatrudniona osoba widzi, kto jest w pobliżu, i może o coś zapytać, zamiast zgadywać, kto ma czas na wiadomość. Zobacz zdalny onboarding.

Ile to kosztuje

Ile zespół 8 osób płaci miesięcznie w popularnych wirtualnych biurach, w najtańszym pasującym planie. Aby porównać wszystkie opcje obok siebie, przeczytaj nasze porównanie oprogramowania do wirtualnego biura lub oblicz koszt dla własnego zespołu za pomocą kalkulatora kosztów.

Uruchomienie w jeden dzień

1. 1.

   Utwórz biuro

   Dwie minuty

   Nazwij je tak jak zespół. Nie ma nic do projektowania: piętro, biurka i sala spotkań są gotowe.

2. 2.

   Zaproś wszystkich jednym linkiem

   Wklej go tam, gdzie zespół już rozmawia

   Zespół loguje się przez Google lub e-mail i wchodzi. Bez instalacji, na laptopie albo telefonie.

3. 3.

   Każdy zajmuje biurko

   Własne miejsce

   Gdy wszyscy gdzieś usiądą, biuro wygląda jak zespół i łatwo się znaleźć.

4. 4.

   Zróbcie następny standup w sali spotkań

   Pierwszy nawyk

   Przeniesienie jednego codziennego spotkania, takiego jak standup, do biura sprawia, że ludzie wracają następnego dnia.

5. 5.

   Zostaw je otwarte na tydzień

   Potem zdecyduj

   Sprawdza się w drobnych chwilach: szybkie pytanie załatwione w minutę, rozmowa, którą usłyszałeś i do której dołączyłeś.

Co sprawia, że zespół zostaje przy nim

• Trzymaj je w przypiętej karcie. Biuro działa, gdy jest tam, gdzie ty, a nie jest kolejną rzeczą do otwarcia.
• Wpadaj, kamera opcjonalna. Sam głos wystarczy; wideo jest, gdy pomaga. Nikt nie powinien czuć się obserwowany.
• Nigdy nie używaj go do kontrolowania ludzi. Wirtualne biuro to miejsce, w którym się znajdujecie, a nie lista obecności. Zespoły, które używają go do sprawdzania ludzi, przestają z niego korzystać.
• Spotykajcie się tam też. Jeśli standup i szybkie pytania odbywają się w biurze, ludzie wracają do niego bez proszenia.