Komunikacja zdalna: kiedy pisać, kiedy rozmawiać.

Napisz, gdy

• Ktoś będzie tego potrzebował później. Decyzje, instrukcje i wszystko, czego nowa osoba będzie szukać za trzy miesiące.
• Trzeba to przemyśleć. Propozycje i opinie są lepsze, gdy można przeczytać dwa razy i odpowiedzieć, kiedy jest się gotowym.
• Ludzie są w innych strefach czasowych. Pisanie pozwala każdemu wziąć udział we własnych godzinach pracy.
• To aktualizacja statusu. To, co czyta się minutę, na spotkaniu zajmuje dziesięć.

Porozmawiaj, gdy

• Wątek ma ponad trzy odpowiedzi. Jeśli wciąż trwa przerzucanie się, dwie minuty rozmowy to załatwią.
• Ktoś utknął. Odblokowanie kolegi jest warte przerwania. Podejdź, spójrzcie razem i pomóż mu ruszyć dalej.
• Jest napięcie. W tekście ginie ton. Spory i trudne opinie lepiej wypadają na głos.
• Szukacie pomysłów. Wczesna burza mózgów idzie szybciej w rozmowie. Potem zapiszcie, co ustaliliście.

Proste zasady do ustalenia w zespole

Zapisz je raz i pokazuj nowym osobom. Zapobiegają większości tarć.

• Czas odpowiedzi dla kanału. Na przykład: czat w ciągu kilku godzin, e-mail w ciągu dnia, a w pilnych sprawach telefon.
• Jedno miejsce na decyzje. Kanał lub dokument, w którym zapisuje się decyzje, żeby nie ginęły w prywatnych wiadomościach.
• Status coś znaczy. Zajęty to nie przeszkadzać, chyba że pilne. Dostępny to można podejść.
• Każda rozmowa kończy się na piśmie. Dwie linijki na właściwym kanale: co ustalono i kto co robi.
• Bez agendy nie ma spotkania. Spotkanie bez celu w zaproszeniu można odrzucić.

Częste problemy i rozwiązania

• Wszystko wydaje się pilne. Ustalcie, co znaczy pilne i jakim kanałem idzie. Reszta może poczekać na odpowiedź.
• Decyzje giną. Za każdym razem przenoś je z prywatnych wiadomości na kanał decyzji.
• Za dużo spotkań. Zastąp spotkania statusowe pisemnymi aktualizacjami, a rozmowy zostaw na decyzje i problemy.
• Ludzie milkną. Ciche osoby często nie chcą przeszkadzać. Pokaż, kiedy ktoś ma czas, i porozmawiaj w cztery oczy.