Kommunikasjon på avstand: når skrive, når snakke.

Skriv det ned når

• Noen trenger det senere. Beslutninger, fremgangsmåter og alt en ny person leter etter om tre måneder.
• Det krever ettertanke. Forslag og tilbakemeldinger blir bedre når man kan lese to ganger og svare når man er klar.
• Folk er i andre tidssoner. Skriving lar alle bidra i sin egen arbeidstid.
• Det er en statusoppdatering. Det som leses på ett minutt, tar ti i et møte.

Snakk om det når

• En tråd passerer tre svar. Hvis det fortsatt går frem og tilbake, ordner to minutters prat det.
• Noen står fast. Å hjelpe en kollega løs er verdt et avbrudd. Gå bort, se på det sammen og få personen videre.
• Det er spenning. Tonen forsvinner i tekst. Uenighet og vanskelige tilbakemeldinger går bedre muntlig.
• Dere utforsker ideer. Tidlig idémyldring går raskere i samtale. Skriv ned det dere bestemte etterpå.

Enkle regler teamet kan bli enige om

Skriv dem ned én gang og vis nye dem. De forebygger det meste av friksjonen.

• Svartider per kanal. For eksempel: chat innen noen timer, e-post innen en dag og en samtale for alt som haster.
• Ett hjem for beslutninger. En kanal eller et dokument der beslutninger skrives ned, så de ikke forsvinner i private meldinger.
• Status betyr noe. Opptatt betyr ikke forstyrr med mindre det haster. Tilgjengelig betyr at det er greit å komme bort.
• Hver samtale avsluttes skriftlig. To linjer i riktig kanal: hva som ble bestemt og hvem som gjør hva.
• Ingen agenda, ikke noe møte. Et møte uten formål i invitasjonen kan avslås.

Vanlige problemer og løsninger

• Alt føles som om det haster. Bli enige om hva som haster og hvilken kanal det går i. Resten kan vente på svar.
• Beslutninger forsvinner. Flytt dem fra private meldinger til beslutningskanalen, hver gang.
• For mange møter. Bytt ut statusmøter med skriftlige oppdateringer og spar samtalene til beslutninger og problemer.
• Folk blir stille. Stille folk vil ofte ikke forstyrre. Gjør det synlig når noen har tid, og ta en prat på tomannshånd.