التواصل عن بُعد: متى تكتب، ومتى تتحدث.

اكتبه حين

• سيحتاجه أحد لاحقًا. القرارات والإرشادات وكل ما سيبحث عنه شخص جديد بعد ثلاثة أشهر.
• يحتاج إلى تفكير. تتحسن الاقتراحات والملاحظات حين يمكن قراءتها مرتين والرد عند الاستعداد.
• هناك أشخاص في مناطق زمنية أخرى. الكتابة تتيح للجميع المشاركة في ساعات عملهم.
• إنه تحديث حالة. ما يُقرأ في دقيقة يأخذ عشرًا في اجتماع.

تحدّث حين

• تتجاوز السلسلة ثلاثة ردود. إن كان الأخذ والرد مستمرًا، فدقيقتان من الحديث تحسمان الأمر.
• يكون أحدهم عالقًا. مساعدة زميل عالق تستحق المقاطعة. اذهب إليه، وانظرا معًا، وساعده على المضي.
• يوجد توتر. تضيع النبرة في النص. الخلافات والملاحظات الصعبة أفضل بالصوت.
• تستكشفون أفكارًا. العصف الذهني المبكر أسرع في الحديث. دوّنوا بعده ما قررتم.

قواعد بسيطة يتفق عليها الفريق

اكتبها مرة واحدة وأرِها لكل منضم جديد. تمنع معظم الاحتكاك.

• مدة الرد لكل قناة. مثلًا: الدردشة خلال ساعات، والبريد خلال يوم، ومكالمة لكل ما هو عاجل.
• مكان واحد للقرارات. قناة أو مستند تُسجَّل فيه القرارات كي لا تضيع في الرسائل الخاصة.
• للحالة معنى. مشغول تعني لا تزعج إلا للضرورة. متاح تعني أنه لا بأس بالمرور.
• كل مكالمة تنتهي كتابةً. سطران في القناة المناسبة: ما الذي تقرر ومن يفعل ماذا.
• لا جدول أعمال، لا اجتماع. يمكن رفض اجتماع لا يحمل هدفًا مكتوبًا في الدعوة.

مشكلات شائعة وحلولها

• كل شيء يبدو عاجلًا. اتفقوا على معنى العاجل والقناة التي يمر عبرها. الباقي يمكنه انتظار الرد.
• القرارات تضيع. انقلها من الرسائل الخاصة إلى قناة القرارات، في كل مرة.
• اجتماعات كثيرة جدًا. استبدل اجتماعات الحالة بتحديثات مكتوبة، واترك المكالمات للقرارات والمشكلات.
• الناس يصمتون. الهادئون غالبًا لا يريدون الإزعاج. أظهر متى يكون أحدهم متاحًا، واطمئن عليهم على انفراد.