نموذج الاجتماع اليومي.

ما الهدف من الاجتماع اليومي

الاجتماع اليومي (Daily Stand-up) اجتماع قصير، عادةً في بداية اليوم، يقول فيه كل فرد في الفريق ما يعمل عليه وهل يعيقه شيء. نشأ في فرق البرمجيات الرشيقة (Agile)، حيث يُسمى أيضًا Daily Scrum، لكنه يناسب أي فريق صغير يعتمد عمل أفراده بعضه على بعض.

ليس تقريرًا عن سير العمل للمدير. الهدف أن يرى الفريق اليوم معًا: من يعمل على ماذا، وأين تلتقي مهمتان، ومن يحتاج إلى مساعدة. إذا ساعد الاجتماع أحدًا على تجاوز عائق فقد كان مفيدًا، وإن كان جولة من الإلقاء لا يستمع إليها أحد فلم يكن كذلك.

ثلاث طرق لعقده

1. 1.

   في مكالمة

   الطريقة الكلاسيكية

   ينضم الجميع في الوقت نفسه ويجيبون بالدور على الأسئلة الثلاثة نفسها. الأنسب للفرق في مناطق زمنية متقاربة تحب أن ترى بعضها مرة في اليوم. حافظ على نحو دقيقة لكل شخص.

2. 2.

   كتابةً

   اجتماع يومي غير متزامن

   ينشر كل شخص إجاباته في دردشة الفريق قبل موعد محدد، ويقرأ إجابات الآخرين. الأنسب للفرق الموزعة على مناطق زمنية مختلفة، أو الفرق المثقلة أصلًا بالاجتماعات. يغيب الحوار المباشر، فاجعلوا الرد على أي عائق عادة ثابتة.

3. 3.

   على لوحة المهام

   العمل أولًا ثم الأشخاص

   بدلًا من المرور على الأشخاص، مرّوا على لوحة المهام عمودًا عمودًا، بدءًا بالعمل الأقرب إلى الاكتمال. الأنسب للفرق ذات اللوحة المزدحمة، حيث السؤال هو ما المتعثر لا ماذا فعل كل شخص.

أسئلة الاجتماع اليومي الثلاثة

الأسئلة الكلاسيكية الثلاثة هي: ماذا أنجزت أمس، وماذا ستعمل اليوم، وهل يعيقك شيء. إنها تعمل، لكنها تغري بسرد كل ما لمسه الشخص. إذا كانت اجتماعاتكم تطول، جرّبوا مجموعة أدق:

• الكلاسيكية. ماذا أنجزت أمس؟ ماذا ستعمل اليوم؟ هل يعيقك شيء؟ مألوفة للجميع ومناسبة لفريق جديد.
• التركيز. ما أولويتك الأهم اليوم؟ ما الذي قد يعطلها؟ ممن تحتاج المساعدة؟ إجابات أقصر، والسؤال الأخير يحوّل العوائق إلى طلبات محددة.
• التقدم. ما الذي تقدّم؟ ما الخطوة التالية؟ هل هناك مخاطر؟ تدور حول العمل لا الشخص، وتناسب المرور على لوحة المهام.

جدول أعمال الاجتماع اليومي دقيقة بدقيقة

لفريق من ستة أشخاص في مكالمة، يستغرق الاجتماع اليومي نحو ثماني دقائق. ابدأ في الموعد حتى لو تأخر أحد: الانتظار يعلّم الجميع التأخر. ثم مرّوا بترتيب ثابت، كترتيب الظهور على الشاشة أو الترتيب الأبجدي، حتى لا يتساءل أحد متى يحين دوره.

عندما يذكر أحد مشكلة، لا تحلّوها في الاجتماع. سجّلوا من يستطيع المساعدة واتفقوا على الحديث بعده مباشرة، مع المعنيين فقط. هذه العادة وحدها تُبقي الاجتماع تحت عشر دقائق. اختموا بسؤال إن كان هناك ما يحتاج الجميع إلى معرفته، ثم أنهوا المكالمة.

كيف تدير اجتماعًا يوميًا غير متزامن

الاجتماع اليومي غير المتزامن هو الأسئلة الثلاثة نفسها بإجابات مكتوبة. اختر قناة وموعدًا، مثل الساعة 10 صباحًا حسب المنطقة الزمنية لكل شخص، واطلب من الجميع نشر إجاباتهم في رسالة واحدة وفق النموذج أعلاه، لتسهل قراءتها بنظرة.

أمران يجعلانه ينجح. أولًا، اقرؤوا تحديثات بعضكم؛ فالاجتماع المكتوب الذي لا يقرؤه أحد مجرد مذكرات. ثانيًا، ردّوا في سلسلة على أي عائق في اليوم نفسه. بعض الفرق تُبقي أيضًا على مكالمة قصيرة واحدة أسبوعيًا ليظل أفرادها يرون بعضهم.

أخطاء شائعة في الاجتماع اليومي

• يتحول إلى جلسة لحل المشكلات. يطرح أحدهم مشكلة فيبدأ ثلاثة في حلها. سجّلوها، واتفقوا على من سيتحدث بعد الاجتماع، وتابعوا.
• يصبح تقريرًا للمدير. إذا كان الجميع ينظرون إلى قائد الفريق وهم يتحدثون، فالاجتماع موجّه إلى الشخص الخطأ. تحدثوا إلى الفريق.
• عدد كبير من الأشخاص. إذا تجاوز العدد اثني عشر تقريبًا، لا يعود أحد يستمع إلى الجميع. قسّموه إلى اجتماعات أصغر حسب المشروع أو مسار العمل.
• البدء متأخرًا. انتظار آخر شخص خمس دقائق يكلّف كل الآخرين خمس دقائق، كل يوم. ابدؤوا في الموعد.
• قول "لا عوائق" كل يوم. إذا لم يتعثر أحد أبدًا، اطرحوا سؤالًا أدق: "ما الذي قد يعطل أولويتك اليوم؟" غالبًا ما يكشف شيئًا.