Modelo de daily.

Para que serve a daily

A daily (ou reunião diária, também chamada de stand-up) é uma reunião curta, normalmente no começo do dia, em que cada pessoa da equipe diz no que está trabalhando e se algo está atrapalhando. Ela vem das equipes ágeis de software, onde se chama daily scrum, mas funciona para qualquer equipe pequena em que o trabalho de um depende do de outro.

Ela não é um relatório para o gestor. A ideia é a equipe enxergar o dia junta: quem está fazendo o quê, onde dois trabalhos se encontram e quem precisa de ajuda. Se a daily destravou alguém, valeu a pena; se foi uma rodada de recitais que ninguém escuta, não valeu.

Três jeitos de fazer

1. 1.

   Numa chamada

   O clássico

   Todo mundo entra no mesmo horário e cada um responde às mesmas três perguntas. Melhor para equipes em fusos próximos que gostam de se ver uma vez por dia. Mantenha em cerca de um minuto por pessoa.

2. 2.

   Por escrito

   Daily assíncrona

   Cada pessoa posta as respostas no chat da equipe até um horário combinado e lê as dos outros. Melhor para equipes em fusos diferentes, ou que já têm reuniões demais. Perde a conversa, então crie o hábito de responder a qualquer bloqueio.

3. 3.

   Passando pelo quadro

   Primeiro o trabalho, depois as pessoas

   Em vez de fazer a rodada pelas pessoas, passe pelo quadro de tarefas, coluna por coluna, começando pelo que está mais perto de pronto. Melhor para equipes com um quadro movimentado, em que a pergunta é o que está travado, não o que cada um fez.

As três perguntas da daily

As três clássicas são o que você fez ontem, o que vai fazer hoje e se algo está te travando. Funcionam, mas convidam a uma lista de tudo o que a pessoa tocou. Se as suas dailies estão longas, experimente um conjunto mais direto:

• Clássicas. O que você fez ontem? O que vai fazer hoje? Tem algo te travando? Todo mundo conhece, e funcionam bem para uma equipe nova.
• Foco. Qual é a sua prioridade de hoje? O que pode atrapalhar? De quem você precisa de ajuda? Respostas mais curtas, e a última pergunta transforma bloqueios em pedidos.
• Progresso. O que avançou? Qual é o próximo passo? Algum risco? Sobre o trabalho, não sobre a pessoa, e combinam com passar pelo quadro.

Pauta de daily, minuto a minuto

Para uma equipe de seis numa chamada, a daily leva uns oito minutos. Comece no horário, mesmo que alguém atrase: esperar ensina todo mundo a atrasar. Depois faça a rodada numa ordem fixa, a ordem em que as pessoas aparecem na tela ou alfabética, para ninguém ficar se perguntando quando é a sua vez.

Quando alguém mencionar um problema, não resolva na daily. Anote quem pode ajudar e combinem de conversar logo depois, só com quem precisa estar. Esse hábito é o que mantém a daily em dez minutos. Feche perguntando se há algo que todo mundo precisa saber e encerre a chamada.

Como fazer uma daily assíncrona

Uma daily assíncrona são as mesmas três perguntas, respondidas por escrito. Escolha um canal e um horário, por exemplo 10h no fuso de cada pessoa, e peça para todos postarem as respostas numa única mensagem, usando o modelo acima para ficar fácil de ler.

Duas coisas fazem funcionar. Primeiro, ler as atualizações dos outros; uma daily assíncrona que ninguém lê é um diário. Segundo, responder em uma thread a qualquer bloqueio, no mesmo dia. Algumas equipes mantêm uma chamada curta por semana além disso, para todo mundo continuar se vendo.

Erros comuns na daily

• Vira resolução de problemas. Alguém levanta um problema e três pessoas começam a resolver. Anote, combine quem conversa depois e siga em frente.
• É um relatório para o gestor. Se todo mundo olha para o líder enquanto fala, a daily é para a pessoa errada. Fale com a equipe.
• Gente demais. Acima de umas doze pessoas, ninguém escuta todo mundo. Divida em dailies menores por projeto ou frente de trabalho.
• Começar atrasado. Esperar cinco minutos pela última pessoa custa cinco minutos de todos os outros, todo dia. Comece no horário.
• Dizer "sem bloqueios" todo dia. Se ninguém nunca está travado, faça uma pergunta mais direta: "O que pode atrapalhar a sua prioridade hoje?" costuma achar alguma coisa.