Um escritório virtual para equipes remotas.

O que é um escritório virtual, e o que não é

"Escritório virtual" quer dizer duas coisas diferentes. Uma é um endereço comercial: um serviço que dá a uma empresa um endereço para correspondência e às vezes uma linha telefônica, sem mesa. A outra, que é o assunto desta página, é um escritório online onde uma equipe remota trabalha junta durante o dia.

Esse segundo tipo é um espaço compartilhado que fica aberto enquanto as pessoas trabalham. Em vez de uma grade de rostos que acaba quando a reunião termina, cada pessoa tem um lugar no escritório, vê quem mais está por lá e começa uma conversa como faria num prédio: indo até alguém.

O que você faz nele

• Ver quem está. Todo mundo aparece no escritório com um status, então você sabe quem está na mesa, quem está ocupado e quem está em reunião antes de interromper.
• Conversar sem agendar. Vá até um colega e comece a falar. Uma pergunta de dois minutos continua sendo de dois minutos, em vez de virar um convite na agenda para amanhã.
• Reunir-se numa sala. Conversas em grupo acontecem em uma sala de reunião onde você entra, com vídeo e compartilhamento de tela, e sai quando terminar.
• Ter uma mesa sua. Uma mesa dá a cada pessoa um lugar, para o escritório parecer uma equipe e não uma recepção.
• Conversar por chat ao lado. Mensagens e canais ficam ao lado da planta, para o que não precisa de conversa.

Um escritório virtual ao lado das ferramentas que você já tem

Um escritório virtual não substitui chamadas de vídeo nem o chat da equipe. Ele cobre a parte do dia para a qual nenhum dos dois foi feito.

Quem usa

• Equipes remotas pequenas. De quatro a quinze pessoas que não dividem um prédio, ou uma equipe híbrida dividida entre a casa e o escritório, que sentem falta de poder virar para o lado e perguntar.
• Startups. Equipes de startups em estágio inicial que decidem as coisas rapidamente e não podem esperar um dia pela próxima reunião.
• Agências e estúdios. Pessoas em agências e estúdios que transitam entre projetos de clientes o dia todo e precisam se encontrar rapidamente.
• Equipes de engenharia e design. Parear, revisar e mostrar o trabalho na tela sem precisar agendar uma chamada. Mais para engenharia e equipes de design.
• Equipes recebendo alguém novo. Um novo contratado pode ver quem está por perto e perguntar, em vez de adivinhar quem está livre para receber mensagens. Veja integração remota.

Quanto custa

Quanto uma equipe de 8 paga por mês nos escritórios virtuais mais conhecidos, no plano mais barato que serve. Para ver todas as opções lado a lado, leia nossa comparação de softwares de escritório virtual ou calcule o preço para a sua própria equipe com a calculadora de custos.

Montar um em um dia

1. 1.

   Crie o escritório

   Dois minutos

   Dê o nome da equipe. Não há nada para projetar: o andar, as mesas e a sala de reunião já estão prontos.

2. 2.

   Convide todo mundo com um link

   Cole onde a equipe já conversa

   Os colegas entram com Google ou e-mail. Sem instalar nada, no notebook ou no celular.

3. 3.

   Cada um escolhe uma mesa

   Um lugar seu

   Quando todos se sentam em algum lugar, o escritório parece uma equipe e fica fácil se encontrar.

4. 4.

   Faça a próxima daily na sala de reunião

   O primeiro hábito

   Levar uma reunião diária, como a standup, para o escritório é o que faz as pessoas voltarem no dia seguinte.

5. 5.

   Deixe aberto por uma semana

   Depois decida

   Ele se prova nos pequenos momentos: uma pergunta respondida em um minuto, uma conversa que você ouviu e entrou.

O que faz uma equipe continuar usando

• Deixe numa aba fixada. O escritório funciona quando está onde você está, e não como mais uma coisa para abrir.
• Passe por lá, câmera opcional. Só voz está ótimo; o vídeo está lá quando ajuda. Ninguém deve se sentir vigiado.
• Nunca use para vigiar pessoas. Um escritório virtual é um lugar para se encontrar, não um ponto eletrônico. Equipes que usam para controlar pessoas param de usar.
• Faça reuniões lá também. Se a daily e as perguntas rápidas acontecem no escritório, as pessoas voltam sem precisar pedir.