Ferramentas para trabalho remoto: o que uma equipe pequena realmente precisa.

As seis tarefas em resumo

A maior parte do atrito no trabalho remoto vem de usar o lugar errado para cada coisa: uma pergunta rápida que vira reunião, ou uma decisão perdida no chat. Dê a cada tarefa um lugar só.

Chat: para conversar depois

É no chat que acontece a maior parte do trabalho remoto, então escolha um aplicativo e fique nele. Crie canais por assunto ou projeto, não por pessoa, para que as respostas sejam fáceis de achar depois.

1. 1.

   Slack

   A maioria das equipes de software e agências

   Canais, conversas em fio e muitas integrações. O plano gratuito limita até onde você vê o histórico, o que começa a pesar quando a equipe depende dele.

2. 2.

   Microsoft Teams

   Equipes que já usam o Microsoft 365

   Chat, reuniões e arquivos num lugar só, e muitas vezes já incluído no que a empresa paga.

3. 3.

   Discord

   Equipes bem pequenas e informais

   Gratuito, com bons canais de voz. Foi feito para comunidades e jogos, então as ferramentas de administração e a busca são mais fracas para o trabalho.

4. 4.

   Google Chat

   Equipes no Google Workspace

   Vem com o Workspace e se integra ao Gmail e ao Docs, mas é mais simples que o Slack.

Reuniões: para conversar com hora marcada

Reuniões servem para o que precisa de todos ao mesmo tempo: planejamento, revisões, conversas difíceis. Faça reuniões curtas, mande a pauta antes e registre o que foi decidido.

1. 5.

   Google Meet

   Quem não quer instalar nada

   Funciona no navegador e vem com o Google Workspace.

2. 6.

   Zoom

   Chamadas grandes e conexões instáveis

   Confiável com grupos grandes e internet lenta, com boa gravação. Reuniões gratuitas têm limite de tempo.

3. 7.

   Microsoft Teams

   Equipes que já conversam no Teams

   Mantém a chamada junto da conversa de onde ela surgiu.

Presença: para conversar na hora

Essa é a tarefa que a maioria das equipes remotas deixa vazia. No escritório, você vê quem está livre e tira uma dúvida rápida de passagem. No remoto, toda pergunta vira mensagem ou reunião marcada, e as coisas pequenas ficam esperando.

Um escritório virtual preenche esse espaço: um lugar compartilhado onde você vê quem está por perto, quem está em reunião e quem quer silêncio, e começa a conversar sem marcar nada.

1. 8.

   Um escritório virtual

   Equipes que querem se sentir juntas o dia todo

   Um andar compartilhado no navegador, como o TinyFloor: vá até alguém para conversar, entre numa sala para uma reunião e veja de relance quem está por perto.

2. 9.

   Um canal de voz aberto

   Equipes bem pequenas no Slack ou no Discord

   Um huddle ou canal de voz deixado aberto para as pessoas entrarem. É simples, mas não mostra quem está ocupado ou concentrado.

3. 10.

   Status claros

   Toda equipe, use o que usar

   "Em reunião", "focado" ou "volto às 14h" evitam muitas mensagens de "tá aí?".

Documentos: para registrar as coisas

Tudo que alguém vai perguntar duas vezes deve estar num documento, não no chat: como vocês trabalham, o que foi decidido e por quê, como configurar o notebook. Um guia curto da equipe economiza semanas de cada pessoa nova.

1. 11.

   Notion

   Guias, wikis e planejamento

   Documentos, wikis e bancos de dados simples num lugar só.

2. 12.

   Google Docs

   Escrita rápida e compartilhada

   Fácil de compartilhar e editar junto, e todo mundo já sabe usar.

3. 13.

   Confluence

   Equipes que já usam o Jira

   Comum em equipes maiores que planejam o trabalho no Jira.

Tarefas: quem está fazendo o quê

Um quadro compartilhado e atualizado acaba com a maioria das mensagens de "como está isso?". Escolha um que combine com o quanto sua equipe é técnica.

1. 14.

   Linear

   Equipes de software

   Rápido e direto, organizado em issues, ciclos e projetos.

2. 15.

   Trello

   Qualquer pessoa, em minutos

   Quadros e cartões simples que dispensam explicação.

3. 16.

   Asana

   Equipes não técnicas

   Projetos, cronogramas e visão da carga de trabalho.

4. 17.

   GitHub Issues

   Equipes pequenas de engenharia

   Basta se o trabalho de vocês já está no GitHub.

Fusos horários e atualizações por escrito

Equipes espalhadas por vários fusos precisam de menos reuniões ao vivo e de atualizações escritas melhores. Combinem algumas horas em comum, compartilhem as agendas e troquem a daily por vídeo por um check-in escrito sempre que der. Nosso guia de comunicação assíncrona mostra como.

• Um planejador de fusos horários. Ache horários que funcionem para todos antes de marcar. Nosso planejador gratuito de reuniões entre fusos mostra o horário em comum de relance.
• Uma daily por escrito. Ontem, hoje e o que está travando, num canal só. Nosso modelo gratuito de daily dá um formato para copiar.
• Gravações de tela curtas. Uma gravação de dois minutos, com uma ferramenta como o Loom, muitas vezes explica mais que uma mensagem longa.

Três combinações para começar

Comece pequeno. Dá para adicionar uma ferramenta depois; tirar uma é mais difícil.

• A combinação gratuita. Equipe de 2 ou 3 pessoas, sem orçamento: o plano gratuito do Slack ou o Discord para chat, Google Meet para chamadas, Google Docs para escrever, Trello para tarefas e o plano gratuito do TinyFloor como escritório.
• A combinação Google. Equipes no Google Workspace: Google Chat, Meet, Docs e Agenda, com Linear ou Trello para tarefas e um escritório virtual para o tempo entre as reuniões.
• A combinação Microsoft. Equipes no Microsoft 365: Teams para chat e reuniões, SharePoint ou OneNote para documentos, Planner para tarefas e um escritório virtual para a presença.

Como escolher

• Um lugar para cada tarefa. Dois aplicativos de chat fazem cada pergunta ser feita duas vezes. Decidam onde vai cada tipo de coisa e deixem isso por escrito.
• Comece pelos planos gratuitos. A maioria dessas ferramentas tem um. Use por um mês e depois pague pelas que a equipe realmente abre todos os dias.
• Menos ferramentas, bem usadas. Cada ferramenta nova é mais um lugar para conferir. Adicione uma só quando uma tarefa não tiver lugar.
• Veja onde ficam seus dados. Se você trabalha com clientes na Europa ou para uma empresa exigente, leia as páginas de privacidade e de localização de dados de cada ferramenta antes de decidir.