כלים לעבודה מרחוק: מה צוות קטן באמת צריך.

שש המשימות במבט אחד

רוב החיכוך בעבודה מרחוק נובע מהמקום הלא נכון לדבר הנכון: שאלה קצרה שהופכת לפגישה, או החלטה שנקברת בצ'אט. לכל משימה צריך בית אחד.

צ'אט: לדבר אחר כך

רוב העבודה מרחוק קורית בצ'אט, אז בוחרים אפליקציה אחת ונשארים איתה. פותחים ערוצים לפי נושא או פרויקט ולא לפי אדם, כדי שיהיה קל למצוא תשובות אחר כך.

1. 1.

   Slack

   רוב צוותי התוכנה והסוכנויות

   ערוצים, שרשורים ומבחר עצום של שילובים. התוכנית החינמית מגבילה כמה אחורה רואים, וזה מתחיל להפריע כשהצוות נשען עליה.

2. 2.

   Microsoft Teams

   צוותים שכבר עובדים עם Microsoft 365

   צ'אט, פגישות וקבצים במקום אחד, ולעתים קרובות כבר משולם.

3. 3.

   Discord

   צוותים קטנים מאוד ולא רשמיים

   חינמי, עם ערוצים קוליים טובים. הוא נבנה לקהילות ולגיימינג, אז הניהול והחיפוש דלים יותר לעבודה.

4. 4.

   Google Chat

   צוותים על Google Workspace

   כלול ב־Workspace ומחובר ל־Gmail ול־Docs, אבל פשוט יותר מ־Slack.

פגישות: לדבר בזמן קבוע

פגישות נועדו למה שדורש את כולם בבת אחת: תכנון, סקירות, שיחות קשות. שומרים עליהן קצרות, שולחים סדר יום מראש וכותבים מה הוחלט.

1. 5.

   Google Meet

   צוותים שלא רוצים להתקין כלום

   רץ בדפדפן וכלול ב־Google Workspace.

2. 6.

   Zoom

   שיחות גדולות וחיבורים לא יציבים

   אמין עם קבוצות גדולות ואינטרנט איטי, עם הקלטה טובה. לפגישות החינמיות יש מגבלת זמן.

3. 7.

   Microsoft Teams

   צוותים שכבר מתכתבים ב־Teams

   שומר את השיחות ליד ההתכתבות שממנה הן נולדו.

נוכחות: לדבר עכשיו

זו המשימה שרוב הצוותים המרוחקים משאירים ריקה. במשרד רואים מי פנוי ושואלים שאלה קצרה בדרך. מרחוק כל שאלה הופכת להודעה או לשיחה מתוזמנת, והדברים הקטנים מחכים.

משרד וירטואלי ממלא את החסר: מקום משותף שבו רואים מי כאן, מי בפגישה ומי רוצה שקט, ומתחילים לדבר בלי לתאם כלום.

1. 8.

   משרד וירטואלי

   צוותים שרוצים להרגיש יחד כל היום

   קומה משותפת בדפדפן, כמו TinyFloor: ניגשים למישהו כדי לדבר, נכנסים לחדר כדי להיפגש ורואים במבט אחד מי כאן.

2. 9.

   ערוץ קולי פתוח

   צוותים קטנים מאוד ב־Slack או ב־Discord

   האדל או ערוץ קולי שנשאר פתוח כדי שאפשר יהיה לקפוץ פנימה. פשוט, אבל אי אפשר לראות מי עסוק או מרוכז.

3. 10.

   סטטוסים ברורים

   כל צוות, לא משנה במה הוא משתמש

   ״בפגישה״, ״בריכוז״ או ״חוזר ב־14:00״ חוסכים הרבה ״אתה פה?״.

מסמכים: לכתוב דברים

כל מה ששואלים עליו פעמיים שייך למסמך, לא לצ'אט: איך עובדים, מה הוחלט ולמה, איך מגדירים מחשב. מדריך צוות קצר חוסך לכל מצטרף חדש שבועות.

1. 11.

   Notion

   מדריכים, ויקי ותכנון

   מסמכים, ויקי ומסדי נתונים פשוטים במקום אחד.

2. 12.

   Google Docs

   כתיבה משותפת מהירה

   מהיר לשתף ולערוך יחד, וכולם כבר יודעים להשתמש בו.

3. 13.

   Confluence

   צוותים שכבר עובדים עם Jira

   נפוץ בצוותים גדולים יותר שמתכננים את העבודה ב־Jira.

משימות: מי עושה מה

לוח משותף אחד שמתעדכן מסיים את רוב ההודעות של ״איפה זה עומד?״. בוחרים לוח שמתאים לרמה הטכנית של הצוות.

1. 14.

   Linear

   צוותי תוכנה

   מהיר ובעל דעה ברורה, בנוי סביב משימות, מחזורים ופרויקטים.

2. 15.

   Trello

   כל אחד, בתוך דקות

   לוחות וכרטיסים פשוטים שלא צריכים הסבר.

3. 16.

   Asana

   צוותים לא טכניים

   פרויקטים, צירי זמן ותצוגות עומס עבודה.

4. 17.

   GitHub Issues

   צוותי פיתוח קטנים

   מספיק אם העבודה כבר נמצאת ב־GitHub.

אזורי זמן ועדכונים כתובים

צוותים שפזורים על כמה אזורי זמן צריכים פחות פגישות חיות ועדכונים כתובים טובים יותר. מסכימים על כמה שעות משותפות, משתפים יומנים ומחליפים, איפה שאפשר, את שיחת הסטנדאפ היומית בעדכון כתוב. איך עושים את זה מוסבר במדריך שלנו לתקשורת אסינכרונית.

• מתכנן אזורי זמן. מוצאים שעות שמתאימות לכולם לפני שקובעים. מתכנן הפגישות לאזורי זמן החינמי שלנו מראה את החפיפה במבט אחד.
• סטנדאפ כתוב. אתמול, היום ומה תקוע, בערוץ אחד. תבנית הסטנדאפ היומי החינמית שלנו נותנת פורמט להעתיק.
• הקלטות מסך קצרות. הקלטה של שתי דקות, בכלי כמו Loom, מסבירה לעתים קרובות יותר מהודעה ארוכה.

שלוש חבילות פתיחה

מתחילים בקטן. תמיד אפשר להוסיף כלי אחר כך; להוריד כלי קשה יותר.

• החבילה החינמית. צוות של 2 או 3 בלי תקציב: התוכנית החינמית של Slack או Discord לצ'אט, Google Meet לשיחות, Google Docs לכתיבה, Trello למשימות והתוכנית החינמית של TinyFloor כמשרד.
• חבילת Google. צוותים על Google Workspace: Google Chat, Meet, Docs ויומן, עם Linear או Trello למשימות ומשרד וירטואלי לזמן שבין הפגישות.
• חבילת Microsoft. צוותים על Microsoft 365: Teams לצ'אט ולפגישות, SharePoint או OneNote למסמכים, Planner למשימות ומשרד וירטואלי לנוכחות.

איך בוחרים

• בית אחד לכל משימה. שתי אפליקציות צ'אט אומרות שכל שאלה נשאלת פעמיים. מחליטים מה הולך לאן, וכותבים את זה.
• מתחילים בתוכניות חינמיות. לרוב הכלים האלה יש כזו. משתמשים בה חודש, ואז משלמים על הכלים שהצוות באמת פותח כל יום.
• פחות כלים, בשימוש טוב. כל כלי חדש הוא עוד מקום לבדוק. מוסיפים כלי רק כשלמשימה אין בית.
• בודקים איפה הנתונים נמצאים. כשעובדים עם לקוחות באירופה או אצל מעסיק קפדני, קוראים את עמודי הפרטיות ומיקום הנתונים של כל כלי לפני שמתחייבים.