תקשורת מרחוק: מתי לכתוב, מתי לדבר.

לכתוב כש

• מישהו יצטרך את זה אחר כך. החלטות, הוראות וכל מה שמישהו חדש יחפש בעוד שלושה חודשים.
• צריך לחשוב על זה. הצעות ומשוב משתפרים כשאפשר לקרוא פעמיים ולענות כשמוכנים.
• יש אנשים באזורי זמן אחרים. כתיבה מאפשרת לכולם להשתתף בשעות העבודה שלהם.
• זה עדכון סטטוס. מה שנקרא בדקה לוקח עשר בפגישה.

לדבר כש

• שרשור עובר שלוש תגובות. אם עדיין מתכתבים הלוך ושוב, שתי דקות של שיחה יסגרו את זה.
• מישהו תקוע. לשחרר עמית תקוע שווה הפרעה. גשו אליו, תסתכלו על זה יחד ותעזרו לו להתקדם.
• יש מתח. הטון הולך לאיבוד בטקסט. אי הסכמות ומשוב קשה עוברים טוב יותר בקול.
• מחפשים רעיונות. סיעור מוחות מוקדם מהיר יותר בשיחה. כתבו אחר כך מה החלטתם.

כללים פשוטים להסכים עליהם בצוות

כתבו אותם פעם אחת והראו אותם לכל מצטרף. הם מונעים את רוב החיכוכים.

• זמני תגובה לפי ערוץ. לדוגמה: צ'אט תוך כמה שעות, מייל תוך יום, ושיחת טלפון לכל דבר דחוף.
• בית אחד להחלטות. ערוץ או מסמך שבו נרשמות החלטות, כדי שלא ילכו לאיבוד בהודעות פרטיות.
• לסטטוס יש משמעות. עסוק אומר לא להפריע אלא אם דחוף. זמין אומר שאפשר לגשת.
• כל שיחה נגמרת בכתב. שתי שורות בערוץ הנכון: מה הוחלט ומי עושה מה.
• אין סדר יום, אין פגישה. אפשר לסרב לפגישה בלי מטרה כתובה בהזמנה.

בעיות נפוצות ופתרונות

• הכול מרגיש דחוף. הסכימו מה נחשב דחוף ובאיזה ערוץ. כל השאר יכול לחכות לתשובה.
• החלטות הולכות לאיבוד. העבירו אותן מהודעות פרטיות לערוץ ההחלטות, בכל פעם.
• יותר מדי פגישות. החליפו פגישות סטטוס בעדכונים כתובים ושמרו את השיחות להחלטות ולבעיות.
• אנשים משתתקים. אנשים שקטים לרוב לא רוצים להפריע. הראו מתי מישהו פנוי, ובדקו מה שלומם ביחידות.