Kommunikation på distans: när du ska skriva, när du ska prata.

Skriv när

• Någon behöver det senare. Beslut, instruktioner och allt en ny person letar efter om tre månader.
• Det kräver eftertanke. Förslag och feedback blir bättre när man kan läsa två gånger och svara när man är redo.
• Folk sitter i andra tidszoner. Skrift låter alla vara med på sina egna arbetstider.
• Det är en statusuppdatering. Det som läses på en minut tar tio på ett möte.

Prata när

• En tråd passerar tre svar. Om det fortfarande går fram och tillbaka löser två minuters prat saken.
• Någon har kört fast. Att hjälpa loss en kollega är värt ett avbrott. Gå dit, titta på det tillsammans och få personen vidare.
• Det finns spänningar. Tonen försvinner i text. Oenighet och svår feedback går bättre muntligt.
• Ni utforskar idéer. Tidig brainstorming går snabbare i samtal. Skriv ner vad ni bestämt efteråt.

Enkla regler att komma överens om

Skriv ner dem en gång och visa nya. De förebygger det mesta av friktionen.

• Svarstider per kanal. Till exempel: chatt inom några timmar, mejl inom en dag och ett samtal för allt brådskande.
• Ett hem för beslut. En kanal eller ett dokument där beslut skrivs ner, så att de inte försvinner i privata meddelanden.
• Status betyder något. Upptagen betyder stör inte om det inte brådskar. Tillgänglig betyder att det går bra att komma förbi.
• Varje samtal avslutas skriftligt. Två rader i rätt kanal: vad som bestämdes och vem som gör vad.
• Ingen agenda, inget möte. Ett möte utan syfte i inbjudan går att tacka nej till.

Vanliga problem och lösningar

• Allt känns brådskande. Kom överens om vad brådskande betyder och vilken kanal det går i. Resten kan vänta på svar.
• Beslut försvinner. Flytta dem från privata meddelanden till beslutskanalen, varje gång.
• För många möten. Ersätt statusmöten med skriftliga uppdateringar och spara samtalen till beslut och problem.
• Folk blir tysta. Tysta personer vill ofta inte störa. Gör det synligt när någon har tid och checka in på tu man hand.