Verktyg för distansarbete: vad ett litet team verkligen behöver.

De sex uppgifterna i korthet

Det mesta av friktionen i distansarbete kommer av att saker hamnar på fel ställe: en snabb fråga som blir ett möte, eller ett beslut som försvinner i chatten. Ge varje uppgift ett enda hem.

Chatt: prata senare

Det mesta av distansarbetet sker i chatten, så välj en app och håll dig till den. Skapa kanaler per ämne eller projekt i stället för per person, så att svaren är lätta att hitta senare.

1. 1.

   Slack

   De flesta mjukvaruteam och byråer

   Kanaler, trådar och ett enormt utbud av integrationer. Gratisplanen begränsar hur långt bakåt du ser, vilket spelar roll när teamet börjar luta sig mot den.

2. 2.

   Microsoft Teams

   Team som redan har Microsoft 365

   Chatt, möten och filer på ett ställe, och ofta redan betalt.

3. 3.

   Discord

   Mycket små, avslappnade team

   Gratis, med bra röstkanaler. Det är byggt för communities och gaming, så administration och sök är tunnare för jobb.

4. 4.

   Google Chat

   Team på Google Workspace

   Ingår i Workspace och hänger ihop med Gmail och Docs, men enklare än Slack.

Möten: prata på bestämd tid

Möten är till för det som kräver alla samtidigt: planering, genomgångar, svåra samtal. Håll dem korta, skicka en agenda i förväg och skriv ner vad som beslutades.

1. 5.

   Google Meet

   Team som inte vill installera något

   Körs i webbläsaren och ingår i Google Workspace.

2. 6.

   Zoom

   Stora samtal och ostadiga uppkopplingar

   Pålitligt med stora grupper och långsamt internet, med bra inspelning. Gratismöten har en tidsgräns.

3. 7.

   Microsoft Teams

   Team som redan chattar i Teams

   Håller samtalen bredvid konversationen de kom från.

Närvaro: prata direkt

Det här är uppgiften de flesta distansteam lämnar tom. På kontoret ser du vem som är ledig och ställer en fråga i förbifarten. På distans blir varje fråga ett meddelande eller ett bokat samtal, och småsaker får vänta.

Ett virtuellt kontor fyller luckan: en delad plats där du ser vem som är där, vem som sitter i möte och vem som vill ha lugn, och börjar prata utan att boka något.

1. 8.

   Ett virtuellt kontor

   Team som vill känna sig tillsammans hela dagen

   En delad våning i webbläsaren, som TinyFloor: gå fram till någon för att prata, kliv in i ett rum för möte och se på en gång vem som är där.

2. 9.

   En öppen röstkanal

   Mycket små team på Slack eller Discord

   En huddle eller röstkanal som står öppen så att folk kan titta in. Enkelt, men du ser inte vem som är upptagen eller fokuserad.

3. 10.

   Tydliga statusar

   Alla team, oavsett vad de använder

   ”I möte”, ”fokus” eller ”tillbaka 14” sparar många ”är du där?”.

Dokument: skriva ner saker

Allt som någon frågar om två gånger hör hemma i ett dokument, inte i chatten: hur ni jobbar, vad som beslutades och varför, hur man sätter upp en dator. En kort teamhandbok sparar varje ny person veckor.

1. 11.

   Notion

   Handböcker, wikis och planering

   Dokument, wikis och enkla databaser på ett ställe.

2. 12.

   Google Docs

   Snabbt gemensamt skrivande

   Snabbt att dela och redigera tillsammans, och alla kan redan använda det.

3. 13.

   Confluence

   Team som redan använder Jira

   Vanligt i större team som planerar sitt arbete i Jira.

Uppgifter: vem gör vad

En enda delad tavla som hålls uppdaterad gör slut på de flesta ”hur går det?”. Välj en som passar hur tekniskt ditt team är.

1. 14.

   Linear

   Mjukvaruteam

   Snabbt och tydligt, byggt kring ärenden, cykler och projekt.

2. 15.

   Trello

   Vem som helst, på några minuter

   Enkla tavlor och kort som inte behöver förklaras.

3. 16.

   Asana

   Icke-tekniska team

   Projekt, tidslinjer och vyer över arbetsbelastning.

4. 17.

   GitHub Issues

   Små utvecklingsteam

   Räcker om ert arbete redan ligger på GitHub.

Tidszoner och skrivna uppdateringar

Team utspridda över tidszoner behöver färre livemöten och bättre skrivna uppdateringar. Kom överens om några gemensamma timmar, dela kalendrar och byt ut det dagliga standupsamtalet mot en skriven avstämning där det går. Hur det går till visar vår guide till asynkron kommunikation.

• En tidszonsplanerare. Hitta tider som passar alla innan du bokar. Vår gratis mötesplanerare för tidszoner visar överlappet på en gång.
• En skriven standup. Igår, idag och vad som hindrar, i en kanal. Vår gratis mall för daglig standup ger dig ett format att kopiera.
• Korta skärminspelningar. En inspelning på två minuter, med ett verktyg som Loom, förklarar ofta mer än ett långt meddelande.

Tre startpaket

Börja smått. Ett verktyg kan du alltid lägga till senare; att ta bort ett är svårare.

• Gratispaketet. Ett team på 2 eller 3 utan budget: Slacks gratisplan eller Discord för chatt, Google Meet för samtal, Google Docs för att skriva, Trello för uppgifter och TinyFloors gratisplan som kontor.
• Google-paketet. Team på Google Workspace: Google Chat, Meet, Docs och Kalender, med Linear eller Trello för uppgifter och ett virtuellt kontor för tiden mellan möten.
• Microsoft-paketet. Team på Microsoft 365: Teams för chatt och möten, SharePoint eller OneNote för dokument, Planner för uppgifter och ett virtuellt kontor för närvaro.

Hur du väljer

• Ett hem per uppgift. Två chattappar betyder att varje fråga ställs två gånger. Bestäm var allt hör hemma, och skriv ner det.
• Börja med gratisplaner. De flesta av verktygen har en. Använd den en månad och betala sedan för de verktyg teamet faktiskt öppnar varje dag.
• Färre verktyg, väl använda. Varje nytt verktyg är ett ställe till att kolla. Lägg bara till ett när en uppgift saknar hem.
• Kolla var datan finns. Jobbar du med kunder i Europa eller för en strikt arbetsgivare, läs varje verktygs sidor om integritet och datalagring innan du bestämmer dig.