أدوات العمل عن بُعد: ما يحتاجه الفريق الصغير فعلًا.

المهام الست باختصار

معظم الاحتكاك في العمل عن بُعد يأتي من وضع الأمر في المكان الخطأ: سؤال سريع يتحول إلى اجتماع، أو قرار يضيع في الدردشة. اجعل لكل مهمة مكانًا واحدًا.

الدردشة: الحديث لاحقًا

معظم العمل عن بُعد يجري في الدردشة، فاختر تطبيقًا واحدًا والتزم به. أنشئ القنوات حسب الموضوع أو المشروع لا حسب الشخص، ليسهل العثور على الإجابات لاحقًا.

1. 1.

   Slack

   معظم فرق البرمجيات والوكالات

   قنوات وسلاسل ومجموعة ضخمة من التكاملات. الخطة المجانية تحد من المدى الذي تستطيع الرجوع إليه، وهذا يبدأ في الإزعاج حين يعتمد الفريق عليها.

2. 2.

   Microsoft Teams

   الفرق التي تستخدم Microsoft 365 بالفعل

   الدردشة والاجتماعات والملفات في مكان واحد، وغالبًا مدفوعة بالفعل.

3. 3.

   Discord

   الفرق الصغيرة جدًا وغير الرسمية

   مجاني وقنواته الصوتية جيدة. صُمم للمجتمعات والألعاب، لذا أدوات الإدارة والبحث فيه أضعف للعمل.

4. 4.

   Google Chat

   الفرق التي تستخدم Google Workspace

   مضمّن في Workspace ومرتبط بـ Gmail والمستندات، لكنه أبسط من Slack.

الاجتماعات: الحديث في موعد محدد

الاجتماعات لما يحتاج الجميع في الوقت نفسه: التخطيط والمراجعات والمحادثات الصعبة. اجعلها قصيرة، وشارك جدول الأعمال مسبقًا، ودوّن ما تقرر.

1. 5.

   Google Meet

   الفرق التي لا تريد تثبيت أي شيء

   يعمل في المتصفح ومضمّن في Google Workspace.

2. 6.

   Zoom

   المكالمات الكبيرة والاتصال غير المستقر

   يعتمد عليه مع المجموعات الكبيرة والإنترنت البطيء، وتسجيله جيد. للاجتماعات المجانية حد زمني.

3. 7.

   Microsoft Teams

   الفرق التي تتحادث في Teams بالفعل

   يُبقي المكالمات بجوار المحادثة التي نشأت منها.

الحضور: الحديث فورًا

هذه هي المهمة التي تتركها معظم الفرق عن بُعد فارغة. في المكتب ترى من هو متاح وتطرح سؤالًا عابرًا. عن بُعد يتحول كل سؤال إلى رسالة أو مكالمة محجوزة، وتنتظر الأمور الصغيرة.

يسد المكتب الافتراضي هذه الفجوة: مكان مشترك ترى فيه من هنا، ومن في اجتماع، ومن يريد الهدوء، وتبدأ الحديث دون حجز أي شيء.

1. 8.

   مكتب افتراضي

   الفرق التي تريد أن تشعر بأنها معًا طوال اليوم

   طابق مشترك في المتصفح، مثل TinyFloor: تمشي إلى أحدهم لتتحدث، وتدخل غرفة للاجتماع، وترى بنظرة واحدة من هنا.

2. 9.

   قناة صوتية مفتوحة

   الفرق الصغيرة جدًا على Slack أو Discord

   هادل أو قناة صوتية تبقى مفتوحة ليدخلها من يشاء. بسيطة، لكنك لا ترى من هو مشغول أو مركّز.

3. 10.

   حالات واضحة

   كل الفرق، أيًا كان ما تستخدمه

   «في اجتماع» أو «مركّز» أو «أعود الساعة 2» توفّر كثيرًا من رسائل «هل أنت هنا؟».

المستندات: تدوين الأمور

كل ما يُسأل عنه مرتين مكانه مستند، لا الدردشة: كيف تعملون، وما الذي تقرر ولماذا، وكيف يُجهَّز الحاسوب. دليل فريق قصير يوفر على كل منضم جديد أسابيع.

1. 11.

   Notion

   الأدلة والويكي والتخطيط

   مستندات وويكي وقواعد بيانات بسيطة في مكان واحد.

2. 12.

   Google Docs

   كتابة مشتركة سريعة

   سريع في المشاركة والتحرير المشترك، والجميع يعرف استخدامه.

3. 13.

   Confluence

   الفرق التي تستخدم Jira بالفعل

   شائع في الفرق الأكبر التي تخطط عملها في Jira.

المهام: من يفعل ماذا

لوحة مشتركة واحدة تُحدَّث باستمرار تنهي معظم رسائل «إلى أين وصلنا؟». اختر لوحة تناسب مدى تقنية فريقك.

1. 14.

   Linear

   فرق البرمجيات

   سريع وواضح التوجه، مبني حول المهام والدورات والمشاريع.

2. 15.

   Trello

   أي شخص، في دقائق

   لوحات وبطاقات بسيطة لا تحتاج إلى شرح.

3. 16.

   Asana

   الفرق غير التقنية

   مشاريع وجداول زمنية وعرض لحجم العمل.

4. 17.

   GitHub Issues

   فرق الهندسة الصغيرة

   يكفي إن كان عملكم موجودًا على GitHub أصلًا.

المناطق الزمنية والتحديثات المكتوبة

الفرق الموزعة على عدة مناطق زمنية تحتاج إلى اجتماعات مباشرة أقل وتحديثات مكتوبة أفضل. اتفقوا على بضع ساعات مشتركة، وشاركوا التقويمات، واستبدلوا مكالمة الاجتماع اليومي بتحديث مكتوب حيثما أمكن. يشرح دليلنا للتواصل غير المتزامن كيف تفعل ذلك.

• مخطط المناطق الزمنية. جد أوقاتًا تناسب الجميع قبل أن تحجز. يُظهر مخطط الاجتماعات عبر المناطق الزمنية المجاني لدينا الساعات المشتركة بنظرة واحدة.
• اجتماع يومي مكتوب. الأمس واليوم وما يعيقك، في قناة واحدة. يمنحك قالب الاجتماع اليومي المجاني لدينا صيغة جاهزة للنسخ.
• تسجيلات شاشة قصيرة. تسجيل مدته دقيقتان، بأداة مثل Loom، يشرح غالبًا أكثر من رسالة طويلة.

ثلاث باقات للبدء

ابدأ صغيرًا. يمكنك دائمًا إضافة أداة لاحقًا؛ أما إزالة أداة فأصعب.

• الباقة المجانية. فريق من 2 أو 3 بلا ميزانية: خطة Slack المجانية أو Discord للدردشة، وGoogle Meet للمكالمات، وGoogle Docs للكتابة، وTrello للمهام، وخطة TinyFloor المجانية مكتبًا.
• باقة Google. الفرق على Google Workspace: ‏Google Chat وMeet والمستندات والتقويم، مع Linear أو Trello للمهام، ومكتب افتراضي للوقت بين الاجتماعات.
• باقة Microsoft. الفرق على Microsoft 365: ‏Teams للدردشة والاجتماعات، وSharePoint أو OneNote للمستندات، وPlanner للمهام، ومكتب افتراضي للحضور.

كيف تختار

• مكان واحد لكل مهمة. تطبيقان للدردشة يعنيان أن كل سؤال يُطرح مرتين. قرروا أين يذهب كل شيء، ودوّنوا ذلك.
• ابدأ بالخطط المجانية. لمعظم هذه الأدوات خطة مجانية. استخدمها شهرًا، ثم ادفع للأدوات التي يفتحها الفريق فعلًا كل يوم.
• أدوات أقل، واستخدام أفضل. كل أداة جديدة مكان آخر يجب تفقده. أضف أداة فقط حين لا يكون لمهمة مكان.
• تحقق من مكان بياناتك. إن كنت تعمل مع عملاء في أوروبا أو لدى جهة عمل صارمة، فاقرأ صفحات الخصوصية وموقع البيانات لكل أداة قبل أن تلتزم.