Tools voor thuiswerken: wat een klein team echt nodig heeft.

De zes taken in één oogopslag

De meeste wrijving bij remote werken komt van de verkeerde plek voor de taak: een snelle vraag die een vergadering wordt, of een besluit dat in de chat verdwijnt. Geef elke taak één thuis.

Chat: later praten

In de chat gebeurt het meeste remote werk, dus kies één app en blijf erbij. Maak kanalen per onderwerp of project in plaats van per persoon, zodat antwoorden later makkelijk te vinden zijn.

1. 1.

   Slack

   De meeste softwareteams en bureaus

   Kanalen, threads en een enorme keuze aan koppelingen. Het gratis abonnement beperkt hoe ver je terug kunt kijken, en dat gaat tellen zodra het team erop leunt.

2. 2.

   Microsoft Teams

   Teams die al Microsoft 365 hebben

   Chat, vergaderen en bestanden op één plek, en vaak al betaald.

3. 3.

   Discord

   Heel kleine, informele teams

   Gratis, met goede spraakkanalen. Het is gebouwd voor community's en gaming, dus beheer en zoeken zijn voor werk magerder.

4. 4.

   Google Chat

   Teams op Google Workspace

   Inbegrepen bij Workspace en gekoppeld aan Gmail en Docs, maar eenvoudiger dan Slack.

Vergaderen: op afspraak praten

Vergaderingen zijn voor wat iedereen tegelijk nodig heeft: planning, reviews, moeilijke gesprekken. Houd ze kort, deel vooraf een agenda en schrijf op wat er besloten is.

1. 5.

   Google Meet

   Teams die niets willen installeren

   Werkt in de browser en zit bij Google Workspace.

2. 6.

   Zoom

   Grote gesprekken en wankele verbindingen

   Betrouwbaar met grote groepen en traag internet, met goede opnames. Gratis vergaderingen hebben een tijdslimiet.

3. 7.

   Microsoft Teams

   Teams die al in Teams chatten

   Houdt gesprekken naast de chat waar ze uit voortkomen.

Aanwezigheid: meteen praten

Dit is de taak die de meeste remote teams leeg laten. Op kantoor zie je wie vrij is en stel je in het voorbijgaan een vraag. Remote wordt elke vraag een bericht of een geplande call, en kleine dingen blijven liggen.

Een virtueel kantoor vult dat gat: een gedeelde plek waar je ziet wie er is, wie in een vergadering zit en wie rust wil, en waar je zonder afspraak begint te praten.

1. 8.

   Een virtueel kantoor

   Teams die zich de hele dag samen willen voelen

   Een gedeelde verdieping in de browser, zoals TinyFloor: loop naar iemand toe om te praten, stap een ruimte in om te vergaderen en zie in één oogopslag wie er is.

2. 9.

   Een open spraakkanaal

   Heel kleine teams op Slack of Discord

   Een huddle of spraakkanaal dat openblijft zodat mensen kunnen binnenvallen. Simpel, maar je ziet niet wie bezig of geconcentreerd is.

3. 10.

   Duidelijke statussen

   Elk team, wat het ook gebruikt

   'In een vergadering', 'focus' of 'terug om 14.00' scheelt een hoop 'ben je er?'-berichten.

Documenten: dingen opschrijven

Alles waar twee keer naar gevraagd wordt, hoort in een document, niet in de chat: hoe jullie werken, wat er besloten is en waarom, hoe je een laptop inricht. Een kort teamhandboek scheelt elke nieuwe collega weken.

1. 11.

   Notion

   Handboeken, wiki's en planning

   Documenten, wiki's en eenvoudige databases op één plek.

2. 12.

   Google Docs

   Snel samen schrijven

   Snel te delen en samen te bewerken, en iedereen weet al hoe het werkt.

3. 13.

   Confluence

   Teams die al Jira gebruiken

   Gangbaar in grotere teams die hun werk in Jira plannen.

Taken: wie doet wat

Eén gedeeld bord dat actueel blijft, maakt een einde aan de meeste 'hoe staat het ervoor?'-berichten. Kies er een die past bij hoe technisch je team is.

1. 14.

   Linear

   Softwareteams

   Snel en uitgesproken, gebouwd rond issues, cycli en projecten.

2. 15.

   Trello

   Iedereen, binnen een paar minuten

   Eenvoudige borden en kaarten die geen uitleg nodig hebben.

3. 16.

   Asana

   Niet-technische teams

   Projecten, tijdlijnen en overzichten van werkdruk.

4. 17.

   GitHub Issues

   Kleine engineeringteams

   Genoeg als je werk al op GitHub staat.

Tijdzones en geschreven updates

Teams verspreid over tijdzones hebben minder live vergaderingen en betere geschreven updates nodig. Spreek een paar overlapuren af, deel agenda's en vervang waar het kan de dagelijkse stand-upcall door een geschreven check-in. Onze gids over asynchrone communicatie laat zien hoe.

• Een tijdzoneplanner. Vind tijden die voor iedereen werken voordat je iets plant. Onze gratis tijdzone-vergaderplanner toont de overlap in één oogopslag.
• Een geschreven stand-up. Gisteren, vandaag en wat je tegenhoudt, in één kanaal. Onze gratis dagelijkse stand-up-template geeft je een format om te kopiëren.
• Korte schermopnames. Een opname van twee minuten, met een tool als Loom, legt vaak meer uit dan een lang bericht.

Drie startpakketten

Begin klein. Een tool toevoegen kan altijd later; er een weghalen is lastiger.

• Het gratis pakket. Een team van 2 of 3 zonder budget: het gratis abonnement van Slack of Discord voor chat, Google Meet voor gesprekken, Google Docs om te schrijven, Trello voor taken en het gratis abonnement van TinyFloor als kantoor.
• Het Google-pakket. Teams op Google Workspace: Google Chat, Meet, Docs en Agenda, met Linear of Trello voor taken en een virtueel kantoor voor de tijd tussen vergaderingen.
• Het Microsoft-pakket. Teams op Microsoft 365: Teams voor chat en vergaderen, SharePoint of OneNote voor documenten, Planner voor taken en een virtueel kantoor voor aanwezigheid.

Hoe je kiest

• Eén thuis per taak. Twee chatapps betekent dat elke vraag twee keer gesteld wordt. Spreek af waar wat hoort, en schrijf het op.
• Begin met gratis abonnementen. De meeste van deze tools hebben er een. Gebruik het een maand en betaal dan voor de tools die het team echt elke dag opent.
• Minder tools, goed gebruikt. Elke nieuwe tool is een plek meer om te checken. Voeg er alleen een toe als een taak geen thuis heeft.
• Check waar je data staat. Werk je met klanten in Europa of voor een strenge werkgever, lees dan vooraf de privacy- en datalocatiepagina's van elke tool.