远程办公工具：小团队真正需要什么。
一个小型远程团队不需要二十个应用。它需要为六种用途各选一个好工具：稍后再聊、按时间开会、马上就聊、把事情写下来、跟进工作，以及跨时区协作。下面介绍每种用途需要什么、值得一看的工具，以及适合 3 到 15 人团队的三套入门组合。
作者：Jitto Joseph阅读约 5 分钟
六种用途一览
远程工作中的大多数摩擦，来自把事情放错了地方：一个小问题变成了一场会，或者一个决定被埋进了聊天记录。给每种用途一个固定的位置。
| 用途 | 用来做什么 | 值得一看的工具 |
|---|---|---|
| 聊天 | 可以等几分钟的问题和消息 | Slack、Microsoft Teams、Discord、Google Chat |
| 会议 | 带视频和屏幕共享的预约通话 | Google Meet、Zoom、Microsoft Teams |
| 在线状态 | 看到谁在，马上就聊 | 像 TinyFloor 这样的虚拟办公室，或一个常开的语音频道 |
| 文档 | 决定、操作说明和以后还会用到的东西 | Notion、Google Docs、Confluence |
| 任务 | 谁在做什么，什么时候完成 | Linear、Trello、Asana、GitHub Issues |
| 时区 | 找到所有人都合适的时间 | 共享日历和时区规划工具 |
聊天：稍后再聊
远程工作大多发生在聊天里，所以选定一个应用并坚持用下去。按主题或项目建频道，而不是按人，这样以后更容易找到答案。
- 1.
Slack
大多数软件团队和代理公司
频道、话题串和大量集成。免费方案限制能看到的历史记录，团队一旦依赖它，这一点就会变得重要。
- 2.
Microsoft Teams
已经在用 Microsoft 365 的团队
聊天、会议和文件都在一处，而且常常已经付过费了。
- 3.
Discord
非常小、氛围轻松的团队
免费，语音频道很好用。它是为社区和游戏设计的，用于工作时管理和搜索功能较弱。
- 4.
Google Chat
使用 Google Workspace 的团队
包含在 Workspace 里，和 Gmail、文档相连，但比 Slack 简单。
会议：按时间开会
会议用来处理需要所有人同时在场的事：规划、评审、艰难的对话。会议要短，提前发议程，并把决定写下来。
- 5.
Google Meet
什么都不想安装的团队
在浏览器里运行，包含在 Google Workspace 中。
- 6.
Zoom
大型通话和不稳定的网络
人多、网慢时也很稳定，录制效果好。免费会议有时长限制。
- 7.
Microsoft Teams
已经在 Teams 里聊天的团队
让通话和引出它的对话放在一起。
在线状态：马上就聊
这是大多数远程团队空着的一环。在办公室里，你能看到谁有空，路过时顺便问一句。远程时，每个问题都变成一条消息或一次预约通话，小事就被搁置了。
虚拟办公室填补了这个空缺：一个共享空间，你能看到谁在、谁在开会、谁想安静，不用预约就能开始聊。
- 8.
虚拟办公室
想整天都有在一起感觉的团队
浏览器里的共享楼层，比如 TinyFloor：走到某人身边就能说话，进房间就能开会，谁在一目了然。
- 9.
常开的语音频道
使用 Slack 或 Discord 的非常小的团队
一直开着、谁都能进来的 huddle 或语音频道。简单，但看不出谁在忙、谁在专注。
- 10.
清晰的状态
所有团队，不管用什么工具
“开会中”“专注中”“两点回来”能省掉很多“在吗？”。
文档：把事情写下来
凡是会被问两次的事，都应该写进文档，而不是留在聊天里：你们怎么工作，决定了什么、为什么，怎么配置电脑。一份简短的团队手册能为每位新人省下好几周。
- 11.
Notion
手册、知识库和规划
文档、知识库和简单的数据库都在一处。
- 12.
Google Docs
快速协作写作
分享和一起编辑都很快，而且人人都会用。
- 13.
Confluence
已经在用 Jira 的团队
在用 Jira 规划工作的大团队里很常见。
任务：谁在做什么
一块保持更新的共享看板，就能终结大多数“进展如何？”的消息。按团队的技术程度来选。
- 14.
Linear
软件团队
快速、风格鲜明，围绕问题、周期和项目设计。
- 15.
Trello
任何人，几分钟上手
简单的看板和卡片，不需要解释。
- 16.
Asana
非技术团队
项目、时间线和工作量视图。
- 17.
GitHub Issues
小型工程团队
如果工作本来就在 GitHub 上，用它就够了。
时区和书面更新
分布在多个时区的团队需要更少的实时会议和更好的书面更新。约定几个小时的重叠时间，共享日历，能用书面签到代替每日站会通话的地方就代替。 具体做法见我们的异步沟通指南。
三套入门组合
从小处开始。工具以后随时可以加，减掉一个反而更难。
- 免费组合. 没有预算的 2 到 3 人团队：聊天用 Slack 免费版或 Discord，通话用 Google Meet，写作用 Google Docs，任务用 Trello，办公室用 TinyFloor 免费版。
- Google 组合. 使用 Google Workspace 的团队：Google Chat、Meet、Docs 和日历，任务用 Linear 或 Trello，再加一个虚拟办公室填满会议之间的时间。
- Microsoft 组合. 使用 Microsoft 365 的团队：聊天和会议用 Teams，文档用 SharePoint 或 OneNote，任务用 Planner，在线状态用虚拟办公室。
怎么选
- 每种用途只有一个位置. 两个聊天应用意味着每个问题都会被问两次。决定什么放在哪里，并写下来。
- 从免费方案开始. 这些工具大多有免费方案。用一个月，然后只为团队真正每天打开的工具付费。
- 工具少而精. 每多一个工具，就多一个要查看的地方。只有某个用途没有位置时才加。
- 确认数据存放在哪里. 如果你和欧洲客户合作，或雇主要求严格，决定之前先读每个工具的隐私和数据存储位置页面。