Outils pour le télétravail : ce dont une petite équipe a vraiment besoin.
Une petite équipe à distance n'a pas besoin de vingt applications. Il lui faut un bon outil pour chacun de six rôles : parler plus tard, parler à heure fixe, parler tout de suite, mettre les choses par écrit, suivre le travail et travailler entre fuseaux horaires. Voici ce que demande chaque rôle, les outils qui valent le coup d'œil et trois combinaisons de départ pour une équipe de 3 à 15 personnes.
Par Jitto Joseph6 min de lecture
Les six rôles en un coup d'œil
La plupart des frictions du travail à distance viennent du mauvais endroit pour la bonne chose : une question rapide qui devient une réunion, ou une décision perdue dans le chat. Donnez à chaque rôle un seul endroit.
| Rôle | À quoi il sert | Outils qui valent le coup d'œil |
|---|---|---|
| Chat | Questions et nouvelles qui peuvent attendre quelques minutes | Slack, Microsoft Teams, Discord, Google Chat |
| Réunions | Appels planifiés avec vidéo et partage d'écran | Google Meet, Zoom, Microsoft Teams |
| Présence | Voir qui est là et parler tout de suite | Un bureau virtuel comme TinyFloor, ou un salon vocal ouvert |
| Documents | Décisions, tutoriels et tout ce qui resservira | Notion, Google Docs, Confluence |
| Tâches | Qui fait quoi, et pour quand | Linear, Trello, Asana, GitHub Issues |
| Fuseaux horaires | Trouver des horaires qui conviennent à tous | Agendas partagés et un planificateur de fuseaux |
Le chat : parler plus tard
C'est dans le chat que se passe l'essentiel du travail à distance, alors choisissez une application et tenez-vous-y. Créez des canaux par sujet ou par projet plutôt que par personne, pour retrouver facilement les réponses.
- 1.
Slack
La plupart des équipes logiciel et des agences
Canaux, fils et un très grand choix d'intégrations. L'offre gratuite limite l'historique visible, ce qui compte dès que l'équipe s'appuie dessus.
- 2.
Microsoft Teams
Les équipes déjà sur Microsoft 365
Chat, réunions et fichiers au même endroit, et souvent déjà payé.
- 3.
Discord
Très petites équipes, ambiance décontractée
Gratuit, avec de bons salons vocaux. Il est pensé pour les communautés et le jeu, donc l'administration et la recherche sont plus légères pour le travail.
- 4.
Google Chat
Les équipes sur Google Workspace
Inclus dans Workspace et relié à Gmail et Docs, mais plus simple que Slack.
Les réunions : parler à heure fixe
Les réunions servent à ce qui demande tout le monde en même temps : planification, revues, conversations difficiles. Faites-les courtes, partagez un ordre du jour avant et notez ce qui a été décidé.
- 5.
Google Meet
Les équipes qui ne veulent rien installer
Fonctionne dans le navigateur et est inclus dans Google Workspace.
- 6.
Zoom
Grands appels et connexions fragiles
Fiable avec beaucoup de monde et une connexion lente, avec un bon enregistrement. Les réunions gratuites ont une durée limitée.
- 7.
Microsoft Teams
Les équipes qui discutent déjà dans Teams
Garde les appels à côté de la conversation d'où ils viennent.
La présence : parler tout de suite
C'est le rôle que la plupart des équipes à distance laissent vide. Au bureau, on voit qui est libre et on pose une question en passant. À distance, chaque question devient un message ou un appel planifié, et les petites choses attendent.
Un bureau virtuel comble ce manque : un espace partagé où l'on voit qui est là, qui est en réunion et qui veut du calme, et où l'on commence à parler sans rien planifier.
- 8.
Un bureau virtuel
Les équipes qui veulent se sentir ensemble toute la journée
Un étage partagé dans le navigateur, comme TinyFloor : on s'approche de quelqu'un pour parler, on entre dans une salle pour une réunion et on voit d'un coup d'œil qui est là.
- 9.
Un salon vocal ouvert
Très petites équipes sur Slack ou Discord
Un huddle ou un salon vocal laissé ouvert pour que chacun passe. Simple, mais on ne voit pas qui est occupé ou concentré.
- 10.
Des statuts clairs
Toutes les équipes, quoi qu'elles utilisent
« En réunion », « concentré » ou « de retour à 14 h » évitent beaucoup de « tu es là ? ».
Les documents : mettre par écrit
Tout ce qu'on demandera deux fois va dans un document, pas dans le chat : comment vous travaillez, ce qui a été décidé et pourquoi, comment configurer un ordinateur. Un court manuel d'équipe fait gagner des semaines à chaque nouvel arrivant.
- 11.
Notion
Manuels, wikis et planification
Documents, wikis et bases de données simples au même endroit.
- 12.
Google Docs
Écrire vite à plusieurs
Rapide à partager et à modifier ensemble, et tout le monde sait déjà s'en servir.
- 13.
Confluence
Les équipes déjà sur Jira
Courant dans les grandes équipes qui planifient leur travail dans Jira.
Les tâches : qui fait quoi
Un seul tableau partagé, tenu à jour, met fin à la plupart des « on en est où ? ». Choisissez-en un adapté au profil plus ou moins technique de votre équipe.
- 14.
Linear
Équipes logiciel
Rapide et assumé, construit autour des tickets, des cycles et des projets.
- 15.
Trello
Tout le monde, en quelques minutes
Des tableaux et des cartes simples qui ne demandent aucune explication.
- 16.
Asana
Équipes non techniques
Projets, calendriers et vues de charge de travail.
- 17.
GitHub Issues
Petites équipes d'ingénierie
Suffisant si votre travail vit déjà sur GitHub.
Fuseaux horaires et nouvelles écrites
Les équipes réparties sur plusieurs fuseaux ont besoin de moins de réunions en direct et de meilleures nouvelles écrites. Mettez-vous d'accord sur quelques heures communes, partagez vos agendas et remplacez quand vous pouvez l'appel quotidien par un point écrit. Notre guide de la communication asynchrone montre comment.
- Un planificateur de fuseaux. Trouvez des horaires qui conviennent à tous avant de réserver. Notre planificateur de réunions entre fuseaux gratuit montre le chevauchement d'un coup d'œil.
- Un stand-up écrit. Hier, aujourd'hui et ce qui bloque, dans un seul canal. Notre modèle de daily stand-up gratuit vous donne un format à copier.
- De courts enregistrements d'écran. Un enregistrement de deux minutes, avec un outil comme Loom, explique souvent mieux qu'un long message.
Trois combinaisons pour démarrer
Commencez petit. On peut toujours ajouter un outil plus tard ; en retirer un est plus difficile.
- La combinaison gratuite. Une équipe de 2 ou 3 sans budget : l'offre gratuite de Slack ou Discord pour le chat, Google Meet pour les appels, Google Docs pour écrire, Trello pour les tâches et l'offre gratuite de TinyFloor comme bureau.
- La combinaison Google. Les équipes sur Google Workspace : Google Chat, Meet, Docs et Agenda, avec Linear ou Trello pour les tâches et un bureau virtuel pour le temps entre les réunions.
- La combinaison Microsoft. Les équipes sur Microsoft 365 : Teams pour le chat et les réunions, SharePoint ou OneNote pour les documents, Planner pour les tâches et un bureau virtuel pour la présence.
Comment choisir
- Un seul endroit par rôle. Deux applications de chat, c'est chaque question posée deux fois. Décidez où va chaque chose, et écrivez-le.
- Commencez par les offres gratuites. La plupart de ces outils en ont une. Utilisez-la un mois, puis payez pour les outils que l'équipe ouvre vraiment tous les jours.
- Moins d'outils, bien utilisés. Chaque nouvel outil est un endroit de plus à consulter. N'en ajoutez un que quand un rôle n'a pas de place.
- Vérifiez où sont vos données. Si vous travaillez avec des clients en Europe ou pour un employeur exigeant, lisez les pages de confidentialité et de localisation des données de chaque outil avant de vous engager.