Modèle de daily meeting.

À quoi sert un daily meeting

Le daily meeting, ou stand-up meeting, est une réunion courte, en général en début de journée, où chaque membre de l'équipe dit sur quoi il travaille et si quelque chose le bloque. Il vient des équipes logicielles agiles, où on l'appelle aussi daily scrum, mais il convient à toute petite équipe dont le travail dépend de celui des autres.

Ce n'est pas un reporting pour le manager. Le but est que l'équipe voie la journée ensemble : qui fait quoi, où deux sujets se croisent, et qui a besoin d'aide. Si un daily débloque quelqu'un, il a servi ; si c'est un tour de récitations que personne n'écoute, non.

Trois façons de le faire

1. 1.

   En visio

   Le classique

   Tout le monde se connecte en même temps et répond à tour de rôle aux trois mêmes questions. Idéal pour les équipes sur des fuseaux proches qui aiment se voir une fois par jour. Comptez environ une minute par personne.

2. 2.

   Par écrit

   Stand-up asynchrone

   Chacun poste ses réponses dans le chat de l'équipe avant une heure fixe, et lit celles des autres. Idéal pour les équipes réparties sur plusieurs fuseaux, ou déjà chargées en réunions. On perd la conversation, alors prenez l'habitude de répondre à tout blocage.

3. 3.

   En parcourant le tableau

   Le travail d'abord, les personnes ensuite

   Au lieu de faire le tour des personnes, parcourez le tableau des tâches, colonne par colonne, en partant du travail le plus près d'être terminé. Idéal pour les équipes au tableau chargé, où la question est ce qui bloque plutôt que ce que chacun a fait.

Les trois questions du daily

Les trois classiques : qu'as-tu fait hier, que vas-tu faire aujourd'hui, et est-ce que quelque chose te bloque ? Elles marchent, mais elles invitent à énumérer tout ce qu'on a touché. Si vos dailies s'éternisent, essayez une série plus précise :

• Classiques. Qu'as-tu fait hier ? Que vas-tu faire aujourd'hui ? Est-ce que quelque chose te bloque ? Connues de tous, et très bien pour une nouvelle équipe.
• Priorité. Quelle est ta priorité du jour ? Qu'est-ce qui pourrait l'empêcher ? De qui as-tu besoin ? Des réponses plus courtes, et la dernière question transforme les blocages en demandes.
• Avancement. Qu'est-ce qui a avancé ? Quelle est la suite ? Des risques ? Centrées sur le travail plutôt que sur la personne, elles vont bien avec le tableau.

Un ordre du jour de daily, minute par minute

Pour une équipe de six en visio, un daily prend environ huit minutes. Commencez à l'heure, même s'il manque quelqu'un : attendre apprend à tout le monde à arriver en retard. Faites ensuite le tour dans un ordre fixe, celui de l'écran ou l'ordre alphabétique, pour que personne ne se demande quand vient son tour.

Quand quelqu'un évoque un problème, ne le résolvez pas pendant le daily. Notez qui peut aider et convenez d'en parler juste après, avec seulement les personnes concernées. Cette seule habitude garde un daily sous les dix minutes. Terminez en demandant s'il y a quelque chose que tout le monde doit savoir, puis raccrochez.

Mener un stand-up asynchrone

Un stand-up asynchrone, ce sont les trois mêmes questions, avec des réponses écrites. Choisissez un canal et une heure, par exemple 10 h dans le fuseau de chacun, et demandez à tout le monde de poster ses réponses en un seul message, avec le modèle ci-dessus pour qu'elles se lisent d'un coup d'œil.

Deux choses le font fonctionner. D'abord, lisez les messages des autres : un stand-up asynchrone que personne ne lit, c'est un journal intime. Ensuite, répondez en fil à tout blocage, le jour même. Certaines équipes gardent en plus une courte visio par semaine, pour continuer à se voir.

Les erreurs fréquentes du daily

• Il tourne à la résolution de problèmes. Quelqu'un soulève un sujet et trois personnes se mettent à le régler. Notez-le, décidez qui en parle après, et passez à la suite.
• C'est un compte rendu au manager. Si tout le monde regarde le responsable en parlant, le daily s'adresse à la mauvaise personne. Parlez à l'équipe.
• Trop de monde. Au-delà d'une douzaine de personnes, plus personne n'écoute tout le monde. Faites plusieurs petits dailies, par projet ou par flux de travail.
• Commencer en retard. Attendre cinq minutes la dernière personne coûte cinq minutes à tous les autres, chaque jour. Commencez à l'heure.
• Dire « pas de blocage » tous les jours. Si personne n'est jamais bloqué, posez une question plus précise : « Qu'est-ce qui pourrait empêcher ta priorité du jour ? » trouve en général quelque chose.