Un bureau virtuel pour les équipes à distance.

Ce qu'est un bureau virtuel, et ce qu'il n'est pas

« Bureau virtuel » désigne deux choses différentes. La première est une adresse professionnelle : un service qui donne à une entreprise une adresse postale et parfois une ligne téléphonique, sans bureau. La seconde, celle dont parle cette page, est un bureau en ligne où une équipe à distance travaille ensemble pendant la journée.

Ce second type est un espace partagé qui reste ouvert pendant que les gens travaillent. Au lieu d'une grille de visages qui disparaît à la fin de la réunion, chacun a sa place dans le bureau, voit qui est là et commence une conversation comme dans un vrai bâtiment : en allant voir quelqu'un.

Ce que vous y faites

• Voir qui est là. Tout le monde apparaît dans le bureau, avec un statut. Vous savez qui est à son poste, qui est occupé et qui est en réunion avant de déranger.
• Parler sans planifier. Allez voir un collègue et commencez à parler. Une question de deux minutes reste une question de deux minutes, au lieu de devenir une invitation pour demain.
• Se réunir dans une salle. Les conversations de groupe ont lieu dans une salle de réunion dans laquelle vous entrez, avec vidéo et partage d'écran, et vous en sortez quand c'est fini.
• Avoir son propre bureau. Un bureau donne une place à chacun, pour que l'espace ressemble à une équipe plutôt qu'à un hall d'accueil.
• Discuter à côté. Les messages et canaux se trouvent à côté du plan, pour ce qui n'a pas besoin d'être dit de vive voix.

Un bureau virtuel à côté des outils que vous avez déjà

Un bureau virtuel ne remplace ni les appels vidéo ni la messagerie d'équipe. Il couvre la partie de la journée pour laquelle aucun des deux n'a été conçu.

Qui en utilise un

• Les petites équipes à distance. De quatre à quinze personnes qui ne partagent pas de locaux, ou une équipe hybride partagée entre le domicile et le bureau, qui regrettent de ne plus pouvoir se retourner pour poser une question.
• Les startups. Les jeunes équipes de startup qui décident vite et ne peuvent pas attendre le lendemain pour la prochaine réunion.
• Les agences et studios. Les collaborateurs d'agences et de studios qui passent d'un projet client à l'autre toute la journée et ont besoin de se trouver rapidement.
• Les équipes techniques et design. Travailler en binôme, passer en revue et montrer son travail à l'écran sans planifier d'appel. Plutôt pour l'ingénierie et les équipes de design.
• Les équipes qui accueillent quelqu'un. Une nouvelle recrue peut voir qui est là et poser une question, au lieu de deviner qui est disponible pour échanger par message. Voir l'intégration à distance.

Ce que ça coûte

Ce qu'une équipe de 8 paie par mois sur les bureaux virtuels connus, avec la formule la moins chère qui convient. Pour comparer toutes les options côte à côte, lisez notre comparatif des logiciels de bureau virtuel, ou calculez le tarif pour votre propre équipe avec le calculateur de coût.

Le mettre en place en une journée

1. 1.

   Créer le bureau

   Deux minutes

   Donnez-lui le nom de l'équipe. Rien à concevoir : l'étage, les postes et la salle de réunion sont prêts.

2. 2.

   Inviter tout le monde avec un seul lien

   Collez-le là où l'équipe discute déjà

   Chacun se connecte avec Google ou un e-mail et entre. Rien à installer, sur ordinateur ou téléphone.

3. 3.

   Chacun prend un poste

   Une place à soi

   Dès que chacun est assis quelque part, le bureau ressemble à une équipe et on se trouve facilement.

4. 4.

   Tenir le prochain point quotidien dans la salle de réunion

   La première habitude

   Déplacer une réunion quotidienne, comme le standup, dans le bureau, c'est ce qui fait revenir les gens le lendemain.

5. 5.

   Le laisser ouvert une semaine

   Puis décider

   Il fait ses preuves dans les petits moments : une question réglée en une minute, une conversation entendue qu'on rejoint.

Ce qui fait qu'une équipe continue de l'utiliser

• Le garder dans un onglet épinglé. Le bureau fonctionne quand il est là où vous êtes, et pas une chose de plus à ouvrir.
• Passer, caméra facultative. La voix seule suffit ; la vidéo est là quand elle aide. Personne ne doit se sentir observé.
• Ne jamais s'en servir pour surveiller. Un bureau virtuel sert à se retrouver, pas à pointer. Les équipes qui l'utilisent pour contrôler les gens arrêtent de l'utiliser.
• Y tenir aussi les réunions. Si le point quotidien et les questions rapides ont lieu dans le bureau, les gens y reviennent sans qu'on le leur demande.