Un ufficio virtuale per team da remoto.

Cos'è un ufficio virtuale, e cosa non è

"Ufficio virtuale" vuol dire due cose diverse. La prima è un indirizzo aziendale: un servizio che dà a un'azienda un recapito postale e a volte una linea telefonica, senza scrivania. La seconda, quella di cui parla questa pagina, è un ufficio online dove un team da remoto lavora insieme durante la giornata.

Questo secondo tipo è uno spazio condiviso che resta aperto mentre si lavora. Invece di una griglia di volti che sparisce a fine riunione, ognuno ha un posto nell'ufficio, vede chi altro c'è e inizia una conversazione come farebbe in un edificio: andando da qualcuno.

Cosa ci fai

• Vedere chi c'è. Tutti compaiono nell'ufficio, con uno stato, così sai chi è alla scrivania, chi è occupato e chi è in riunione prima di disturbare.
• Parlare senza fissare un appuntamento. Vai da un collega e inizia a parlare. Una domanda da due minuti resta di due minuti, invece di diventare un invito in calendario per domani.
• Riunirsi in una sala. Le conversazioni di gruppo avvengono in una sala riunioni in cui entri, con video e condivisione dello schermo, e ne esci quando hai finito.
• Avere una scrivania tua. Una scrivania dà a ognuno un posto, così l'ufficio sembra un team e non una hall.
• Chattare accanto. Messaggi e canali sono accanto al piano, per quello che non richiede di parlare.

Un ufficio virtuale accanto agli strumenti che hai già

Un ufficio virtuale non sostituisce le videochiamate né la chat del team. Copre la parte della giornata per cui nessuno dei due è stato pensato.

Chi lo usa

• Piccoli team da remoto. Da quattro a quindici persone che non condividono un edificio, o un team ibrido diviso tra casa e ufficio, che sentono la mancanza di potersi girare e chiedere.
• Startup. Team di startup in fase iniziale che decidono rapidamente e non possono aspettare un giorno per la riunione successiva.
• Agenzie e studi. Persone in agenzie e studi che passano da un progetto cliente all'altro tutto il giorno e hanno bisogno di trovarsi rapidamente.
• Team di sviluppo e design. Fare pairing, revisionare e mostrare il lavoro sullo schermo senza prenotare una chiamata. Soprattutto per i team di ingegneria e i team di design.
• Team che accolgono qualcuno. Un nuovo assunto può vedere chi c'è e chiedere, invece di indovinare chi è libero per un messaggio. Vedi l'onboarding da remoto.

Quanto costa

Quanto paga al mese un team di 8 sugli uffici virtuali più noti, con il piano più economico adatto. Per confrontare tutte le opzioni affiancate, leggi il nostro confronto tra software di ufficio virtuale, oppure calcola il prezzo per il tuo team con il calcolatore dei costi.

Avviarlo in un giorno

1. 1.

   Crea l'ufficio

   Due minuti

   Dagli il nome del team. Non c'è niente da progettare: piano, scrivanie e sala riunioni sono pronti.

2. 2.

   Invita tutti con un solo link

   Incollalo dove il team già parla

   I colleghi accedono con Google o email ed entrano. Niente da installare, su portatile o telefono.

3. 3.

   Ognuno sceglie una scrivania

   Un posto tutto suo

   Quando tutti si siedono da qualche parte, l'ufficio sembra un team ed è facile trovarsi.

4. 4.

   Fate il prossimo standup nella sala riunioni

   La prima abitudine

   Spostare una riunione quotidiana nell'ufficio, come lo standup, è ciò che fa tornare le persone il giorno dopo.

5. 5.

   Lascialo aperto per una settimana

   Poi decidi

   Si dimostra nei piccoli momenti: una domanda risolta in un minuto, una conversazione sentita e a cui ti sei unito.

Cosa fa sì che un team continui a usarlo

• Tienilo in una scheda fissata. L'ufficio funziona quando è dove sei tu, non un'altra cosa da aprire.
• Passa a trovare, videocamera facoltativa. Solo voce va benissimo; il video c'è quando serve. Nessuno deve sentirsi osservato.
• Mai usarlo per controllare le persone. Un ufficio virtuale è un posto per trovarsi, non un cartellino. I team che lo usano per controllare le persone smettono di usarlo.
• Fate lì anche le riunioni. Se lo standup e le domande veloci avvengono nell'ufficio, le persone ci tornano senza che glielo si chieda.