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Quando gli orari del tuo team si sovrappongono.
Aggiungi città e orario di lavoro di ogni persona. Il pianificatore mostra le ore in cui lavorano tutti insieme, nell’ora di ciascuno, e, quando nessuna ora va bene a tutti, quella che va bene a più persone. Usa i fusi orari di oggi, quindi l’ora legale è inclusa.
Aggiornato il
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Tutti lavorano dalle 10:00 alle 12:00, ora di São Paulo.
Nell’ora di ciascuno:
- São Paulo 10:00–12:00
- London 14:00–16:00
- Berlin 15:00–17:00
- New York 09:00–11:00
Quanta sovrapposizione serve a un team
Meno di quanto si pensi. Da due a quattro ore in comune al giorno bastano per una riunione quotidiana, per le domande più veloci da fare a voce che da scrivere e per una riunione quando serve. Tutto il resto può passare per iscritto, nell’orario di ciascuno.
Il problema è non avere nessuna ora in comune, o averla solo perché qualcuno lavora alle 7 o alle 22 ogni giorno. Se il pianificatore mostra un tratto in comune solo al limite della giornata di qualcuno, è quella persona a pagare per le riunioni del team.
Trovare un orario equo
- Riunirsi nelle ore in comune. Mettete la riunione quotidiana e quelle ricorrenti nel tratto che mostra il pianificatore, e lasciate il resto delle ore in comune libero per le domande veloci. Il tempo condiviso è la cosa più scarsa che ha un team distribuito.
- Far ruotare l’orario scomodo. Quando l’unico orario possibile è presto per alcuni e tardi per altri, alternatelo di settimana in settimana, così non sono sempre gli stessi a collegarsi la sera.
- Meno riunioni, e più brevi. Una riunione quotidiana di 15 minuti entra in quasi ogni sovrapposizione; una di un’ora di solito no. Chiedetevi se una riunione potrebbe essere un aggiornamento scritto prima di cercarle un orario.
- Mettere per iscritto l’esito. Chi non c’era deve potersi aggiornare in due minuti: poche righe su cosa si è deciso e chi fa cosa, pubblicate dove il team legge già.
- Mostrare il proprio orario. Metti il tuo orario di lavoro nel calendario e nello stato, così nessuno deve calcolare se è il momento giusto per chiederti qualcosa.
Quando non c’è sovrapposizione
- Riunioni quotidiane scritte. Ognuno pubblica cosa ha fatto, cosa viene dopo e cosa lo blocca all’inizio della sua giornata. Gli altri lo leggono all’inizio della loro.
- Due riunioni più piccole. Dividete il team per area geografica per le riunioni dal vivo, con una persona presente in entrambe, o le note condivise, per portare l’essenziale da una parte all’altra.
- Passaggio di consegne a fine giornata. Quando la sera di uno è la mattina di un altro, una breve nota a fine giornata fa andare avanti il lavoro mentre il primo dorme.
- Un’ora in comune a settimana. Anche un team senza sovrapposizione quotidiana può trovare un’ora a settimana in cui tutti fanno un piccolo sforzo, facendo ruotare chi ne fa di più.
L’ora legale sposta la sovrapposizione
Gli orologi cambiano in date diverse nei diversi paesi, quindi le ore in comune di un team possono spostarsi di un’ora per qualche settimana ogni primavera e autunno. Gli Stati Uniti cambiano la seconda domenica di marzo e la prima di novembre; l’Europa l’ultima domenica di marzo e di ottobre. Australia, Nuova Zelanda e Cile cambiano al contrario, nella loro primavera. India, Cina, Giappone, Brasile e Messico non cambiano.
Il pianificatore calcola il fuso di ogni città per oggi, quindi ricontrollalo intorno a quelle date se la sovrapposizione del tuo team è stretta.
Come fa il calcolo
Prende la giornata, a mezz’ore, nell’ora della prima persona, calcola che ora è per ciascuna delle altre con i dati dei fusi orari del tuo browser e conta chi è nel proprio orario di lavoro. Le mezz’ore contano per l’India, avanti di cinque ore e mezza rispetto all’UTC. Gli orari che superano la mezzanotte, come dalle 22 alle 6, funzionano anche loro, e tutto gira nel tuo browser.