Gratis tools
Wanneer de werktijden van je team overlappen.
Vul van iedereen de stad en werktijden in. De planner toont de uren waarop iedereen tegelijk werkt, in ieders eigen tijd, en als geen uur iedereen uitkomt, het uur dat de meeste mensen uitkomt. Hij rekent met de tijdsverschillen van vandaag, dus zomertijd telt mee.
Bijgewerkt op
- –
- –
- –
- –
Iedereen werkt van 10:00 tot 12:00, tijd in São Paulo.
In ieders eigen tijd:
- São Paulo 10:00–12:00
- London 14:00–16:00
- Berlin 15:00–17:00
- New York 09:00–11:00
Hoeveel overlap een team nodig heeft
Minder dan je denkt. Twee tot vier gedeelde uren per dag zijn genoeg voor een standup, voor de vragen die sneller gesteld dan getypt zijn en voor een meeting als die nodig is. De rest kan schriftelijk, in ieders eigen werktijd.
Wat pijn doet, is helemaal geen overlap, of overlap die alleen bestaat omdat iemand elke dag om 7 of 22 uur werkt. Als de planner gedeelde tijd alleen aan de rand van iemands dag laat zien, betaalt die persoon voor de meetings van het team.
Een eerlijk tijdstip vinden
- Vergader binnen de gedeelde uren. Zet de standup en terugkerende meetings in het stuk dat de planner laat zien, en houd de rest van de gedeelde uren vrij voor snelle vragen. Gedeelde tijd is het schaarste wat een verspreid team heeft.
- Rouleer het lastige tijdstip. Als het enige mogelijke tijdstip vroeg is voor de een en laat voor de ander, wissel dan per week af, zodat niet altijd dezelfde mensen 's avonds inloggen.
- Minder en kortere meetings. Een standup van 15 minuten past in bijna elke overlap; een meeting van een uur meestal niet. Vraag je af of een meeting ook een schriftelijke update kan zijn voordat je er een tijdstip voor zoekt.
- Schrijf de uitkomst op. Wie er niet bij kon zijn, moet in twee minuten bij zijn: een paar regels over wat er besloten is en wie wat doet, geplaatst waar het team al leest.
- Laat je werktijden zien. Zet je werktijden in je agenda en je status, zodat niemand hoeft uit te rekenen of het een goed moment is om je iets te vragen.
Als er geen overlap is
- Schriftelijke standups. Iedereen schrijft aan het begin van zijn dag wat hij deed, wat er komt en waar hij op vastloopt. De anderen lezen het aan het begin van die van hen.
- Twee kleinere meetings. Splits het team voor live meetings per regio, met één persoon bij allebei, of gedeelde notities, om het belangrijkste over te brengen.
- Overdracht aan het eind van de dag. Als de avond van de een de ochtend van de ander is, laat een korte notitie aan het eind van de dag het werk doorgaan terwijl de eerste slaapt.
- Eén gedeeld uur per week. Zelfs een team zonder dagelijkse overlap kan één uur per week vinden waarin iedereen een beetje rekt, en rouleren wie het meest rekt.
Zomertijd verschuift de overlap
De klok gaat op verschillende plekken op verschillende data om, dus de gedeelde uren van een team kunnen elk voorjaar en najaar een paar weken een uur verschuiven. De VS wisselen op de tweede zondag van maart en de eerste van november; Europa op de laatste zondag van maart en oktober. Australië, Nieuw-Zeeland en Chili wisselen andersom, in hun eigen voorjaar. India, China, Japan, Brazilië en Mexico wisselen niet.
De planner rekent met het tijdsverschil van elke stad voor vandaag, dus kijk rond die data nog eens als de overlap in je team krap is.
Hoe hij het uitrekent
Hij neemt de dag in halve uren in de tijd van de eerste persoon, rekent met de tijdzonegegevens van je browser uit hoe laat het voor ieder ander is, en telt wie binnen zijn werktijden valt. Halve uren zijn nodig voor India, dat vijfenhalf uur voorloopt op UTC. Werktijden over middernacht, zoals van 22 tot 6 uur, werken ook, en alles draait in je browser.