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Quando os horários da sua equipe se cruzam.
Adicione a cidade e o horário de trabalho de cada pessoa. O planejador mostra as horas em que todos estão trabalhando ao mesmo tempo, no horário de cada um, e, quando nenhuma hora serve para todos, a que serve para mais gente. Ele usa os fusos de hoje, então o horário de verão entra na conta.
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Todos estão trabalhando das 10:00 às 12:00, horário de São Paulo.
No horário de cada pessoa:
- São Paulo 10:00–12:00
- London 14:00–16:00
- Berlin 15:00–17:00
- New York 09:00–11:00
Quanto tempo em comum uma equipe precisa
Menos do que parece. Duas a quatro horas em comum por dia bastam para uma daily, para as perguntas que são mais rápidas de fazer do que de escrever e para uma reunião quando for preciso. O resto pode acontecer por escrito, no horário de cada um.
O que pesa é não ter nenhuma hora em comum, ou ter só porque alguém trabalha às 7h ou às 22h todo dia. Se o planejador mostra um trecho em comum só no limite do dia de alguém, é essa pessoa que está pagando pelas reuniões da equipe.
Como achar um horário justo
- Reúna-se dentro das horas em comum. Coloque a daily e as reuniões recorrentes no trecho que o planejador mostra, e deixe o resto das horas em comum livre para perguntas rápidas. Tempo em comum é o que uma equipe distribuída tem de mais escasso.
- Reveze o horário ruim. Quando o único horário possível é cedo para uns e tarde para outros, alterne semana a semana, para que não sejam sempre as mesmas pessoas entrando à noite.
- Menos reuniões, e mais curtas. Uma daily de 15 minutos cabe em quase qualquer sobreposição; uma reunião de uma hora, em geral, não. Pergunte se a reunião poderia ser uma atualização por escrito antes de procurar horário para ela.
- Anote o resultado. Quem não pôde ir deve conseguir se atualizar em dois minutos: algumas linhas com o que foi decidido e quem faz o quê, publicadas onde a equipe já lê.
- Mostre seu horário. Coloque seu horário de trabalho na agenda e no status, para ninguém precisar calcular se é uma boa hora para te perguntar algo.
Quando não há horário em comum
- Daily por escrito. Cada pessoa publica o que fez, o que vem a seguir e o que está travando no começo do seu dia. Os outros leem no começo do deles.
- Duas reuniões menores. Divida a equipe por região nas reuniões ao vivo, com uma pessoa nas duas, ou as notas compartilhadas, para levar o que importa de um lado ao outro.
- Passe o bastão no fim do dia. Quando a noite de uma pessoa é a manhã de outra, uma nota curta no fim do dia deixa o trabalho andar enquanto a primeira dorme.
- Uma hora em comum por semana. Mesmo uma equipe sem sobreposição diária consegue achar uma hora por semana em que todos se esticam um pouco, revezando quem se estica mais.
O horário de verão muda a sobreposição
Os relógios mudam em datas diferentes em cada lugar, então as horas em comum de uma equipe podem mudar uma hora por algumas semanas a cada primavera e outono. Os EUA mudam no segundo domingo de março e no primeiro de novembro; a Europa no último domingo de março e de outubro. Austrália, Nova Zelândia e Chile mudam ao contrário, na primavera deles. Índia, China, Japão, Brasil e México não mudam.
O planejador calcula o fuso de cada cidade para hoje, então confira de novo perto dessas datas se a sobreposição da sua equipe for apertada.
Como ele calcula
Ele pega o dia, em meias horas, no horário da primeira pessoa, calcula que horas são para cada uma das outras com os dados de fuso horário do seu navegador e conta quem está dentro do horário de trabalho. As meias horas importam para a Índia, que está cinco horas e meia à frente do UTC. Horários que passam da meia-noite, como das 22h às 6h, também funcionam, e tudo roda no seu navegador.