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Cuándo coinciden los horarios de tu equipo.
Añade la ciudad y el horario de trabajo de cada persona. El planificador muestra las horas en que todos trabajan a la vez, en la hora de cada uno, y, cuando ninguna hora conviene a todos, la que conviene a más gente. Usa las diferencias horarias de hoy, así que el horario de verano cuenta.
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Todos trabajan de 10:00 a 12:00, hora de São Paulo.
En la hora de cada persona:
- São Paulo 10:00–12:00
- London 14:00–16:00
- Berlin 15:00–17:00
- New York 09:00–11:00
Cuánto solapamiento necesita un equipo
Menos de lo que parece. De dos a cuatro horas en común al día bastan para una reunión diaria, para las preguntas que es más rápido hacer que escribir y para una reunión cuando haga falta. Todo lo demás puede ir por escrito, en el horario de cada uno.
Lo que duele es no tener ninguna hora en común, o tenerla solo porque alguien trabaja a las 7 o a las 22 todos los días. Si el planificador muestra un tramo en común solo en el borde del día de alguien, esa persona está pagando las reuniones del equipo.
Cómo encontrar una hora justa
- Reuníos dentro de las horas en común. Poned la reunión diaria y las recurrentes en el tramo que muestra el planificador, y dejad el resto de las horas en común libre para preguntas rápidas. El tiempo compartido es lo más escaso que tiene un equipo distribuido.
- Rotad la hora mala. Cuando la única hora posible es temprano para unos y tarde para otros, alternadla semana a semana, para que no sean siempre los mismos quienes se conectan de noche.
- Menos reuniones, y más cortas. Una reunión diaria de 15 minutos cabe en casi cualquier solapamiento; una de una hora, normalmente no. Preguntad si una reunión podría ser una actualización por escrito antes de buscarle hora.
- Dejad escrito el resultado. Quien no pudo ir debería ponerse al día en dos minutos: unas líneas con lo que se decidió y quién hace qué, publicadas donde el equipo ya lee.
- Muestra tu horario. Pon tu horario de trabajo en el calendario y en tu estado, para que nadie tenga que calcular si es buen momento para preguntarte algo.
Cuando no hay horas en común
- Reuniones diarias por escrito. Cada persona publica qué hizo, qué viene después y qué la bloquea al empezar su día. Los demás lo leen al empezar el suyo.
- Dos reuniones más pequeñas. Dividid el equipo por región para las reuniones en directo, con una persona en ambas, o las notas compartidas, para llevar lo importante de un lado a otro.
- Traspaso al final del día. Cuando la noche de una persona es la mañana de otra, una nota breve al final del día deja que el trabajo avance mientras la primera duerme.
- Una hora en común a la semana. Incluso un equipo sin solapamiento diario puede encontrar una hora a la semana en la que todos se estiren un poco, rotando quién se estira más.
El horario de verano mueve el solapamiento
Los relojes cambian en fechas distintas según el lugar, así que las horas en común de un equipo pueden moverse una hora durante unas semanas cada primavera y otoño. Estados Unidos cambia el segundo domingo de marzo y el primero de noviembre; Europa, el último domingo de marzo y de octubre. Australia, Nueva Zelanda y Chile cambian al revés, en su propia primavera. India, China, Japón, Brasil y México no cambian.
El planificador calcula la diferencia horaria de cada ciudad para hoy, así que vuelve a mirarlo cerca de esas fechas si el solapamiento de tu equipo es justo.
Cómo lo calcula
Toma el día, en medias horas, en la hora de la primera persona, calcula qué hora es para cada una de las demás con los datos de zonas horarias de tu navegador y cuenta quién está dentro de su horario. Las medias horas importan para la India, que va cinco horas y media por delante del UTC. Los horarios que pasan de medianoche, como de 22:00 a 6:00, también funcionan, y todo se calcula en tu navegador.