Una oficina virtual para equipos remotos.

Qué es una oficina virtual y qué no

«Oficina virtual» significa dos cosas distintas. Una es una dirección comercial: un servicio que da a una empresa una dirección postal y a veces una línea de teléfono, sin escritorio. La otra, la que trata esta página, es una oficina en línea donde un equipo remoto trabaja junto durante el día.

Ese segundo tipo es un espacio compartido que sigue abierto mientras la gente trabaja. En lugar de una cuadrícula de caras que desaparece al acabar la reunión, cada persona tiene un sitio en la oficina, ve quién más está y empieza una conversación como lo harías en un edificio: acercándote a alguien.

Qué haces en una

• Ver quién está. Todo el mundo aparece en la oficina con un estado, así sabes quién está en su mesa, quién está ocupado y quién está en una reunión antes de interrumpir.
• Hablar sin agendar. Acércate a un compañero y empieza a hablar. Una pregunta de dos minutos sigue siendo de dos minutos, en vez de convertirse en una invitación para mañana.
• Reunirse en una sala. Las conversaciones grupales ocurren en una sala de reuniones a la que entras, con vídeo y pantalla compartida, y de la que sales cuando termina.
• Tener tu propia mesa. Una mesa da a cada persona un sitio, para que la oficina parezca un equipo y no una recepción.
• Chatear al lado. Los mensajes y canales están al lado de la planta, para lo que no hace falta hablar.

Una oficina virtual junto a las herramientas que ya tienes

Una oficina virtual no sustituye las videollamadas ni el chat del equipo. Cubre la parte del día para la que ninguno de los dos se hizo.

Quién usa una

• Equipos remotos pequeños. De cuatro a quince personas que no comparten edificio, o un equipo híbrido dividido entre la casa y la oficina, que echan de menos poder girarse y preguntar.
• Startups. Equipos de startups en fase inicial que deciden las cosas rápido y no pueden esperar un día para la siguiente reunión.
• Agencias y estudios. Personas en agencias y estudios que cambian de proyecto de cliente todo el día y necesitan encontrarse rápido.
• Equipos de ingeniería y diseño. Trabajar en pareja, revisar y mostrar el trabajo en pantalla sin reservar una llamada. Pensado sobre todo para equipos de ingeniería y diseño.
• Equipos que incorporan a alguien. Una nueva incorporación puede ver quién está por aquí y preguntar, en vez de adivinar quién está libre para enviarle un mensaje. Ver incorporación remota.

Cuánto cuesta

Lo que paga al mes un equipo de 8 en oficinas virtuales conocidas, con el plan más barato que encaja. Para ver todas las opciones cara a cara, lee nuestra comparativa de software de oficina virtual o calcula el precio para tu propio equipo con la calculadora de costes.

Ponerla en marcha en un día

1. 1.

   Crea la oficina

   Dos minutos

   Ponle el nombre del equipo. No hay nada que diseñar: la planta, las mesas y la sala de reuniones están listas.

2. 2.

   Invita a todos con un enlace

   Pégalo donde el equipo ya habla

   Tus compañeros entran con Google o con su correo. Sin instalar nada, en portátil o móvil.

3. 3.

   Cada uno elige mesa

   Un sitio propio

   Cuando todos se sientan en algún lugar, la oficina parece un equipo y es fácil encontrarse.

4. 4.

   Haced la próxima daily en la sala de reuniones

   El primer hábito

   Llevar una reunión diaria a la oficina, como el standup, es lo que hace que la gente vuelva al día siguiente.

5. 5.

   Déjala abierta una semana

   Luego decide

   Se demuestra en los momentos pequeños: una pregunta resuelta en un minuto, una conversación que oíste y a la que te uniste.

Qué hace que un equipo la siga usando

• Tenla en una pestaña fijada. La oficina funciona cuando está donde tú estás, no cuando es una cosa más que abrir.
• Pasa a saludar, cámara opcional. Solo voz está bien; el vídeo está ahí cuando ayuda. Nadie debería sentirse vigilado.
• Nunca la uses para vigilar. Una oficina virtual es un lugar para encontrarse, no un control horario. Los equipos que la usan para vigilar a la gente dejan de usarla.
• Reuníos allí también. Si la daily y las preguntas rápidas pasan en la oficina, la gente vuelve sin que se lo pidan.