Виртуальный офис для удалённых команд.

Что такое виртуальный офис, а что нет

«Виртуальный офис» означает две разные вещи. Первая — это юридический адрес: услуга, которая даёт компании почтовый адрес, а иногда и телефонный номер, без рабочего места. Вторая, о которой эта страница, — это офис в интернете, где удалённая команда работает вместе в течение дня.

Второй вид — это общее пространство, которое открыто, пока люди работают. Вместо сетки лиц, которая исчезает вместе с концом встречи, у каждого есть место в офисе, каждый видит, кто ещё здесь, и начинает разговор как в здании: подходя к человеку.

Что в нём делают

• Видеть, кто на месте. Все видны в офисе со статусом, так что вы знаете, кто за своим столом, кто занят и кто на встрече, ещё до того, как отвлечёте.
• Говорить без созвона по расписанию. Подойдите к коллеге и начните разговор. Вопрос на две минуты остаётся вопросом на две минуты, а не превращается в приглашение в календаре на завтра.
• Встречаться в комнате. Групповые обсуждения проходят в комнате для встреч, куда вы заходите, с видео и демонстрацией экрана, и выходите, когда всё закончилось.
• Свой стол. Стол даёт каждому место, и офис выглядит как команда, а не как вестибюль.
• Чат рядом. Сообщения и каналы находятся рядом с планом для того, что не требует обсуждения голосом.

Виртуальный офис рядом с инструментами, которые у вас уже есть

Виртуальный офис не заменяет видеозвонки и чат команды. Он покрывает ту часть дня, для которой ни то, ни другое не создавалось.

Кто им пользуется

• Небольшие удалённые команды. От четырёх до пятнадцати человек, которые не работают в одном здании, или гибридная команда, разделённая между домом и офисом, которые скучают по возможности обернуться и спросить.
• Стартапы. Молодые команды стартапов, которые принимают решения быстро и не могут ждать целый день до следующей встречи.
• Агентства и студии. Сотрудники агентств и студий, которые весь день переключаются между клиентскими проектами и должны быстро находить друг друга.
• Команды разработки и дизайна. Парная работа, ревью и демонстрация результатов на экране без созвонов. В основном для команд разработки и дизайнеров.
• Команды, в которые пришёл новый человек. Новый сотрудник видит, кто на месте, и может спросить, вместо того чтобы гадать, кто свободен для сообщения. См. удалённый онбординг.

Сколько это стоит

Сколько команда из 8 человек платит в месяц в популярных виртуальных офисах на самом дешёвом подходящем тарифе. Чтобы сравнить все варианты, читайте наше сравнение программ для виртуального офиса или рассчитайте стоимость для своей команды с помощью калькулятора стоимости.

Запуск за один день

1. 1.

   Создайте офис

   Две минуты

   Назовите его как команду. Проектировать ничего не нужно: этаж, столы и переговорная уже готовы.

2. 2.

   Пригласите всех одной ссылкой

   Вставьте её туда, где команда уже общается

   Коллеги входят через Google или почту и заходят в офис. Ничего не нужно устанавливать, на ноутбуке или телефоне.

3. 3.

   Каждый занимает стол

   Своё место

   Когда все где-то сидят, офис выглядит как команда, и найти друг друга легко.

4. 4.

   Проведите следующий стендап в переговорной

   Первая привычка

   Перенос одной ежедневной встречи в офис, например стендапа, — вот что возвращает людей туда на следующий день.

5. 5.

   Оставьте его открытым на неделю

   Потом решайте

   Он доказывает свою пользу в мелочах: быстрый вопрос, решённый за минуту, разговор, который вы услышали и к которому присоединились.

Почему команда продолжает им пользоваться

• Держите его в закреплённой вкладке. Офис работает, когда он там же, где вы, а не ещё одна вещь, которую нужно открыть.
• Заглядывайте, камера по желанию. Только голос — это нормально; видео есть, когда оно помогает. Никто не должен чувствовать, что за ним наблюдают.
• Никогда не используйте его для слежки. Виртуальный офис — место, чтобы находить друг друга, а не табель учёта времени. Команды, которые используют его для контроля людей, перестают им пользоваться.
• Встречайтесь там же. Если стендап и быстрые вопросы проходят в офисе, люди возвращаются туда без напоминаний.