Een virtueel kantoor voor remote teams.

Wat een virtueel kantoor is, en wat niet

"Virtueel kantoor" betekent twee verschillende dingen. Het ene is een zakelijk adres: een dienst die een bedrijf een postadres en soms een telefoonnummer geeft, zonder bureau. Het andere, waar deze pagina over gaat, is een online kantoor waar een remote team overdag samenwerkt.

Die tweede soort is een gedeelde ruimte die open blijft terwijl mensen werken. In plaats van een raster met gezichten dat stopt als de vergadering stopt, heeft iedereen een plek in het kantoor, ziet wie er nog meer is en begint een gesprek zoals in een gebouw: door naar iemand toe te lopen.

Wat je erin doet

• Zien wie er is. Iedereen staat in het kantoor met een status, dus je weet wie aan zijn bureau zit, wie bezig is en wie in een vergadering zit voordat je stoort.
• Praten zonder afspraak. Loop naar een collega en begin te praten. Een vraag van twee minuten blijft twee minuten, in plaats van een agenda-uitnodiging voor morgen te worden.
• Afspreken in een ruimte. Groepsgesprekken vinden plaats in een vergaderruimte waar je binnenloopt, met video en schermdelen, en je loopt weer naar buiten als het klaar is.
• Een eigen bureau hebben. Een bureau geeft iedereen een plek, zodat het kantoor eruitziet als een team en niet als een lobby.
• Ernaast chatten. Berichten en kanalen staan naast de werkvloer, voor wat niet besproken hoeft te worden.

Een virtueel kantoor naast de tools die je al hebt

Een virtueel kantoor vervangt geen videogesprekken of teamchat. Het dekt het deel van de dag waarvoor geen van beide gemaakt is.

Wie er een gebruikt

• Kleine remote teams. Vier tot vijftien mensen die geen gebouw delen, of een hybride team verdeeld tussen thuis en kantoor, die missen dat ze zich even kunnen omdraaien om iets te vragen.
• Startups. Jonge startup-teams die snel beslissingen nemen en niet een dag kunnen wachten op de volgende vergadering.
• Bureaus en studio's. Mensen bij bureaus en studio's die de hele dag door wisselen tussen klantprojecten en elkaar snel moeten kunnen vinden.
• Engineering- en designteams. Samenwerken, werk beoordelen en op het scherm laten zien zonder er een gesprek voor te boeken. Vooral voor engineering- en designteams.
• Teams die iemand inwerken. Een nieuwe medewerker kan zien wie er is en iets vragen, in plaats van te moeten gokken wie er beschikbaar is voor een bericht. Zie onboarding op afstand.

Wat het kost

Wat een team van 8 per maand betaalt bij bekende virtuele kantoren, op het goedkoopste passende abonnement. Lees onze vergelijking van virtuele kantoorsoftware om alle opties naast elkaar te zien, of bereken de prijs voor je eigen team met de kostencalculator.

In één dag opgezet

1. 1.

   Maak het kantoor

   Twee minuten

   Noem het naar het team. Er valt niets te ontwerpen: de vloer, de bureaus en de vergaderruimte staan klaar.

2. 2.

   Nodig iedereen uit met één link

   Plak hem waar het team al praat

   Collega's loggen in met Google of e-mail en lopen binnen. Niets te installeren, op een laptop of telefoon.

3. 3.

   Iedereen kiest een bureau

   Een eigen plek

   Zodra iedereen ergens zit, voelt het kantoor als een team en vind je elkaar makkelijk.

4. 4.

   Houd de volgende standup in de vergaderruimte

   De eerste gewoonte

   Eén dagelijkse vergadering, zoals de standup, naar het kantoor verplaatsen is wat mensen de volgende dag terugbrengt.

5. 5.

   Laat het een week open

   Beslis dan

   Het bewijst zich in kleine momenten: een snelle vraag die in een minuut beantwoord is, een gesprek dat je opving en waar je bij kwam.

Waardoor een team het blijft gebruiken

• Houd het in een vastgezet tabblad. Het kantoor werkt als het is waar jij bent, en niet nog iets om te openen.
• Kom even langs, camera optioneel. Alleen spraak is prima; video is er als het helpt. Niemand moet zich bekeken voelen.
• Gebruik het nooit om mensen te controleren. Een virtueel kantoor is een plek om elkaar te vinden, geen prikklok. Teams die het gebruiken om mensen te controleren, stoppen ermee.
• Vergader daar ook. Als de standup en de snelle vragen in het kantoor gebeuren, komen mensen vanzelf terug.