Een checklist voor remote onboarding, van voor dag één tot dag 90.
Remote aan een nieuwe baan beginnen is eenzaam op een manier die een kantoor niet is: niemand naast je, geen idee wie er is, en elke vraag voelt als storen. Een goede checklist lost het meeste daarvan op. Dit doe je voor de eerste dag, op de eerste dag en in de eerste drie maanden, en dit is wie elke stap oppakt.
Door Jitto Joseph4 min lezen
Wie doet wat
Onboarding gaat mis als iedereen denkt dat een ander het doet. Wijs voor elk onderdeel een eigenaar aan.
| Wie | Doet |
|---|---|
| Manager | Het plan, doelen voor de eerste 90 dagen, wekelijkse één-op-ééns |
| Buddy | Alledaagse vragen, introducties, hoe dingen echt gaan |
| Operations of IT | Apparatuur, accounts, toegang en papierwerk |
| De nieuwe collega | Vragen stellen, opschrijven wat verwarrend was, een eerste kleine klus |
Voor de eerste dag
- 1.
Stuur de apparatuur
Laptop en alles wat nodig is, zo dat het een paar dagen eerder aankomt.
- 2.
Maak elk account aan
E-mail, chat, documenten, het takenbord en alles voor de rol, getest voordat diegene inlogt.
- 3.
Kies een buddy
Een teamlid dat niet de manager is, met tijd vrijgemaakt voor de eerste twee weken.
- 4.
Schrijf het plan voor week één
Wie diegene ontmoet, wat er te lezen is en een eerste kleine taak, gedeeld voor de start.
- 5.
Vertel het het team
Een korte introductie in het teamkanaal, zodat iedereen op dag één hallo zegt.
- 6.
Stuur een welkomstbericht
Begintijd, eerste vergadering en bij wie je terechtkunt als iets niet werkt.
Dag één
- 7.
Begin met een gesprek met de manager
Welkom, het plan voor de week en hoe 'goed' eruitziet in de eerste maand.
- 8.
Check of elke login werkt
Niets verpest een eerste dag zo als een middag wachten op toegang.
- 9.
Kennismaken met de buddy
Een eerste gesprek en de afspraak om de eerste week minstens één keer per dag te praten.
- 10.
Een welkom van het team
Een kort, informeel gesprek of samenzijn. Een luchtige ijsbrekervraag helpt iedereen iets te zeggen.
- 11.
Wijs het handboek aan
Hoe het team werkt, waar je wat vraagt en waar besluiten staan.
- 12.
Sluit de dag af met een check-in
Vijf minuten: hoe was het, en wat is nog onduidelijk?
De eerste week
- 13.
Kennismakingen één op één
Vijftien minuten met elke persoon met wie diegene het meest gaat werken.
- 14.
Meekijken met echt werk
Aanschuiven bij gesprekken, reviews en planning, met de buddy die uitlegt wat er gebeurt.
- 15.
Iets kleins afronden
Een eerste taak die deze week af kan. Vroeg iets afronden geeft vertrouwen.
- 16.
Werktijden afspreken
Wanneer diegene online is, de overlapuren van het team en hoe snel mensen meestal reageren.
- 17.
Eerste wekelijkse één-op-één
Wat goed gaat, wat verwarrend is en wat diegene nodig heeft.
De eerste 30, 60 en 90 dagen
- 18.
30 dagen: gesetteld
Kent de tools, de mensen en hoe het werk loopt. Pakt zelfstandig kleine stukken werk op.
- 19.
60 dagen: draagt bij
Pakt groter werk op met minder begeleiding en begint te zien wat beter kan.
- 20.
90 dagen: helemaal in het team
Werkt zelfstandig, helpt anderen en heeft een echt gesprek gehad over hoe de onboarding ging.
- 21.
Vraag wat beter kan
Vraag na 30 en 90 dagen wat verwarrend was of ontbrak, en werk de checklist bij voor de volgende.
Fouten bij remote onboarding
- Een week alleen lezen. Documenten zijn belangrijk, maar mensen leren sneller door echt werk te doen met iemand naast zich.
- Niemand om te vragen. Zonder buddy blijven nieuwe mensen urenlang met vragen zitten in plaats van te storen.
- Onzichtbare collega's. Als je niet ziet wie er is, weet je moeilijk wanneer vragen oké is. Maak aanwezigheid zichtbaar.
- Te veel vergaderingen tegelijk. Spreid de kennismakingen over de eerste twee weken in plaats van tien gesprekken op dag één.
- Onboarding stopt na week één. De eerste drie maanden bepalen of mensen blijven. Houd de één-op-ééns en check-ins vol.