En sjekkliste for ekstern onboarding, fra før første dag til dag 90.
Å starte i en ny jobb på avstand er ensomt på en måte et kontor ikke er: ingen ved siden av, ingen følelse av hvem som er der, og hvert spørsmål føles som å forstyrre. En god sjekkliste løser det meste. Her er hva du gjør før første dag, første dag og gjennom de tre første månedene, og hvem som skal eie hvert steg.
Av Jitto Joseph3 min lesing
Hvem gjør hva
Onboarding går galt når alle tror noen andre tar seg av det. Utpek en ansvarlig for hver del.
| Hvem | Eier |
|---|---|
| Leder | Planen, mål for de første 90 dagene, ukentlige en-til-en-samtaler |
| Buddy | Hverdagsspørsmål, introduksjoner, hvordan ting faktisk fungerer |
| Drift eller IT | Utstyr, kontoer, tilganger og papirarbeid |
| Den nye | Stille spørsmål, skrive ned det som var forvirrende, en første liten oppgave |
Før første dag
- 1.
Send utstyret
PC og alt annet som trengs, så det kommer frem noen dager før.
- 2.
Opprett alle kontoer
E-post, chat, dokumenter, oppgavetavlen og alt for rollen, testet før personen logger inn.
- 3.
Velg en buddy
En kollega som ikke er lederen, med tid satt av til de to første ukene.
- 4.
Skriv planen for første uke
Hvem personen møter, hva de skal lese og en første liten oppgave, delt før oppstart.
- 5.
Si fra til teamet
En kort presentasjon i teamkanalen, så alle sier hei første dag.
- 6.
Send en velkomstmelding
Starttid, første møte og hvem man kontakter hvis noe ikke fungerer.
Første dag
- 7.
Start med en samtale med lederen
Velkommen, ukens plan og hvordan «bra» ser ut den første måneden.
- 8.
Sjekk at hver pålogging fungerer
Ingenting ødelegger en første dag som en ettermiddag i venting på tilgang.
- 9.
Møt buddyen
En første prat og en avtale om å snakke minst én gang om dagen den første uken.
- 10.
En velkomst fra teamet
En kort, uformell samtale eller samling. Et lett isbryterspørsmål hjelper alle å si noe.
- 11.
Vis håndboken
Hvordan teamet jobber, hvor man spør om hva og hvor beslutningene ligger.
- 12.
Avslutt dagen med en innsjekk
Fem minutter: hvordan var det, og hva er fortsatt uklart?
Første uke
- 13.
Introduksjoner én og én
Femten minutter med hver av dem den nye skal jobbe mest med.
- 14.
Følg ekte arbeid
Sitt med på samtaler, gjennomganger og planlegging, mens buddyen forklarer hva som skjer.
- 15.
Gjør ferdig noe lite
En første oppgave som kan bli ferdig denne uken. Å bli ferdig med noe tidlig gir selvtillit.
- 16.
Bli enige om arbeidstider
Når personen er pålogget, teamets felles timer og hvor raskt folk pleier å svare.
- 17.
Første ukentlige en-til-en
Hva som går bra, hva som er forvirrende og hva personen trenger.
De første 30, 60 og 90 dagene
- 18.
30 dager: på plass
Kjenner verktøyene, menneskene og hvordan arbeidet flyter. Tar små oppgaver selv.
- 19.
60 dager: bidrar
Tar større oppgaver med mindre støtte og begynner å se hva som kan bli bedre.
- 20.
90 dager: helt med i teamet
Jobber selvstendig, hjelper andre og har hatt en skikkelig gjennomgang av hvordan onboardingen gikk.
- 21.
Spør hva som bør fikses
Spør etter 30 og 90 dager hva som var forvirrende eller manglet, og oppdater sjekklisten til neste person.
Feil ved ekstern onboarding
- En uke med lesing. Dokumenter betyr noe, men folk lærer raskere av ekte arbeid med noen ved siden av.
- Ingen å spørre. Uten buddy sitter nye i timevis med spørsmål heller enn å forstyrre.
- Usynlige kolleger. Når man ikke ser hvem som er der, er det vanskelig å vite når det er greit å spørre. Gjør tilstedeværelsen synlig.
- For mange møter på én gang. Spre introduksjonene over de to første ukene i stedet for ti samtaler første dag.
- Onboardingen stopper etter uke én. De tre første månedene avgjør om folk blir. Hold en-til-en-samtaler og innsjekker i gang.