قائمة تحقق لاستقبال الموظفين عن بُعد، من قبل اليوم الأول حتى اليوم 90.

من المسؤول عن ماذا

يتعثر الاستقبال حين يفترض الجميع أن غيرهم يتولاه. عيّن مسؤولًا لكل جزء.

قبل اليوم الأول

1. 1.

   أرسل الأجهزة

   الحاسوب وكل ما يلزم، لتصل قبل بضعة أيام.

2. 2.

   أنشئ كل الحسابات

   البريد والدردشة والمستندات ولوحة المهام وكل ما يخص الدور، مُختبرة قبل أول تسجيل دخول.

3. 3.

   اختر رفيقًا

   زميلًا ليس المدير، مع وقت مخصص لأول أسبوعين.

4. 4.

   اكتب خطة الأسبوع الأول

   من سيقابل، وماذا سيقرأ، وأول مهمة صغيرة، تُشارك قبل البدء.

5. 5.

   أخبر الفريق

   تعريف قصير في قناة الفريق، ليرحب به الجميع في اليوم الأول.

6. 6.

   أرسل رسالة ترحيب

   وقت البدء، وأول اجتماع، ومن يُتصل به إن لم يعمل شيء.

اليوم الأول

1. 7.

   ابدأ بمكالمة مع المدير

   ترحيب، وخطة الأسبوع، وكيف يبدو النجاح في الشهر الأول.

2. 8.

   تحقق من عمل كل تسجيل دخول

   لا شيء يفسد اليوم الأول مثل ظهيرة في انتظار الصلاحيات.

3. 9.

   قابل الرفيق

   حديث أول واتفاق على التحدث مرة يوميًا على الأقل في الأسبوع الأول.

4. 10.

   ترحيب الفريق

   مكالمة أو لقاء قصير غير رسمي. سؤال خفيف لكسر الجليد يساعد الجميع على قول شيء.

5. 11.

   عرّفه بالدليل

   كيف يعمل الفريق، وأين يُسأل عن ماذا، وأين توجد القرارات.

6. 12.

   اختم اليوم باطمئنان

   خمس دقائق: كيف كان اليوم، وما الذي ما زال غير واضح؟

الأسبوع الأول

1. 13.

   تعارف فردي

   خمس عشرة دقيقة مع كل شخص سيعمل معه أكثر من غيره.

2. 14.

   مرافقة العمل الحقيقي

   حضور المكالمات والمراجعات والتخطيط، بينما يشرح الرفيق ما يجري.

3. 15.

   إنجاز شيء صغير

   أول مهمة يمكن إنهاؤها هذا الأسبوع. إنهاء شيء مبكرًا يمنح الثقة.

4. 16.

   الاتفاق على ساعات العمل

   متى يكون متصلًا، والساعات المشتركة للفريق، وكم يستغرق الناس عادة للرد.

5. 17.

   أول لقاء فردي أسبوعي

   ما الذي يسير جيدًا، وما المربك، وما الذي يحتاجه.

أول 30 و60 و90 يومًا

1. 18.

   30 يومًا: استقر

   يعرف الأدوات والناس وكيف يسير العمل. يتولى مهام صغيرة بنفسه.

2. 19.

   60 يومًا: يساهم

   يتولى عملًا أكبر بتوجيه أقل ويبدأ برؤية ما يمكن تحسينه.

3. 20.

   90 يومًا: جزء كامل من الفريق

   يعمل باستقلالية، ويساعد غيره، وأجرى مراجعة حقيقية لكيفية سير استقباله.

4. 21.

   اسأل عما يجب إصلاحه

   في اليوم 30 واليوم 90 اسأل عما كان مربكًا أو ناقصًا، وحدّث القائمة للشخص التالي.

أخطاء في استقبال الموظفين عن بُعد

• أسبوع من القراءة. المستندات مهمة، لكن الناس يتعلمون أسرع بأداء عمل حقيقي مع شخص بجانبهم.
• لا أحد يُسأل. دون رفيق، يبقى الجدد ساعات مع أسئلتهم بدل أن يزعجوا أحدًا.
• زملاء غير مرئيين. حين لا ترى من هنا، يصعب أن تعرف متى يمكنك السؤال. اجعل الحضور مرئيًا.
• اجتماعات كثيرة دفعة واحدة. وزّع التعارف على أول أسبوعين بدل عشر مكالمات في اليوم الأول.
• الاستقبال ينتهي بعد الأسبوع الأول. الأشهر الثلاثة الأولى تحدد إن كان الناس سيبقون. واصل اللقاءات الفردية والاطمئنان.