En checklista för distansonboarding, från före första dagen till dag 90.
Att börja ett nytt jobb på distans är ensamt på ett sätt som ett kontor inte är: ingen bredvid, ingen känsla för vem som är där, och varje fråga känns som att störa. En bra checklista löser det mesta. Här är vad du gör före första dagen, på första dagen och under de tre första månaderna, och vem som ska äga varje steg.
Av Jitto Joseph3 min läsning
Vem gör vad
Onboarding går snett när alla tror att någon annan sköter det. Utse en ansvarig för varje del.
| Vem | Ansvarar för |
|---|---|
| Chef | Planen, mål för de första 90 dagarna, enskilda samtal varje vecka |
| Buddy | Vardagsfrågor, introduktioner, hur saker faktiskt fungerar |
| Drift eller IT | Utrustning, konton, behörigheter och pappersarbete |
| Den nya personen | Ställa frågor, skriva ner det som var förvirrande, en första liten uppgift |
Före första dagen
- 1.
Skicka utrustningen
Dator och allt annat som behövs, så att det kommer fram några dagar innan.
- 2.
Skapa alla konton
Mejl, chatt, dokument, uppgiftstavlan och allt för rollen, testat innan personen loggar in.
- 3.
Välj en buddy
En kollega som inte är chefen, med tid avsatt för de två första veckorna.
- 4.
Skriv planen för första veckan
Vem personen träffar, vad hen läser och en första liten uppgift, delad före start.
- 5.
Berätta för teamet
En kort presentation i teamkanalen, så att alla säger hej första dagen.
- 6.
Skicka ett välkomstmeddelande
Starttid, första mötet och vem man kontaktar om något inte fungerar.
Första dagen
- 7.
Börja med ett samtal med chefen
Välkommen, veckans plan och hur ”bra” ser ut första månaden.
- 8.
Kolla att varje inloggning fungerar
Inget förstör en första dag som en eftermiddag i väntan på behörigheter.
- 9.
Träffa buddyn
Ett första samtal och en överenskommelse om att prata minst en gång om dagen första veckan.
- 10.
Ett välkomnande från teamet
Ett kort, avslappnat samtal eller en samling. En lätt isbrytarfråga hjälper alla att säga något.
- 11.
Visa handboken
Hur teamet jobbar, var man frågar vad och var besluten finns.
- 12.
Avsluta dagen med en avstämning
Fem minuter: hur var det, och vad är fortfarande oklart?
Första veckan
- 13.
Presentationer en och en
Femton minuter med varje person som den nya kommer att jobba mest med.
- 14.
Följ riktigt arbete
Sitt med på samtal, granskningar och planering, med buddyn som förklarar vad som händer.
- 15.
Gör klart något litet
En första uppgift som blir klar den här veckan. Att tidigt slutföra något ger självförtroende.
- 16.
Kom överens om arbetstider
När personen är online, teamets gemensamma timmar och hur snabbt folk brukar svara.
- 17.
Första enskilda samtalet
Vad som går bra, vad som är förvirrande och vad personen behöver.
De första 30, 60 och 90 dagarna
- 18.
30 dagar: på plats
Kan verktygen, människorna och hur arbetet flyter. Tar egna små uppgifter.
- 19.
60 dagar: bidrar
Tar större arbete med mindre stöd och börjar se vad som kan bli bättre.
- 20.
90 dagar: helt i teamet
Jobbar självständigt, hjälper andra och har haft en ordentlig genomgång av hur onboardingen gick.
- 21.
Fråga vad som ska fixas
Fråga efter 30 och 90 dagar vad som var förvirrande eller saknades, och uppdatera checklistan till nästa person.
Misstag vid distansonboarding
- En vecka av läsande. Dokument spelar roll, men folk lär sig snabbare av riktigt arbete med någon bredvid.
- Ingen att fråga. Utan buddy sitter nya i timmar med frågor hellre än att störa.
- Osynliga kollegor. När man inte ser vem som är där är det svårt att veta när det är okej att fråga. Gör närvaron synlig.
- För många möten på en gång. Sprid ut presentationerna över de två första veckorna i stället för tio samtal första dagen.
- Onboardingen slutar efter vecka ett. De tre första månaderna avgör om folk stannar. Fortsätt med enskilda samtal och avstämningar.