Ett virtuellt kontor för distansteam.

Vad ett virtuellt kontor är, och vad det inte är

”Virtuellt kontor” betyder två olika saker. Den ena är en företagsadress: en tjänst som ger ett företag en postadress och ibland ett telefonnummer, utan skrivbord. Den andra, som den här sidan handlar om, är ett kontor på nätet där ett distansteam arbetar tillsammans under dagen.

Den andra sorten är ett gemensamt rum som är öppet medan folk jobbar. I stället för ett rutnät av ansikten som försvinner när mötet tar slut har alla en plats på kontoret, ser vilka andra som är där och börjar ett samtal som i en byggnad: genom att gå fram till någon.

Vad du gör där

• Se vem som är där. Alla syns på kontoret med en status, så du vet vem som sitter vid sitt skrivbord, vem som är upptagen och vem som är i ett möte innan du stör.
• Prata utan att boka. Gå fram till en kollega och börja prata. En fråga på två minuter förblir två minuter i stället för att bli en kalenderinbjudan till i morgon.
• Träffas i ett rum. Gruppsamtal sker i ett mötesrum som du går in i, med video och skärmdelning, och du går ut när det är klart.
• Ha ett eget skrivbord. Ett skrivbord ger alla en plats, så att kontoret ser ut som ett team och inte som en lobby.
• Chatta bredvid. Meddelanden och kanaler finns bredvid planen, för det som inte kräver samtal.

Ett virtuellt kontor bredvid verktygen du redan har

Ett virtuellt kontor ersätter inte videosamtal eller teamchatt. Det täcker den del av dagen som inget av dem är gjort för.

Vilka som använder ett

• Små distansteam. Fyra till femton personer som inte delar byggnad, eller ett hybridteam uppdelat mellan hemmet och kontoret, som saknar att kunna vända sig om och fråga.
• Startups. Tidiga startup-team som fattar snabba beslut och inte kan vänta en dag på nästa möte.
• Byråer och studior. Personer på byråer och studior som rör sig mellan kundprojekt hela dagen och behöver hitta varandra snabbt.
• Utvecklings- och designteam. Pararbete, granskning och att visa arbete på skärmen utan att boka ett möte för det. Mer för utveckling och designteam.
• Team som tar emot någon ny. En nyanställd kan se vem som är på plats och fråga, i stället för att gissa vem som är ledig att skicka meddelande till. Se onboarding på distans.

Vad det kostar

Vad ett team på 8 betalar per månad för populära virtuella kontor, på den billigaste planen som passar. För att se alla alternativ sida vid sida, läs vår jämförelse av programvara för virtuella kontor, eller räkna ut ditt eget teams pris med kostnadskalkylatorn.

Igång på en dag

1. 1.

   Skapa kontoret

   Två minuter

   Döp det efter teamet. Det finns inget att designa: golvet, skrivborden och mötesrummet är klara.

2. 2.

   Bjud in alla med en länk

   Klistra in den där teamet redan pratar

   Kollegorna loggar in med Google eller e-post och går in. Ingen installation, på dator eller mobil.

3. 3.

   Alla tar ett skrivbord

   En egen plats

   När alla sitter någonstans känns kontoret som ett team och det är lätt att hitta varandra.

4. 4.

   Håll nästa standup i mötesrummet

   Den första vanan

   Att flytta ett dagligt möte, som en standup, till kontoret är det som får folk att komma tillbaka nästa dag.

5. 5.

   Låt det vara öppet i en vecka

   Bestäm sedan

   Det visar sitt värde i små stunder: en snabb fråga besvarad på en minut, ett samtal du hörde och gick med i.

Vad som får ett team att fortsätta använda det

• Ha det i en fäst flik. Kontoret fungerar när det finns där du är, inte som en sak till att öppna.
• Titta in, kamera valfri. Bara röst går bra; video finns när det hjälper. Ingen ska känna sig övervakad.
• Använd det aldrig för att övervaka folk. Ett virtuellt kontor är en plats för att hitta varandra, inte en stämpelklocka. Team som använder det för att kontrollera folk slutar använda det.
• Ha möten där också. Om standupen och de snabba frågorna sker på kontoret kommer folk tillbaka utan att bli ombedda.