مكتب افتراضي للفرق عن بُعد.

ما المكتب الافتراضي، وما ليس هو

"المكتب الافتراضي" يعني شيئين مختلفين. الأول عنوان تجاري: خدمة تمنح الشركة عنوانًا بريديًا وأحيانًا خط هاتف، دون مكتب فعلي. والثاني، وهو موضوع هذه الصفحة، مكتب على الإنترنت يعمل فيه فريق عن بُعد معًا خلال اليوم.

النوع الثاني مساحة مشتركة تبقى مفتوحة ما دام الناس يعملون. بدل شبكة من الوجوه تختفي عند انتهاء الاجتماع، لكل شخص مكان في المكتب، ويرى من الموجود غيره، ويبدأ الحديث كما في أي مبنى: بالذهاب إلى الشخص.

ماذا تفعل فيه

• ترى من موجود. يظهر الجميع في المكتب مع حالتهم، فتعرف من على مكتبه ومن مشغول ومن في اجتماع قبل أن تقاطع أحدًا.
• تتحدث دون موعد. امشِ إلى زميلك وابدأ الحديث. يبقى سؤال الدقيقتين سؤال دقيقتين، بدل أن يتحول إلى دعوة في التقويم للغد.
• تجتمع في غرفة. تحدث المحادثات الجماعية في غرفة اجتماعات تدخل إليها، مع مشاركة الفيديو والشاشة، وتغادرها عند الانتهاء.
• لك مكتبك الخاص. المكتب يمنح كل شخص مكانًا، فيبدو المكان فريقًا لا ردهة استقبال.
• دردشة بجانبه. توجد الرسائل والقنوات بجانب الطابق، للأمور التي لا تحتاج إلى حديث.

مكتب افتراضي بجانب الأدوات التي لديك

المكتب الافتراضي لا يحل محل مكالمات الفيديو ولا دردشة الفريق. إنه يغطي الجزء من اليوم الذي لم يُصمَّم له أي منهما.

من يستخدمه

• الفرق الصغيرة عن بُعد. من أربعة إلى خمسة عشر شخصًا لا يجمعهم مبنى واحد، أو فريق هجين ينقسم بين المنزل والمكتب، يفتقدون أن يلتفتوا ويسألوا.
• الشركات الناشئة. فرق الشركات الناشئة في مراحلها الأولى التي تتخذ القرارات بسرعة ولا يمكنها الانتظار يومًا للاجتماع التالي.
• الوكالات والاستوديوهات. العاملون في الوكالات والاستوديوهات الذين يتنقلون بين مشاريع العملاء طوال اليوم ويحتاجون إلى العثور على بعضهم بسرعة.
• فرق الهندسة والتصميم. العمل الثنائي، ومراجعة العمل وعرضه على الشاشة دون حجز مكالمة لذلك. وهي مخصصة أكثر لفرق الهندسة والتصميم.
• الفرق التي تستقبل شخصًا جديدًا. يمكن للموظف الجديد رؤية من هو موجود وسؤاله، بدلًا من التخمين لمعرفة من هو متاح لمراسلته. انظر التهيئة عن بعد.

كم يكلف

ما يدفعه فريق من 8 أشخاص شهريًا في المكاتب الافتراضية المعروفة، على أرخص خطة مناسبة. لمقارنة كافة الخيارات جنبًا إلى جنب، اقرأ مقارنة برامج المكاتب الافتراضية، أو احسب تكلفة فريقك باستخدام حاسبة التكلفة.

إعداده في يوم واحد

1. 1.

   أنشئ المكتب

   دقيقتان

   سمِّه باسم الفريق. لا شيء لتصممه: الطابق والمكاتب وغرفة الاجتماعات جاهزة.

2. 2.

   ادعُ الجميع برابط واحد

   الصقه حيث يتحدث الفريق أصلًا

   يسجّل الزملاء الدخول بحساب Google أو بالبريد الإلكتروني ويدخلون. لا تثبيت، على الحاسوب أو الهاتف.

3. 3.

   كل شخص يختار مكتبًا

   مكان خاص به

   حين يجلس الجميع في مكان ما، يبدو المكتب فريقًا ويسهل إيجاد بعضكم.

4. 4.

   اعقدوا الاجتماع اليومي التالي في غرفة الاجتماعات

   العادة الأولى

   نقل اجتماع يومي واحد، مثل الاجتماع السريع، إلى المكتب هو ما يعيد الناس إليه في اليوم التالي.

5. 5.

   اتركه مفتوحًا أسبوعًا

   ثم قرّر

   يثبت قيمته في اللحظات الصغيرة: سؤال سريع أُجيب في دقيقة، حديث سمعته فانضممت إليه.

ما الذي يجعل الفريق يستمر في استخدامه

• أبقِه في تبويب مثبّت. ينجح المكتب حين يكون حيث أنت، لا شيئًا إضافيًا عليك فتحه.
• مرّ عليه، والكاميرا اختيارية. الصوت وحده كافٍ؛ والفيديو موجود حين يفيد. لا ينبغي أن يشعر أحد بأنه مراقَب.
• لا تستخدمه أبدًا لمراقبة الناس. المكتب الافتراضي مكان ليجد الناس بعضهم، لا جهاز حضور وانصراف. الفرق التي تستخدمه لمراقبة الناس تتوقف عن استخدامه.
• اجتمعوا فيه أيضًا. إذا كان الاجتماع اليومي والأسئلة السريعة تجري في المكتب، يعود الناس إليه دون أن يُطلب منهم.