Et virtuelt kontor for team som jobber eksternt.

Hva et virtuelt kontor er, og hva det ikke er

«Virtuelt kontor» betyr to forskjellige ting. Den ene er en forretningsadresse: en tjeneste som gir et selskap en postadresse og noen ganger et telefonnummer, uten pult. Den andre, som denne siden handler om, er et kontor på nett der et team som jobber eksternt, jobber sammen i løpet av dagen.

Den andre sorten er et felles rom som er åpent mens folk jobber. I stedet for et rutenett av ansikter som forsvinner når møtet er over, har alle en plass på kontoret, ser hvem andre som er der, og starter en samtale som i en bygning: ved å gå bort til noen.

Hva du gjør der

• Se hvem som er der. Alle vises på kontoret med en status, så du vet hvem som sitter ved pulten sin, hvem som er opptatt og hvem som er i et møte før du forstyrrer.
• Prat uten å avtale tid. Gå bort til en kollega og begynn å prate. Et spørsmål på to minutter forblir to minutter i stedet for å bli en kalenderinvitasjon til i morgen.
• Møtes i et rom. Gruppesamtaler skjer i et møterom du går inn i, med video og skjermdeling, og du går ut igjen når dere er ferdige.
• Ha din egen pult. En pult gir alle en plass, så kontoret ser ut som et team og ikke som en resepsjon.
• Chat ved siden av. Meldinger og kanaler ligger ved siden av kontorplanen, for det som ikke krever prating.

Et virtuelt kontor ved siden av verktøyene du allerede har

Et virtuelt kontor erstatter ikke videosamtaler eller teamchat. Det dekker den delen av dagen ingen av dem er laget for.

Hvem som bruker et

• Små team som jobber eksternt. Fire til femten personer som ikke deler bygning, eller et hybridteam fordelt mellom hjemmekontor og kontor, som savner å kunne snu seg og spørre.
• Oppstartsselskaper. Tidlige oppstartsteam som bestemmer ting raskt og ikke kan vente en dag på neste møte.
• Byråer og studioer. Folk i byråer og studioer som veksler mellom kundeprosjekter hele dagen og må finne hverandre raskt.
• Utviklings- og designteam. Pararbeid, gjennomgang og det å vise frem arbeid på skjerm uten å booke et møte. Særlig for utviklerteam og designteam.
• Team som tar imot en ny. En nyansatt kan se hvem som er til stede og spørre, i stedet for å gjette hvem som er ledig for en melding. Se onboarding av fjernarbeidere.

Hva det koster

Hva et team på 8 betaler i måneden for populære virtuelle kontorer, på den billigste planen som passer. For å se alle alternativene side om side, les vår sammenligning av virtuell kontorprogramvare, eller beregn prisen for ditt eget team med kostnadskalkulatoren.

Satt opp på én dag

1. 1.

   Lag kontoret

   To minutter

   Gi det navnet til teamet. Det er ingenting å designe: gulvet, pultene og møterommet er klare.

2. 2.

   Inviter alle med én lenke

   Lim den inn der teamet allerede prater

   Kollegaene logger inn med Google eller e-post og går inn. Ingen installasjon, på datamaskin eller telefon.

3. 3.

   Alle tar en pult

   En egen plass

   Når alle sitter et sted, føles kontoret som et team, og det er lett å finne hverandre.

4. 4.

   Hold neste standup i møterommet

   Den første vanen

   Å flytte ett daglig møte, som standupen, inn på kontoret er det som får folk til å komme tilbake neste dag.

5. 5.

   La det stå åpent i en uke

   Bestem deg så

   Det viser verdien sin i små øyeblikk: et raskt spørsmål besvart på et minutt, en samtale du hørte og ble med i.

Hva som får et team til å fortsette å bruke det

• Ha det i en festet fane. Kontoret fungerer når det er der du er, og ikke enda en ting å åpne.
• Stikk innom, kamera valgfritt. Bare lyd er greit; video er der når det hjelper. Ingen skal føle seg overvåket.
• Bruk det aldri til å overvåke folk. Et virtuelt kontor er et sted for å finne hverandre, ikke en stemplingsklokke. Team som bruker det til å kontrollere folk, slutter å bruke det.
• Ha møter der også. Hvis standupen og de raske spørsmålene skjer på kontoret, kommer folk tilbake uten å bli bedt om det.