Virtuaalitoimisto etätiimeille.

Mikä virtuaalitoimisto on, ja mikä se ei ole

”Virtuaalitoimisto” tarkoittaa kahta eri asiaa. Ensimmäinen on yritysosoite: palvelu, joka antaa yritykselle postiosoitteen ja joskus puhelinnumeron ilman työpöytää. Toinen, josta tämä sivu kertoo, on verkossa toimiva toimisto, jossa etätiimi työskentelee yhdessä päivän aikana.

Tämä toinen on yhteinen tila, joka pysyy auki niin kauan kuin tehdään töitä. Kokouksen päättyessä katoavan kasvoruudukon sijaan jokaisella on paikka toimistossa, jokainen näkee, kuka muu on paikalla, ja keskustelu alkaa kuten rakennuksessa: menemällä jonkun luo.

Mitä siellä tehdään

• Näe, kuka on paikalla. Kaikki näkyvät toimistossa tilan kanssa, joten tiedät, kuka istuu pöytänsä ääressä, kuka on kiireinen ja kuka on kokouksessa, ennen kuin keskeytät.
• Juttele sopimatta aikaa. Kävele kollegan luo ja ala jutella. Kahden minuutin kysymys pysyy kahden minuutin kysymyksenä eikä muutu huomisen kalenterikutsuksi.
• Kokoonnu huoneessa. Ryhmäkeskustelut käydään kokoushuoneessa, johon kävelet sisään videon ja näytönjaon kera, ja josta kävelet ulos, kun se on ohi.
• Oma työpöytä. Työpöytä antaa jokaiselle paikan, joten toimisto näyttää tiimiltä eikä aulalta.
• Chattaa vieressä. Viestit ja kanavat ovat kerroksen vieressä asioille, joista ei tarvitse puhua.

Virtuaalitoimisto jo käyttämiesi työkalujen rinnalla

Virtuaalitoimisto ei korvaa videopuheluita eikä tiimichattia. Se kattaa sen osan päivästä, jota kumpaakaan ei ole tehty varten.

Kuka sitä käyttää

• Pienet etätiimit. Neljästä viiteentoista henkeä, jotka eivät jaa rakennusta, tai kodin ja toimiston välillä jakautunut hybriditiimi, jotka kaipaavat sitä, että voi kääntyä ja kysyä.
• Startupit. Alkuvaiheen startup-tiimit, jotka tekevät päätökset nopeasti eivätkä voi odottaa päivää seuraavaan kokoukseen.
• Toimistot ja studiot. Toimistojen ja studioiden työntekijät, jotka siirtyvät asiakasprojektien välillä pitkin päivää ja joiden täytyy löytää toisensa nopeasti.
• Kehitys- ja suunnittelutiimit. Parityöskentely, katselmointi ja työn näyttäminen näytöltä ilman puhelun varaamista. Sopii erityisesti kehitys- ja suunnittelutiimeille.
• Tiimit, joihin tulee uusi jäsen. Uusi työntekijä näkee, kuka on paikalla ja voi kysyä, sen sijaan että arvailee, kuka on vapaa viestittelyyn. Katso etäperehdytys.

Mitä se maksaa

Mitä 8 hengen tiimi maksaa kuukaudessa suosituista virtuaalitoimistoista halvimmalla sopivalla tilauksella. Jos haluat nähdä kaikki vaihtoehdot rinnakkain, lue virtuaalitoimistojen ohjelmistovertailumme tai laske oman tiimisi hinta hintalaskurilla.

Käyttöön päivässä

1. 1.

   Luo toimisto

   Kaksi minuuttia

   Nimeä se tiimin mukaan. Suunniteltavaa ei ole: kerros, työpöydät ja neuvotteluhuone ovat valmiina.

2. 2.

   Kutsu kaikki yhdellä linkillä

   Liitä se sinne, missä tiimi jo juttelee

   Kollegat kirjautuvat Googlella tai sähköpostilla ja tulevat sisään. Ei asennuksia, tietokoneella tai puhelimella.

3. 3.

   Jokainen valitsee työpöydän

   Oma paikka

   Kun kaikki istuvat jossain, toimisto tuntuu tiimiltä ja toiset on helppo löytää.

4. 4.

   Pidä seuraava standup neuvotteluhuoneessa

   Ensimmäinen tapa

   Yhden päivittäisen kokouksen, kuten standupin, siirtäminen toimistoon saa ihmiset palaamaan seuraavana päivänä.

5. 5.

   Pidä se auki viikon

   Päätä sitten

   Se osoittaa arvonsa pienissä hetkissä: nopea kysymys vastattuna minuutissa, keskustelu, jonka kuulit ja johon liityit.

Mikä saa tiimin jatkamaan käyttöä

• Pidä se kiinnitetyssä välilehdessä. Toimisto toimii, kun se on siellä missä sinäkin, eikä se ole taas yksi avattava asia.
• Poikkea, kamera vapaaehtoinen. Pelkkä ääni riittää; video on käytössä, kun siitä on apua. Kenenkään ei pidä tuntea olevansa tarkkailtavana.
• Älä koskaan käytä sitä ihmisten valvomiseen. Virtuaalitoimisto on paikka löytää toisensa, ei kellokortti. Tiimit, jotka käyttävät sitä ihmisten tarkkailuun, lopettavat sen käytön.
• Pidä kokoukset myös siellä. Jos standup ja nopeat kysymykset hoidetaan toimistossa, ihmiset palaavat sinne pyytämättä.