Une checklist d'onboarding à distance, d'avant le premier jour au 90e jour.
Commencer un nouveau poste à distance est solitaire d'une façon que le bureau n'est pas : personne à côté, aucune idée de qui est là, et chaque question semble déranger. Une bonne checklist règle l'essentiel. Voici ce qu'il faut faire avant le premier jour, le premier jour et pendant les trois premiers mois, et qui doit s'en charger.
Par Jitto Joseph4 min de lecture
Qui s'occupe de quoi
L'onboarding déraille quand chacun croit que quelqu'un d'autre s'en occupe. Nommez un responsable pour chaque partie.
| Qui | S'occupe de |
|---|---|
| Manager | Le plan, les objectifs des 90 premiers jours, les entretiens individuels chaque semaine |
| Parrain | Les questions du quotidien, les présentations, comment les choses marchent vraiment |
| Opérations ou IT | Matériel, comptes, accès et démarches administratives |
| Le nouvel arrivant | Poser ses questions, noter ce qui l'a perdu, une première petite tâche |
Avant le premier jour
- 1.
Envoyez le matériel
Ordinateur et tout le nécessaire, pour une arrivée quelques jours avant.
- 2.
Créez tous les comptes
E-mail, chat, documents, tableau de tâches et tout ce qui est propre au poste, testés avant la première connexion.
- 3.
Choisissez un parrain
Un membre de l'équipe qui n'est pas son manager, avec du temps réservé pour les deux premières semaines.
- 4.
Écrivez le plan de la première semaine
Qui la personne va rencontrer, ce qu'elle va lire et une première petite tâche, partagé avant son arrivée.
- 5.
Prévenez l'équipe
Une courte présentation dans le canal de l'équipe, pour que tout le monde dise bonjour le premier jour.
- 6.
Envoyez un message de bienvenue
Heure de début, première réunion et qui contacter si quelque chose ne marche pas.
Le premier jour
- 7.
Commencez par un appel avec le manager
L'accueil, le plan de la semaine et ce qu'on attend le premier mois.
- 8.
Vérifiez que chaque accès fonctionne
Rien ne gâche un premier jour comme un après-midi à attendre des accès.
- 9.
Faites rencontrer le parrain
Une première discussion, et l'accord de se parler au moins une fois par jour la première semaine.
- 10.
Un accueil d'équipe
Un appel ou un moment court et informel. Une question brise-glace légère aide chacun à dire quelque chose.
- 11.
Présentez le manuel
Comment l'équipe travaille, où demander quoi et où se trouvent les décisions.
- 12.
Terminez la journée par un point
Cinq minutes : comment ça s'est passé, et qu'est-ce qui reste flou ?
La première semaine
- 13.
Des présentations en tête-à-tête
Quinze minutes avec chaque personne avec qui elle travaillera le plus.
- 14.
Observer le vrai travail
Assister aux appels, revues et plannings, avec le parrain qui explique ce qui se passe.
- 15.
Livrer quelque chose de petit
Une première tâche à terminer dans la semaine. Finir quelque chose tôt donne confiance.
- 16.
Convenir des horaires
Quand la personne est en ligne, les heures communes de l'équipe et le délai de réponse habituel.
- 17.
Premier entretien individuel hebdomadaire
Ce qui va bien, ce qui est flou et ce dont elle a besoin.
Les 30, 60 et 90 premiers jours
- 18.
30 jours : installé
Connaît les outils, les gens et le circuit du travail. Prend en charge seul de petites tâches.
- 19.
60 jours : contributeur
Prend un travail plus important avec moins d'accompagnement et commence à repérer ce qui pourrait aller mieux.
- 20.
90 jours : pleinement dans l'équipe
Travaille en autonomie, aide les autres, et a eu un vrai bilan sur le déroulement de son onboarding.
- 21.
Demandez ce qu'il faut corriger
À 30 et 90 jours, demandez ce qui a été flou ou a manqué, et mettez la checklist à jour pour la personne suivante.
Les erreurs d'onboarding à distance à éviter
- Une semaine de lecture. Les documents comptent, mais on apprend plus vite en faisant du vrai travail avec quelqu'un à côté.
- Personne à qui demander. Sans parrain, les nouveaux gardent leurs questions pendant des heures plutôt que de déranger.
- Des collègues invisibles. Quand on ne voit pas qui est là, difficile de savoir quand on peut demander. Rendez la présence visible.
- Trop de réunions d'un coup. Étalez les présentations sur les deux premières semaines plutôt que dix appels le premier jour.
- L'onboarding s'arrête après la première semaine. Les trois premiers mois décident si les gens restent. Maintenez les entretiens individuels et les points.