Générateur de message d'absence.

Exemples de messages d'absence

Tout bon message d'absence dit trois choses : que vous êtes absent, quand vous serez de retour, et qui contacter si ça ne peut pas attendre. Voici ce que ça donne dans les situations les plus courantes ; le générateur ci-dessus écrit la même chose avec vos dates et vos noms.

1. 1.

   Congés

   Congés annuels

   « Bonjour, merci pour votre message. Je suis actuellement en congés et serai de retour le lundi 2 novembre. Je vous répondrai à mon retour. Pour toute urgence, vous pouvez contacter Ana Lima (ana@example.com). »

2. 2.

   Maladie

   Court et discret

   « Bonjour, merci pour votre message. Je suis absent aujourd'hui et vous répondrai dès mon retour. Pour toute urgence, vous pouvez contacter Ana Lima. » Préciser que vous êtes malade est facultatif ; vous ne devez les détails à personne.

3. 3.

   Déplacement ou salon

   Plus lent, pas absent

   « Merci pour votre message ! Je suis en déplacement professionnel jusqu'au jeudi 5 novembre et je consulte mes e-mails moins souvent que d'habitude. Je reviens vers vous à mon retour. Si ça ne peut pas attendre, Ana Lima peut vous aider. »

4. 4.

   Congé parental

   Longue absence

   « Bonjour, merci pour votre message. Je suis en congé parental jusqu'au 2 février et ne consulte pas mes e-mails. Pour toute question sur mes projets, vous pouvez contacter Ana Lima (ana@example.com), qui assure le relais. » Pour une longue absence, donnez un nom, pas seulement une date.

5. 5.

   Jour férié

   Pour toute l'équipe

   « Bonjour, merci pour votre message. Nos bureaux sont fermés pour le jour férié et rouvrent le mardi 3 novembre. Nous vous répondrons à notre retour. »

6. 6.

   La version courte

   Pour les collègues

   « En congés, de retour le 3 novembre. Urgent ? Contactez Ana Lima. » Au sein de votre entreprise, plus c'est court, mieux c'est.

Configurer un message d'absence dans Outlook

Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, ouvrez les Paramètres (l'engrenage), allez dans Compte, puis Réponses automatiques. Activez les réponses automatiques, cochez l'option pour ne les envoyer que pendant une période donnée, choisissez les dates de début et de fin, et collez votre message. Vous pouvez écrire un message différent pour les personnes extérieures à votre organisation, ce qui est une bonne idée : vos collègues ont besoin de moins d'explications que vos clients.

Dans Outlook classique pour Windows, allez dans Fichier, puis Réponses automatiques, et remplissez les mêmes informations. Si vous avez fixé une date de fin, Outlook désactive les réponses tout seul, vous n'avez donc pas à y penser.

Configurer un message d'absence dans Gmail

Dans Gmail, cliquez sur l'engrenage, puis sur Voir tous les paramètres. Dans l'onglet Général, descendez jusqu'à Réponse automatique, activez-la, choisissez le premier et le dernier jour, ajoutez un objet comme « Absent jusqu'au 3 novembre », collez votre message et cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de la page.

Gmail envoie la réponse automatique une seule fois par personne sur une période de quatre jours, pas à chaque message : quelqu'un qui écrit deux fois ne la reçoit pas deux fois. Vous pouvez aussi ne l'envoyer qu'à vos contacts, ou seulement aux membres de votre organisation sur un compte professionnel.

Message d'absence dans Slack et Microsoft Teams

Les outils de chat n'envoient pas de réponses automatiques, c'est donc un statut qui fait le travail : il s'affiche à côté de votre nom partout où l'on essaie de vous écrire. Dans Slack, cliquez sur votre photo de profil, choisissez Mettre à jour votre statut, ajoutez un emoji et une courte ligne comme « 🌴 En congés jusqu'au 3 nov. », et réglez-le pour qu'il s'efface à votre retour. Suspendre les notifications sur les mêmes dates garde aussi votre téléphone silencieux.

Dans Microsoft Teams, cliquez sur votre photo de profil et choisissez Définir un message d'état. Tapez votre message et indiquez quand il doit s'effacer. La même fenêtre propose un lien pour planifier une absence, qui active à la fois votre réponse automatique Outlook et votre statut Teams. Le statut du générateur ci-dessus est assez court pour les deux.

Ce que contient un bon message d'absence

• Votre date de retour. Une date, pas « la semaine prochaine ». Si vous ne la connaissez pas encore, dites que vous répondrez dès votre retour.
• Qui peut aider. Un nom, et un e-mail si la personne n'est pas dans la conversation. Prévenez-la d'abord : personne n'aime apprendre par un client qu'il assure le relais.
• Pas trop de détails. « Absent du bureau » suffit. Où vous êtes et pourquoi ne regarde personne, et une destination de vacances dans une réponse automatique indique à des inconnus que votre logement est vide.
• Pas de promesses intenables. « Je vous répondrai à mon retour » convient. « Je répondrai à chaque e-mail » après deux semaines d'absence est rarement vrai.
• Pensez à le désactiver. Fixez une date de fin dans Outlook ou Gmail, et une heure d'effacement pour votre statut, pour qu'on n'annonce pas votre absence le jour de votre retour.