Generator wiadomości o nieobecności.

Przykłady wiadomości o nieobecności

Każda dobra wiadomość o nieobecności mówi trzy rzeczy: że cię nie ma, kiedy wracasz i z kim się kontaktować, jeśli sprawa nie może czekać. Tak to brzmi w najczęstszych sytuacjach; generator powyżej pisze to samo z twoimi datami i nazwiskami.

1. 1.

   Urlop

   Urlop wypoczynkowy

   „Dziękuję za wiadomość. Przebywam na urlopie i wracam do pracy w poniedziałek 2 listopada. Odpowiem po powrocie. W pilnych sprawach proszę o kontakt z Aną Limą (ana@example.com).”

2. 2.

   Choroba

   Krótko i dyskretnie

   „Dziękuję za wiadomość. Dziś jestem poza biurem i odpowiem zaraz po powrocie. W pilnych sprawach proszę o kontakt z Aną Limą.” Informowanie, że chorujesz, nie jest konieczne; nikomu nie jesteś winien szczegółów.

3. 3.

   Delegacja lub konferencja

   Wolniej, ale jestem

   „Dzięki za wiadomość! Do czwartku 5 listopada jestem w podróży służbowej i rzadziej niż zwykle sprawdzam pocztę. Odezwę się po powrocie. Jeśli sprawa nie może czekać, pomoże Ana Lima.”

4. 4.

   Urlop rodzicielski

   Długa nieobecność

   „Dziękuję za wiadomość. Do 2 lutego przebywam na urlopie rodzicielskim i nie sprawdzam poczty. W sprawach moich projektów proszę o kontakt z Aną Limą (ana@example.com), która mnie zastępuje.” Przy długiej nieobecności podaj osobę, nie tylko datę.

5. 5.

   Święto

   Dla całego zespołu

   „Dziękujemy za wiadomość. Z powodu święta nasze biuro jest nieczynne, wracamy we wtorek 3 listopada. Odpowiemy po powrocie.”

6. 6.

   Krótka wersja

   Dla współpracowników

   „Jestem na urlopie do 3 listopada. Pilne? Pisz do Any Limy.” W obrębie własnej firmy krócej zwykle znaczy lepiej.

Jak ustawić autoodpowiedź w Outlooku

W nowym Outlooku i Outlooku w przeglądarce otwórz Ustawienia (ikona koła zębatego), przejdź do Konta, a potem do Odpowiedzi automatycznych. Włącz odpowiedzi automatyczne, zaznacz opcję wysyłania ich tylko w określonym czasie, ustaw datę początku i końca i wklej wiadomość. Możesz napisać osobną wiadomość dla osób spoza organizacji i to dobry pomysł: współpracownicy potrzebują mniej wyjaśnień niż klienci.

W klasycznym Outlooku dla Windows wybierz Plik, a potem Odpowiedzi automatyczne, i wpisz te same dane. Jeśli ustawisz datę końcową, Outlook sam wyłączy odpowiedzi, więc nie musisz o tym pamiętać.

Jak ustawić autoodpowiedź w Gmailu

W Gmailu kliknij ikonę koła zębatego, a potem Zobacz wszystkie ustawienia. Na karcie Ogólne przewiń do sekcji Autoodpowiedź, włącz ją, ustaw pierwszy i ostatni dzień, dodaj temat, na przykład „Nieobecność do 3 listopada”, wklej wiadomość i kliknij Zapisz zmiany na dole strony.

Gmail wysyła autoodpowiedź do każdej osoby raz na cztery dni, a nie na każdą wiadomość, więc ktoś, kto napisze dwa razy, nie dostanie jej podwójnie. Możesz też wysyłać ją tylko do swoich kontaktów albo, na koncie służbowym, tylko do osób z twojej organizacji.

Nieobecność na Slacku i w Microsoft Teams

Czaty zespołowe nie wysyłają autoodpowiedzi, więc tę rolę pełni status: widać go obok twojego nazwiska wszędzie, gdzie ktoś próbuje do ciebie napisać. Na Slacku kliknij swoje zdjęcie profilowe, wybierz Update your status (zmień status), dodaj emoji i krótki tekst, na przykład „🌴 Na urlopie do 3 lis”, i ustaw, żeby zniknął, gdy wrócisz. Wstrzymanie powiadomień na te same dni wyciszy też telefon.

W Microsoft Teams kliknij swoje zdjęcie profilowe i wybierz Ustaw komunikat o stanie. Wpisz wiadomość i ustaw, kiedy ma zniknąć. W tym samym oknie jest link do zaplanowania nieobecności, który włącza jednocześnie autoodpowiedź w Outlooku i status w Teams. Status z generatora powyżej jest wystarczająco krótki do obu.

Co powinna zawierać dobra wiadomość o nieobecności

• Kiedy wracasz. Data, a nie „w przyszłym tygodniu”. Jeśli jeszcze nie wiesz, napisz, że odpowiesz zaraz po powrocie.
• Kto może pomóc. Imię i nazwisko oraz e-mail, jeśli to ktoś spoza rozmowy. Najpierw zapytaj tę osobę; nikt nie lubi dowiadywać się od klienta, że kogoś zastępuje.
• Bez zbędnych szczegółów. „Poza biurem” wystarczy. Gdzie jesteś i dlaczego, to nikogo nie dotyczy, a cel wakacji w autoodpowiedzi mówi obcym ludziom, że twoje mieszkanie stoi puste.
• Bez obietnic bez pokrycia. „Odpowiem po powrocie” jest w porządku. „Odpowiem na każdego maila” po dwóch tygodniach nieobecności zwykle nie jest prawdą.
• Wyłącz ją. Ustaw datę końcową w Outlooku lub Gmailu i godzinę wygaśnięcia statusu na czacie, żeby nikt w dniu twojego powrotu nie przeczytał, że cię nie ma.