Generador de mensaje de fuera de la oficina.

Ejemplos de mensajes de fuera de la oficina

Todo buen mensaje de fuera de la oficina dice tres cosas: que no estás, cuándo vuelves y a quién contactar si no puede esperar. Así queda en las situaciones más comunes; el generador de arriba escribe lo mismo con tus fechas y nombres.

1. 1.

   Vacaciones

   Fuera unos días

   "Gracias por tu correo. Estoy de vacaciones y fuera de la oficina hasta el lunes, 2 de noviembre. Responderé a tu mensaje a mi regreso. Para cualquier asunto urgente, contacta con Ana Lima (ana@ejemplo.com)."

2. 2.

   Baja por enfermedad

   Corto y discreto

   "Gracias por tu correo. Hoy estoy fuera de la oficina y responderé en cuanto vuelva. Para cualquier asunto urgente, contacta con Ana Lima." Decir que estás enfermo es opcional; nunca le debes los detalles a nadie.

3. 3.

   Viaje de trabajo o congreso

   Más lento, no ausente

   "¡Gracias por tu mensaje! Estoy de viaje de trabajo hasta el jueves, 5 de noviembre, y miro el correo menos de lo habitual. Te respondo cuando vuelva. Si no puede esperar, Ana Lima te puede ayudar."

4. 4.

   Baja por maternidad o paternidad

   Ausencia larga

   "Gracias por tu correo. Estoy de baja hasta el 2 de febrero y no voy a mirar el correo. Para cualquier tema de mis proyectos, contacta con Ana Lima (ana@ejemplo.com), que me sustituye." En una ausencia larga, indica una persona, no solo una fecha.

5. 5.

   Día festivo

   Para todo el equipo

   "Gracias por tu correo. Nuestra oficina está cerrada por el día festivo hasta el martes, 3 de noviembre. Responderemos a tu mensaje a nuestro regreso."

6. 6.

   El corto

   Para compañeros

   "Estoy de vacaciones hasta el 3 de noviembre. ¿Urgente? Contacta con Ana Lima." Dentro de tu propia empresa, cuanto más corto, mejor.

Cómo poner un mensaje de fuera de la oficina en Outlook

En el nuevo Outlook y en Outlook en la web, abre Configuración (el icono del engranaje), ve a Cuentas y luego a Respuestas automáticas. Activa las respuestas automáticas, marca la opción de enviarlas solo durante un período, pon las fechas de inicio y fin y pega tu mensaje. Puedes escribir un mensaje distinto para quien está fuera de tu organización, y conviene hacerlo: los compañeros necesitan menos explicación que los clientes.

En Outlook clásico para Windows, ve a Archivo y luego a Respuestas automáticas, y rellena los mismos datos. Si pones una fecha de fin, Outlook desactiva las respuestas solo, así que no tienes que acordarte de volver.

Cómo poner una respuesta automática en Gmail

En Gmail, haz clic en el icono del engranaje y luego en Ver todos los ajustes. En la pestaña General, baja hasta Respuesta automática, actívala, pon el primer y el último día, un asunto como "Fuera de la oficina hasta el 3 de noviembre", pega el mensaje y haz clic en Guardar cambios, al final de la página.

Gmail envía la respuesta automática una vez a cada persona en un período de cuatro días, no con cada mensaje, así que quien escriba dos veces no la recibe dos veces. También puedes enviarla solo a tus contactos o, en una cuenta de trabajo, solo a gente de tu organización.

Fuera de la oficina en Slack y Microsoft Teams

El chat del equipo no envía respuestas automáticas, así que un estado hace ese papel: aparece junto a tu nombre cada vez que alguien intenta escribirte. En Slack, haz clic en tu foto, elige Actualiza tu estado, pon un emoji y una línea corta como "🌴 De vacaciones hasta el 3 nov" y haz que se borre cuando vuelvas. Pausar las notificaciones en las mismas fechas deja también el móvil en silencio.

En Microsoft Teams, haz clic en tu foto y elige Establecer mensaje de estado. Escribe el mensaje y elige cuándo debe borrarse. En la misma ventana hay un enlace para programar la ausencia, que activa a la vez la respuesta automática de Outlook y el estado de Teams. El estado del generador de arriba es lo bastante corto para los dos.

Qué incluye un buen mensaje de fuera de la oficina

• Cuándo vuelves. Una fecha, no "la semana que viene". Si aún no lo sabes, di que responderás en cuanto vuelvas.
• Quién puede ayudar. Un nombre, y un correo si es alguien ajeno a la conversación. Avísale antes; a nadie le gusta enterarse por un cliente de que te sustituye.
• Sin demasiados detalles. "Fuera de la oficina" basta. Dónde estás y por qué no le importan a nadie, y el destino de tus vacaciones en una respuesta automática avisa a desconocidos de que tu casa está vacía.
• Sin promesas que no vas a cumplir. "Responderé cuando vuelva" está bien. "Responderé a todos los correos" después de dos semanas fuera casi nunca es verdad.
• Desactívalo. Pon una fecha de fin en Outlook o Gmail y una hora para que se borre el estado del chat, para que nadie lea que no estás el día que vuelves.