مولّد رسالة خارج المكتب.

أمثلة على رسائل خارج المكتب

كل رسالة خارج المكتب جيدة تقول ثلاثة أشياء: أنك غائب، ومتى ستعود، ومن يُتواصل معه إن لم يحتمل الأمر الانتظار. هكذا تبدو في أكثر المواقف شيوعًا؛ والمولّد أعلاه يكتب الشيء نفسه بتواريخك وأسمائك.

1. 1.

   إجازة

   إجازة سنوية

   "شكرًا لرسالتك. أنا في إجازة حاليًا وسأعود إلى العمل يوم الاثنين 2 نوفمبر، وسأرد على رسالتك بعد عودتي. للأمور العاجلة، يرجى التواصل مع Ana Lima (ana@example.com)."

2. 2.

   إجازة مرضية

   مختصرة وخاصة

   "شكرًا لرسالتك. أنا خارج المكتب اليوم وسأرد فور عودتي. للأمور العاجلة، يرجى التواصل مع Ana Lima." ذِكر أنك مريض اختياري؛ ولست مدينًا لأحد بالتفاصيل.

3. 3.

   رحلة عمل أو مؤتمر

   أبطأ، لا غائب

   "شكرًا لرسالتك! أنا في رحلة عمل حتى يوم الخميس 5 نوفمبر وأتفقد البريد أقل من المعتاد. سأرد عليك حين أعود. إن لم يحتمل الأمر الانتظار، يمكن لـ Ana Lima المساعدة."

4. 4.

   إجازة والدية

   غياب طويل

   "شكرًا لرسالتك. أنا في إجازة والدية حتى 2 فبراير ولن أتفقد البريد خلالها. لأي أمر يخص مشاريعي، يرجى التواصل مع Ana Lima (ana@example.com) التي تتولى العمل نيابة عني." في الغياب الطويل، اذكر شخصًا لا تاريخًا فقط.

5. 5.

   عطلة رسمية

   للفريق كله

   "شكرًا لرسالتك. مكتبنا مغلق بمناسبة العطلة الرسمية ويستأنف العمل يوم الثلاثاء 3 نوفمبر. سنرد على رسالتك فور عودتنا."

6. 6.

   النسخة المختصرة

   للزملاء

   "في إجازة حتى 3 نوفمبر. أمر عاجل؟ تواصل مع Ana Lima." داخل شركتك، الأقصر أفضل عادةً.

كيف تضبط رسالة خارج المكتب في Outlook

في Outlook الجديد وOutlook على الويب، افتح الإعدادات (رمز الترس)، ثم الحساب، ثم الردود التلقائية. فعّل الردود التلقائية، وحدد خيار إرسالها خلال فترة زمنية معينة فقط، واضبط تاريخ البداية والنهاية، والصق رسالتك. يمكنك كتابة رسالة مختلفة لمن هم خارج مؤسستك، وهي فكرة جيدة: الزملاء يحتاجون إلى شرح أقل من العملاء.

في Outlook الكلاسيكي لنظام Windows، اذهب إلى ملف ثم الردود التلقائية، واملأ البيانات نفسها. إذا حددت تاريخ نهاية، فسيوقف Outlook الردود بنفسه، فلا حاجة إلى أن تتذكر ذلك.

كيف تضبط رسالة خارج المكتب في Gmail

في Gmail، انقر على رمز الترس ثم عرض جميع الإعدادات. في علامة التبويب عام، مرّر إلى أسفل حتى إعداد الرد التلقائي أثناء الإجازة، وفعّله، واضبط أول يوم وآخر يوم، وأضف موضوعًا مثل "خارج المكتب حتى 3 نوفمبر"، والصق رسالتك، ثم انقر على حفظ التغييرات في أسفل الصفحة.

يرسل Gmail الرد التلقائي مرة واحدة لكل شخص خلال أربعة أيام، لا على كل رسالة، فمن يكتب مرتين لن يتلقاه مرتين. ويمكنك أيضًا إرساله لجهات اتصالك فقط، أو لأفراد مؤسستك فقط في حساب العمل.

الغياب في Slack وMicrosoft Teams

أدوات الدردشة الجماعية لا ترسل ردودًا تلقائية، لذا تقوم الحالة بالمهمة: تظهر بجانب اسمك في كل مكان يحاول فيه أحد مراسلتك. في Slack، انقر على صورة ملفك الشخصي، واختر Update your status (تحديث حالتك)، وأضف رمزًا تعبيريًا وسطرًا قصيرًا مثل "🌴 في إجازة حتى 3 نوفمبر"، واضبطها لتختفي عند عودتك. وإيقاف الإشعارات مؤقتًا للأيام نفسها يُبقي هاتفك هادئًا أيضًا.

في Microsoft Teams، انقر على صورة ملفك الشخصي واختر تعيين رسالة الحالة. اكتب رسالتك وحدد متى تُمحى. وفي النافذة نفسها رابط لجدولة الغياب عن المكتب، يفعّل الرد التلقائي في Outlook وحالتك في Teams معًا. والحالة التي يكتبها المولّد أعلاه قصيرة بما يكفي لكليهما.

ما الذي تتضمنه رسالة خارج المكتب الجيدة

• موعد عودتك. تاريخ، لا "الأسبوع القادم". إن لم تكن تعرف بعد، فقل إنك سترد فور عودتك.
• من يمكنه المساعدة. اسم، وبريد إلكتروني إن كان الشخص خارج المحادثة. اسأله أولًا؛ لا أحد يحب أن يعرف من عميل أنه ينوب عن زميله.
• لا تفاصيل زائدة. "خارج المكتب" يكفي. أين أنت ولماذا ليس من شأن أحد، وذِكر وجهة سفرك في رد تلقائي يخبر الغرباء أن بيتك خالٍ.
• لا وعود لن تفي بها. "سأرد بعد عودتي" جيدة. أما "سأرد على كل رسالة" بعد أسبوعين من الغياب فنادرًا ما تكون صحيحة.
• أوقفها في موعدها. اضبط تاريخ نهاية في Outlook أو Gmail، ووقتًا تُمحى فيه حالة الدردشة، حتى لا يُقال لأحد إنك غائب في يوم عودتك.